Переклад - це тривалий процес, який має різні форми, такі як локалізація та транскрипція. Однак спільним елементом усіх перекладацьких процесів є обмін документами. Тому компанії та приватні особи повинні мати керівництво з управління документами та стратегії перекладу.
Належний документообіг забезпечує безперебійне виконання перекладацьких проектів. Тому бюро перекладів повинні впроваджувати документообіг для організації своєї діяльності. Цей процес також важливий для компаній, які потребують масового перекладу.
На щастя, тут ви можете дізнатися все про системи керування перекладами!
Зміст
Розуміння документообігу
Багато людей чують термін "документообіг", не розуміючи його до кінця, що призводить до різних запитань про те, як він працює. Тож у цьому сегменті ми детально розглянемо цю концепцію.
Що таке управління документами?
Управління документами контролює потік інформації в організації. Ці практики також допомагають зберігати інформацію, визначаючи, які документи співробітники повинні зберігати, а які - викидати.
Документообіг також спрощує процес пошуку документів, впорядковуючи завдання завдяки автоматизації. Таким чином, він виключає повторювані ручні дії, роблячи роботу швидшою та ефективнішою.
Документообіг корисний у будь-якій великій організації, яка працює з довідками та паперами. Наприклад, перекладацькі компанії обробляють документи людей, компаній, а іноді навіть урядів. Отже, вони повинні застосовувати посібник з управління документами, щоб безперешкодно орієнтуватися в проектах і керувати ними.
Крім того, глобальний бізнес і транснаціональні або багатонаціональні корпорації, які використовують кілька перекладів, потребують управління документами. Їхні переклади об'ємні, і з часом можуть потребувати перегляду та редагування.
8 Компоненти системи документообігу
Система управління документами (СУД) складається з декількох компонентів. Поєднання всіх цих функцій забезпечує функціональність процедур управління документами.
Ось вісім основних компонентів функціональної системи управління документами:
- Захоплення: Передбачає різні форми цифрового та ручного збору даних та їх поєднання за допомогою програмного забезпечення.
- Сховище: Безпечне зберігання інформації за допомогою центрального сховища документів, наприклад, хмарних систем. Важливо захищати дані та зберігати конфіденційність.
- Відстеження: Цей процес передбачає реєстрацію різних версій документів і контроль за тим, хто має до них доступ.
- Індексування та розташування: DMS використовує теги метаданих для пошуку та ідентифікації файлів на серверах, що спрощує процес пошуку та вилучення.
- Спільна робота: Цей процес дозволяє командам працювати над документами одночасно, забезпечуючи плавний перехід від одного робочого процесу до іншого.
- Інтеграція: Об'єднання різних програм для ефективної обробки інформації та оптимізації процесів перекладу.
- Відповідність нормативним вимогам: Хороша DMS гарантує, що всі документи для конкретних аудиторій відповідають регуляторним законам їхніх регіонів.
- Розповсюдження документів та дозволи користувачів: Цей компонент включає в себе системи для надсилання даних онлайн, авторизації користувачів та контролю доступу.
Тож переконайтеся, що ці функції доступні, перш ніж використовувати будь-яку систему документообігу.
Важливість перекладу в процесі документообігу
Документообіг у бюро перекладів дуже важливий. На перший погляд, переклад - це перетворення слів у мови. Однак для досягнення безперешкодної комунікації перекладачі повинні також керувати документами.
Давайте розберемося, як документообіг сприяє розвитку перекладу.
Дослідження ролі документообігу в перекладі
До матеріалів для перекладу належать текстові документи, цифрові документи, зображення та символи. Більшість клієнтів створюють документи та надсилають їх перекладачам у цифровому форматі. За допомогою інтеграційних систем перекладачі компілюють ці документи та зберігають їх у надійному сховищі.
Таким чином, перекладачі можуть легко знаходити документи для створення ідеальних перекладів. За допомогою метатегів вони також можуть знайти історію версій у разі редагування. Система документообігу дозволяє керівнику контролювати потік даних і керувати доступом до них.
Ця система також дає змогу менеджеру перекладацьких проектів відстежувати циркуляцію інформації в командах, поки вона не дійде до власника. Якщо вручну керувати дрібними даними можливо, то встежити за зростаючими обсягами може бути складно. Тому можна легко переплутати документи, що призведе до зниження рівня меценатства.
