Перевод - это обширный процесс, который имеет различные формы, такие как локализация и транскрипция. Однако общим элементом всех процессов перевода является обмен документами. Поэтому компании и частные лица должны иметь руководство по управлению документами и стратегии перевода.
Правильный документооборот обеспечивает бесперебойное выполнение переводческих проектов. Поэтому бюро переводов должны внедрять документооборот для организации своей деятельности. Этот процесс также важен для предприятий, которым требуется массовый перевод.
К счастью, здесь вы можете узнать все о системах управления переводами!
Оглавление
Понимание управления документами
Многие люди слышат термин "управление документами", не понимая его до конца, что приводит к различным вопросам о том, как это работает. Поэтому в данном сегменте мы подробно рассмотрим эту концепцию.
Что такое управление документами?
Управление документами контролирует поток информации в организации. Эта практика также помогает хранить информацию, определяя, какие документы сотрудники должны хранить или выбрасывать.
Управление документами также упрощает процесс поиска документов, оптимизируя задачи за счет автоматизации. Таким образом, он исключает повторяющиеся ручные действия, делая работу более быстрой и эффективной.
Документооборот полезен в любой крупной организации, которая работает с сертификатами и бумагами. Например, переводческие компании работают с документами людей, компаний, а иногда и правительств. Поэтому они должны применять руководство по управлению документами, чтобы беспрепятственно ориентироваться и управлять проектами.
Кроме того, глобальные компании и транснациональные или многонациональные корпорации, использующие несколько переводов, нуждаются в управлении документами. Их переводы очень объемны и со временем могут потребовать пересмотра и редактирования.
8 Компоненты системы управления документами
Система управления документами (СУД) состоит из нескольких компонентов. Сочетание всех этих компонентов обеспечивает функциональность процедур управления документами.
Вот восемь основных компонентов функциональной системы управления документами:
- Сбор данных: Он включает в себя различные формы цифрового и ручного сбора данных и их комбинацию с использованием программного обеспечения.
- Хранение: Безопасное хранение информации с помощью центрального хранилища документов, например облачных систем. Важно защитить данные и сохранить конфиденциальность.
- Отслеживание: Этот процесс включает в себя регистрацию различных версий документов и контроль за тем, кто имеет к ним доступ.
- Индексирование и определение местоположения: DMS использует теги метаданных для определения местоположения и идентификации файлов на серверах, что упрощает процесс поиска и извлечения информации.
- Совместная работа: Этот процесс позволяет командам работать над документами одновременно, обеспечивая беспрепятственный переход от одного рабочего процесса к другому.
- Интеграция: Объединение различных приложений для обработки информации и эффективной оптимизации процессов перевода.
- Соответствие нормативным требованиям: Хорошая DMS гарантирует, что все документы, предназначенные для определенной аудитории, соответствуют нормативному законодательству региона.
- Распространение документов и разрешения пользователей: Этот компонент включает в себя системы для отправки данных в сеть, авторизации пользователей и контроля доступа.
Поэтому прежде чем использовать какую-либо систему управления документами, убедитесь в наличии этих функций.
Важность перевода в процессе управления документами
В бюро переводов очень важен документооборот. На первый взгляд, перевод - это преобразование слов в языки. Однако для обеспечения бесперебойной коммуникации переводчики должны также управлять документами.
Давайте разберемся, как управление документами способствует развитию перевода.
Изучение роли управления документами в переводе
Материалы для перевода включают текстовые документы, цифровые документы, изображения и символы. Большинство клиентов собирают документы и отправляют их переводчикам в цифровом формате. Используя интеграционные системы, переводчики компилируют эти документы и надежно хранят их в хранилище.
Таким образом, переводчики могут легко получить документы для создания идеального перевода. Они также могут найти различные истории версий в случае внесения правок с помощью метатегов. Система управления документами позволяет руководителю контролировать поток данных и управлять доступом.
Эта система также позволяет руководителю переводческого проекта отслеживать циркуляцию информации внутри команды до тех пор, пока она не попадет к владельцу. Вручную управлять минутными данными можно, но следить за растущими объемами бывает сложно. Поэтому можно легко запутаться в бумажной работе, что приведет к снижению качества обслуживания.
