翻译是一个广泛的过程，有不同的形式，如本地化和转录。然而，所有翻译流程的一个共同点是文件的交换。因此，公司和个人必须制定文件管理指南和翻译策略。
适当的文件管理可使翻译项目顺利进行。因此，翻译公司必须实施文件管理以组织其活动。这一流程对于寻求批量翻译的企业也很重要。
幸运的是，您可以在这里了解有关翻译管理系统的所有信息！
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了解文件管理
很多人听到文档管理这个词时并不完全理解，从而对其工作原理产生各种疑问。因此，本部分将深入讨论这一概念。
什么是文档管理？
文件管理控制着组织内部的信息流。这些做法还有助于信息存储，决定员工应保留还是丢弃哪些文件。
文件管理还简化了文件检索流程，通过自动化简化了任务。因此，它避免了重复的人工操作，使工作更快、更高效。
文件管理对任何处理证书和文书工作的大型组织都很有用。例如，翻译公司要处理个人、公司，有时甚至是政府的文件。因此，他们必须应用文档管理指南来无缝导航和管理项目。
此外，使用多种翻译的全球性企业和跨国或多国公司也需要文件管理。他们的译文数量庞大，随着时间的推移可能需要审阅和编辑。
文件管理系统的 8 个组成部分
文件管理系统（DMS）由多个组件组成。所有这些功能的组合确保了文件管理程序的功能性。
以下是实用文档管理系统的八个主要组成部分：
- 采集：它包括各种形式的数字和人工数据收集，以及使用软件将它们结合起来。
- 存储：使用中央文件库（如云系统）安全保存信息。保护数据和保密性非常重要。
- 跟踪：这一过程包括记录各种版本的文件，并控制谁可以访问这些文件。
- 索引和定位：DMS 使用元数据标签来定位和识别服务器上的文件，从而简化了搜索和检索过程。
- 协作：该流程可使团队同时处理文件，确保工作流程无缝过渡。
- 集成：将各种应用程序连接起来，高效处理信息并简化翻译流程。
- 监管合规：优秀的文件管理系统可确保所有面向特定受众的文件符合其所在地区的监管法律。
- 文件分发和用户权限：这部分包括在线发送数据、用户授权和访问控制系统。
因此，在使用任何文档管理系统之前，都要确保这些功能可用。
翻译在文件管理流程中的重要性
文件管理在翻译公司中非常重要。从表面上看，翻译就是语言文字的转换。但是，为了实现无缝沟通，译员还必须管理文件。
让我们来了解一下文档管理是如何推进翻译工作的。
探索文件管理在翻译中的作用
翻译材料包括文本文件、数字文件、图像和符号。大多数客户都会采集文件并以数字格式发送给译员。译员使用集成系统编译这些文档，并将其安全地存储在存储库中。
因此，译员可以轻松检索文档，以创建完美的译文。他们还可以使用元标签查找各种版本历史记录，以备编辑之用。文件管理系统允许上级监督数据流和控制访问。
该系统还能让翻译项目经理跟踪团队内部的信息流通情况，直至信息到达所有者手中。虽然手动管理微小数据是可行的，但要跟上不断增加的数量却很困难。因此，人们很容易混淆文书工作，导致客户量减少。
文件管理系统是翻译公司保持良好标准的必要条件。不过，除了协调活动之外，翻译公司还可以使用 DMS 来控制客户的数字内容。
例如，需要本地化服务的跨境企业和组织必须采集、存储和跟踪数据。作为本地化和翻译的延伸，服务提供商可以帮助企业管理数据。
翻译管理系统的 7 大优势
由于文件管理系统的优势，人们越来越多地采用它。以下是文件和翻译管理系统的七大优势：
- 它通过数据库系统和词汇表来存储翻译短语，从而改进工作流程，实现快速翻译服务。
- 文件管理通过适当的信息存储和方便的检索，确保准确和无缝的沟通。
- 文件管理实现了工作流程自动化，节省了时间，降低了成本，提高了产出效果。
- 文件管理系统集成了分发工具，使译员、编辑和项目经理可以随时随地轻松交换文件。
- 该流程有助于质量控制，确保翻译符合不同国家的法律法规。
- 文件管理系统对数据进行加密，使通过互联网收发机密文件变得安全。
- 由于系统在译员编辑时会存储所有翻译版本，因此数据丢失的可能性较小。
有了这些功能，翻译就变得快速、准确和高度标准。除了商务翻译，您还可以将 DMS 应用于技术指南、医疗报告、财务文件和法律翻译。这样的例子不胜枚举，因此在所有翻译领域，管理文件都是至关重要的。
使用文档管理指南和翻译策略的 3 个最佳做法