Система керування документообігом необхідна бюро перекладів для дотримання високих стандартів. Однак, окрім координації діяльності, бюро перекладів також можуть використовувати DMS для контролю цифрового контенту для клієнтів.
Наприклад, міжнародні компанії та організації, які потребують послуг локалізації, повинні збирати, зберігати та відстежувати дані. На додаток до локалізації та перекладу, постачальники послуг можуть допомогти компаніям керувати своїми даними.
7 переваг системи керування перекладами
Люди переходять на використання систем керування документами через їхні переваги. Отже, ось сім переваг систем керування документами та перекладами:
- Вона покращує робочий процес завдяки системам баз даних і глосаріям, які зберігають перекладені фрази, що дозволяє надавати послуги термінового перекладу.
- Управління документами забезпечує точну та безперебійну комунікацію завдяки належному зберіганню інформації та її легкому пошуку.
- Документообіг автоматизує робочий процес, економить час, скорочує витрати та покращує результати роботи.
- Системи керування документами інтегрують інструменти розповсюдження, що дає змогу перекладачам, редакторам і менеджерам проектів легко обмінюватися файлами будь-де й будь-коли.
- Цей процес допомагає контролювати якість, гарантуючи, що переклади відповідають нормативно-правовим нормам різних країн.
- Системи документообігу шифрують дані, роблячи надсилання та отримання конфіденційних документів через Інтернет безпечним.
- Можливість втрати даних зменшується, оскільки система зберігає всі версії перекладу, поки перекладачі їх редагують.
Завдяки цьому переклади виходять швидкими, точними та якісними. Окрім бізнес-перекладів, ви також можете використовувати DMS для технічних інструкцій, медичних звітів, фінансових документів та юридичних перекладів. Цей список можна продовжувати до нескінченності, тому в усіх сферах перекладу управління документами має першорядне значення.
3 найкращі практики використання посібника з документообігу та стратегій перекладу
Якщо ви очолюєте організацію, яка потребує послуг локалізації або масових перекладів на іноземні мови, придбання послуг документообігу є доцільним. Але щоб отримати від них максимум користі, ви маєте вивчити найкращі практики їхнього застосування.
Нижче наведено три практики, які ви можете застосувати в системі документообігу. Що ж, давайте дізнаємося.
1. Організація вихідного та цільового документів
Коли клієнт має справу лише з перекладом, він консультується з постачальниками послуг і пояснює свої потреби. Отримавши пропозицію, вони надсилають документ на переклад, засвідчення, локалізацію або нотаріальне засвідчення.
Однак документообіг масштабує регулярні дії, впроваджуючи різні технології, як-от календарі планування контенту. Переклад буде неточним без правильно організованого вихідного документа.
Крім того, коли є кілька вихідних документів, перекладач може змішати їх або перекласти неправильно. Тому важливо мати систему, яка впорядковує дані, що надходять від клієнтів. Добре впорядковані документи майже не створюють ризику помилок і неточностей.
Система також упорядковує перекладені документи перед тим, як бюро надсилає їх. Таким чином, правильна організація полегшує відстеження, пошук, ідентифікацію, розподіл і зіставлення файлів.
2. Підтримувати узгодженість перекладу
У процесі перекладу система керування документами допомагає підтримувати тон, стиль і лексику перекладу. DMS допомагає перекладачеві дотримуватися посібників зі стилю, які включають форматування, дизайн і верстку, щоб досягти єдиного вигляду.
Крім того, наявність глосаріїв полегшує відтворення контексту документів, оскільки до них можна швидко звернутися. Тому легко використовувати відповідну термінологію в точному контексті.
3. Вживайте заходів щодо конфіденційності та безпеки даних
Системи документообігу дотримуються законів про захист даних, що є частиною дотримання нормативних вимог.
Наприклад, бюро перекладів шифрують дані та використовують безпечні платформи, щоб обмежити витоки.
Вони також підписують угоди про конфіденційність і дотримуються нормативних актів, коли це необхідно. Наприклад, медичні переклади повинні відповідати вимогам Закону про переносимість і відповідальність за медичне страхування (HIPAA), який зобов'язує забезпечувати інформаційну безпеку.