Система управления документами необходима бюро переводов для поддержания высоких стандартов. Однако, помимо координации деятельности, бюро переводов могут использовать DMS для контроля цифрового контента для клиентов.
Например, трансграничные предприятия и организации, которым требуются услуги по локализации, должны собирать, хранить и отслеживать данные. В качестве дополнения к локализации и переводу поставщики услуг могут помочь предприятиям управлять своими данными.
7 преимуществ системы управления переводами
Люди переходят на использование систем управления документами благодаря их преимуществам. Итак, вот семь преимуществ систем управления документами и переводами:
- Он улучшает рабочий процесс благодаря системам баз данных и глоссариям, хранящим переведенные фразы, что позволяет предоставлять услуги срочного перевода.
- Управление документами обеспечивает точную и бесперебойную связь благодаря правильному хранению и удобному поиску информации.
- Управление документами автоматизирует рабочий процесс, экономит время, сокращает расходы и улучшает результаты работы.
- Системы управления документами объединяют инструменты распространения, облегчая переводчикам, редакторам и руководителям проектов обмен файлами в любом месте и в любое время.
- Этот процесс способствует контролю качества, обеспечивая соответствие переводов нормативно-правовым актам разных стран.
- Системы управления документами шифруют данные, делая отправку и получение конфиденциальных документов через Интернет безопасным.
- Вероятность потери данных снижается, поскольку система хранит все версии переводов, пока переводчики их редактируют.
Благодаря всему этому переводы получаются быстрыми, точными и высокостандартными. Помимо бизнес-переводов, DMS можно использовать в технических руководствах, медицинских отчетах, финансовых документах и юридических переводах. Перечислять можно бесконечно, поэтому во всех областях перевода управление документами имеет первостепенное значение.
3 Лучшие практики использования руководства по управлению документами и стратегии перевода
Если вы возглавляете организацию, которой требуются услуги по локализации или массовые переводы за границу, целесообразно воспользоваться услугами по управлению документооборотом. Но чтобы извлечь из них максимальную пользу, необходимо узнать, какие методы лучше всего применять.
Ниже приведены три практики, которые вы можете применить с помощью системы управления документами. Что ж, давайте узнаем.
1. Организация исходных и целевых документов
Если речь идет только о переводе, клиенты обращаются к поставщикам услуг и объясняют свои потребности. Получив расценки, они отправляют документ на перевод, заверение, локализацию или нотариальное заверение.
Однако управление документооборотом позволяет масштабировать регулярные действия за счет применения различных технологий, например календарей планирования контента. Без правильно организованного исходного документа перевод будет неточным.
Кроме того, при наличии нескольких исходных документов переводчик может смешать их или перевести неправильно. Поэтому важно иметь систему, которая упорядочивает данные, поступающие от клиентов. Хорошо упорядоченные документы практически исключают риск ошибок и неточностей.
Система также упорядочивает переведенные документы перед тем, как агентство их разошлет. Таким образом, правильная организация позволяет легко отслеживать, находить, идентифицировать, распределять и сопоставлять файлы.
2. Поддерживайте последовательность перевода
В процессе перевода система управления документами помогает поддерживать тон, стиль и лексику в переводах. DMS помогает переводчику придерживаться руководств по стилю, включающих форматирование, дизайн и верстку, для достижения единообразия внешнего вида.
Кроме того, наличие глоссариев облегчает воспроизведение контекста документов, поскольку к ним можно быстро обратиться. Поэтому легко использовать соответствующую терминологию в точном контексте.
3. Соблюдайте конфиденциальность данных и меры безопасности
Системы управления документами соблюдают законы о защите данных, что является частью нормативно-правового соответствия.
Например, бюро переводов шифруют данные и используют защищенные платформы, чтобы ограничить утечки.
Кроме того, они подписывают соглашения о конфиденциальности и при необходимости соблюдают законодательные акты. Например, медицинские переводы должны соответствовать Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), который обязывает обеспечивать безопасность информации.