如果您正在领导一家需要本地化服务或大量外语翻译的企业，那么获取文档管理服务是明智之举。但是，要充分利用这些服务，您必须了解应用的最佳做法。
以下是您可以使用文档管理系统的三种做法。让我们一起来了解一下吧。
1.源文件和目标文件的组织
在单独进行翻译时，客户会咨询服务提供商并说明自己的需求。得到报价后，他们将文件送去翻译、认证、本地化或公证。
然而，文件管理通过实施内容调度日历等各种技术来扩展常规操作。如果没有妥善组织的源文件，翻译将是不准确的。
此外，当有多个源文件时，译员可能会将它们混在一起或翻译不当。因此，建立一个能够整理客户提供的数据的系统非常重要。整理得当的文件几乎不会出现错误和不准确的风险。
该系统还能在机构发送翻译文件之前对文件进行整理。因此，适当的组织可以使文件的跟踪、定位、识别、分发和整理变得容易。
2.保持翻译一致性
在翻译过程中，文件管理系统有助于保持译文的语气、风格和词汇。文档管理系统帮助译员遵守风格指南，其中包括格式、设计和布局，以实现统一的外观。
此外，有了词汇表，复制文件的上下文就很容易了，因为人们可以快速查阅。因此，很容易在准确的上下文中使用适当的术语。
3.采取数据保密和安全措施
作为监管合规的一部分，文件管理系统遵守数据保护法。
例如，翻译公司对数据进行加密，并使用安全的平台来限制外泄。
他们还签署保密协议，并在必要时遵守合规法案。例如，医疗翻译必须遵守《医疗保险可携性和责任法案》（HIPAA），该法案规定了信息安全。
技术如何辅助翻译文件管理系统
各种技术为翻译和文档管理系统提供动力。随着技术的进步，翻译变得天衣无缝，管理翻译文件也变得更加简单快捷。
例如，由于人工智能和自然语言处理系统的应用，机器翻译正在被越来越多的人接受。这些技术通过提高准确性和提供类似人类的自然语气来完善机器翻译。
译员在审阅大量工作的初稿之前，会使用机器翻译来获取初稿。另一项重要技术是计算机辅助翻译（CAT）。该技术提供翻译记忆库，存储并提供以前翻译过的短语、标语和句子。
有些计算机辅助翻译工具还能对译文进行分段，从而提高可读性。光学字符识别（OCR）也是对译员非常有用的数据录入系统。利用 OCR 软件，个人可以将图像或文件转换成可读的文本形式。
因此，如果客户拍下并发送了需要修改的文件，译员就不必从头开始打字。相反，译员可以使用 OCR 工具快速将图像转换为文本格式。因此，它提供了一种将多种语言文件数字化的简便方法。
由于技术的发展，不同的平台可以整合，从而实现无缝工作流程。内容管理系统允许用户以多种语言创建、发布和更新网站内容。
此外，翻译中的文件管理还可以整合有用的办公工具，如 Microsoft Suite、Dropbox 和 Google Workspace。这种整合促进了团队成员之间的协作，因为无论身处何地，他们都可以轻松访问文件。
现在，就连审查和编辑文档的过程也简化了。专业人员可以通过网络工具上传文件，扫描文件中的错误和语法错误。
有些工具甚至可以识别术语的错误使用。因此，实施技术系统可以降低成本、提高流程效率和速度，从而缩短周转时间。
实施文件和翻译管理系统
翻译管理系统不是一成不变的。您可以选择对您最重要的组件。此外，选择集成哪些平台或应用程序也取决于您的偏好。
因此，选择和定制您的文档和翻译管理工具就构成了您的战略。但在制定战略之前，您必须设定目标。您可以从这些目标中解读您的目标以及实现目标所需的条件。
然后，您必须选择合适的工具来帮助满足这些需求。例如，需要帮助发布和更新信息的公司需要内容管理系统。
由于存在多个此类系统，因此必须选择最佳系统。在获得正确的系统和工具组合后，项目团队必须学会使用它们。因此，培训和宣传课程是必不可少的；否则，产出的质量就会很低。
当员工学会利用技术时，他们就能集思广益，制定和改进现有战略。这必将为所有领域的常规翻译和认证翻译带来更好的结果。
因此，除了获得正确的技术之外，还必须正确使用技术，通过文件翻译提升全球交流。因此，在聘请翻译公司之前，要考虑如何利用文件管理指南和翻译策略。
这样做符合您的最佳利益，因为它将确保您获得的翻译质量。您可能会问，一家公司是否能够提供完美的翻译、认证、公证、本地化和内容管理服务。这是可能的，因为这就是我们 Rapid Translate 的工作。
我们的翻译管理系统结合了最优秀的文档管理工具。此外，我们的翻译专业人员拥有利用技术资源提供最佳翻译的技能和经验。