Як технології допомагають системам керування перекладацьким документообігом
Системи перекладу та керування документами базуються на різних технологіях. З розвитком технологій переклад стає бездоганним, а керування перекладеними документами - простішим і швидшим.
Наприклад, машинний переклад набуває все більшого визнання завдяки застосуванню систем штучного інтелекту та обробки природної мови. Ці технології вдосконалюють машинні переклади, підвищуючи точність і надаючи їм природну людську мову.
Перекладачі використовують машинний переклад, щоб отримати початкові чернетки об'ємних текстів перед тим, як переглянути їх. Іншою важливою технологією є комп'ютерний переклад (CAT). Ця технологія забезпечує пам'ять перекладу, яка зберігає та надає раніше перекладені фрази, слогани та речення.
Деякі CAT-інструменти також сегментують переклад, покращуючи його читабельність. Оптичне розпізнавання символів (OCR) також є дуже корисною системою введення даних для перекладачів. За допомогою програмного забезпечення OCR можна перетворювати зображення або документи в читабельну текстову форму.
Отже, якщо клієнт не втримався і надіслав документ на доопрацювання, перекладачеві не доведеться набирати текст з нуля. Замість цього перекладач може швидко перетворити зображення в текстовий формат за допомогою розпізнавання тексту. Таким чином, це простий спосіб оцифровування документів кількома мовами.
Завдяки технологіям різні платформи можуть інтегруватися, що призводить до безперебійних робочих процесів. Системи управління контентом дозволяють користувачам створювати, публікувати та оновлювати контент сайту кількома мовами.
Крім того, документообіг у перекладі дозволяє інтегрувати корисні офісні інструменти, такі як Microsoft Suite, Dropbox і Google Workspace. Така інтеграція сприяє співпраці між членами команди, оскільки всі вони можуть легко отримати доступ до файлів, незалежно від їхнього місцезнаходження.
Навіть процес перевірки та редагування документів тепер спрощений. Існують веб-інструменти, куди фахівці можуть завантажувати свої документи для перевірки на наявність помилок і граматичних неточностей.
Деякі інструменти можуть навіть виявляти неправильне використання термінології. Отже, впровадження технологічних систем скорочує витрати, призводить до ефективних процесів і підвищує швидкість, тим самим покращуючи час виконання замовлень.
Впровадження системи керування документами та перекладами
Система керування перекладами не є статичною. Ви можете вибрати ті компоненти, які для вас найважливіші. Вибір платформ або додатків для інтеграції також залежить від ваших уподобань.
Отже, вибір і налаштування інструментів керування документами та перекладами складають вашу стратегію. Але перш ніж сформулювати стратегію, ви повинні визначити цілі. Виходячи з них, ви можете розшифрувати свої цілі та те, що вам потрібно для їх досягнення.
Потім ви повинні вибрати правильні інструменти, які допоможуть задовольнити ці потреби. Наприклад, компанії, яка потребує допомоги в публікації та оновленні інформації, потрібна система управління контентом.
Оскільки таких систем існує декілька, потрібно вибрати найкращу. Отримавши правильний набір систем та інструментів, проектні команди повинні навчитися ними користуватися. Отже, тренінги та ознайомчі сесії є обов'язковими, інакше якість вихідних даних залишатиметься низькою.
Коли співробітники навчаться використовувати технології, вони зможуть у режимі мозкового штурму розробляти й удосконалювати наявну стратегію. Це, безсумнівно, призведе до кращих результатів регулярних і сертифікованих перекладів у всіх галузях.
Отже, окрім доступу до потрібної технології, необхідно правильно її використовувати, щоб підвищити рівень глобальної комунікації за допомогою перекладу документів. Тому перед тим, як наймати перекладацьку компанію, вивчіть, як вона використовує посібник з управління документами та стратегії перекладу.
Це у ваших інтересах, оскільки це гарантує якість перекладу, який ви отримаєте. Ви можете здивуватися, що одне бюро може виконати бездоганний переклад, засвідчення, нотаріальне засвідчення, локалізацію та управління контентом. Це можливо, тому що саме це ми робимо в Rapid Translate.
Наша система керування перекладами поєднує в собі найкращі інструменти керування документами. Крім того, наші перекладачі володіють навичками та досвідом використання технологічних ресурсів для забезпечення найкращих перекладів.