Как технологии помогают системам управления переводческой документацией
В системах перевода и управления документами используются различные технологии. С развитием технологий перевод становится бесперебойным, а управление переведенными документами - проще и быстрее.
Например, машинный перевод получает все большее признание благодаря применению систем искусственного интеллекта и обработки естественного языка. Эти технологии совершенствуют машинный перевод, повышая его точность и придавая ему естественный человеческий оттенок.
Переводчики используют машинный перевод для получения первоначальных черновиков объемных работ перед их рецензированием. Еще одна важная технология - компьютерный перевод (CAT). Эта технология обеспечивает память переводов, в которой хранятся и предоставляются ранее переведенные фразы, слоганы и предложения.
Некоторые CAT-инструменты также сегментируют переводы, улучшая их читабельность. Оптическое распознавание символов (OCR) также является очень полезной системой ввода данных для переводчиков. С помощью программного обеспечения OCR можно преобразовывать изображения или документы в читаемый текст.
Таким образом, если клиент сфотографировал и отправил документ на доработку, переводчику не придется набирать текст с нуля. Вместо этого переводчик может быстро преобразовать изображение в текстовый формат с помощью инструмента OCR. Таким образом, обеспечивается простой способ оцифровки документов на нескольких языках.
Благодаря технологиям различные платформы могут интегрироваться, обеспечивая бесперебойную работу. Системы управления контентом позволяют пользователям создавать, публиковать и обновлять содержимое сайта на нескольких языках.
Кроме того, управление документами при переводе позволяет интегрировать такие полезные офисные инструменты, как Microsoft Suite, Dropbox и Google Workspace. Такая интеграция способствует сотрудничеству между членами команды, поскольку все они могут легко получить доступ к файлам, независимо от местонахождения.
Даже процесс проверки и редактирования документов теперь упрощен. Существуют веб-инструменты, с помощью которых профессионалы могут загрузить свои документы для проверки на наличие ошибок и грамматических неточностей.
Некоторые инструменты могут даже выявить неправильное использование терминологии. Таким образом, внедрение технологических систем сокращает расходы, обеспечивает эффективность процессов и повышает скорость работы, тем самым улучшая сроки выполнения заказов.
Внедрение системы управления документами и переводами
Система управления переводами не является статичной. Вы можете выбрать те компоненты, которые наиболее важны для вас. Кроме того, выбор платформ или приложений для интеграции зависит от ваших предпочтений.
Таким образом, выбор и настройка инструментов управления документами и переводами составляют вашу стратегию. Но прежде чем формулировать стратегию, необходимо поставить цели. Исходя из этих целей, вы можете расшифровать свои задачи и то, что вам нужно для их достижения.
Затем необходимо выбрать правильные инструменты, которые помогут удовлетворить эти потребности. Например, компании, которой нужна помощь в публикации и обновлении информации, необходима система управления контентом.
Поскольку таких систем существует несколько, необходимо выбрать лучшую. После получения правильного набора систем и инструментов проектные команды должны научиться их использовать. Поэтому обучение и разъяснительная работа являются обязательным условием, иначе качество продукции будет оставаться низким.
Когда сотрудники научатся использовать технологии, они смогут разрабатывать и совершенствовать существующую стратегию. Это, несомненно, приведет к лучшим результатам в регулярных и заверенных переводах во всех областях.
Поэтому, помимо доступа к нужным технологиям, необходимо правильно их использовать, чтобы повысить уровень глобальной коммуникации с помощью перевода документов. Поэтому, прежде чем нанимать переводческую компанию, подумайте, как она использует руководство по управлению документами и стратегии перевода.
Это в ваших интересах, так как это гарантирует качество перевода, который вы получите. Вы можете задаться вопросом, может ли одно агентство обеспечить идеальный перевод, заверение, нотариальное заверение, локализацию и управление контентом. Это возможно, потому что именно этим мы и занимаемся в Rapid Translate.
Наша система управления переводами сочетает в себе самые лучшие инструменты управления документами. Кроме того, наши специалисты по переводу обладают навыками и опытом использования технологических ресурсов для обеспечения наилучших переводов.
