Tłumaczenie to rozległy proces, który przybiera różne formy, takie jak lokalizacja i transkrypcja. Jednak jednym wspólnym elementem wszystkich procesów tłumaczeniowych jest wymiana dokumentów. Dlatego też firmy i osoby prywatne muszą posiadać przewodnik zarządzania dokumentami i strategie tłumaczeniowe.
Właściwe zarządzanie dokumentami umożliwia płynny przepływ projektów tłumaczeniowych. Dlatego biura tłumaczeń muszą wdrożyć zarządzanie dokumentami, aby zorganizować swoje działania. Proces ten jest również ważny dla firm poszukujących tłumaczeń masowych.
Na szczęście tutaj dowiesz się wszystkiego o systemach zarządzania tłumaczeniami!
Spis treści
Zrozumienie zarządzania dokumentami
Wiele osób słyszy termin zarządzanie dokumentami, nie rozumiejąc go w pełni, co prowadzi do różnych pytań dotyczących jego działania. Dlatego w tym segmencie szczegółowo omówimy tę koncepcję.
Czym jest zarządzanie dokumentami?
Zarządzanie dokumentami kontroluje przepływ informacji w organizacji. Praktyki te pomagają również w przechowywaniu informacji, określając, które dokumenty pracownicy powinni zachować, a które wyrzucić.
Zarządzanie dokumentami upraszcza również proces wyszukiwania dokumentów, usprawniając zadania poprzez automatyzację. W ten sposób wyklucza powtarzające się czynności manualne, czyniąc pracę szybszą i bardziej wydajną.
Zarządzanie dokumentami jest przydatne w każdej dużej organizacji, która zajmuje się certyfikatami i papierkową robotą. Na przykład firmy tłumaczeniowe zajmują się dokumentami osób, firm, a czasem nawet rządów. Muszą więc stosować przewodnik zarządzania dokumentami, aby płynnie nawigować i zarządzać projektami.
Również globalne firmy i międzynarodowe lub wielonarodowe korporacje korzystające z wielu tłumaczeń potrzebują zarządzania dokumentami. Ich tłumaczenia są obszerne i mogą wymagać przeglądu i edycji w miarę upływu czasu.
8 składników systemu zarządzania dokumentami
System zarządzania dokumentami (DMS) składa się z kilku komponentów. Połączenie wszystkich tych cech zapewnia funkcjonalność procedur zarządzania dokumentami.
Oto osiem głównych elementów funkcjonalnego systemu zarządzania dokumentami:
- Przechwytywanie: Obejmuje różne formy cyfrowego i ręcznego gromadzenia danych oraz ich łączenie przy użyciu oprogramowania.
- Przechowywanie: Bezpieczne przechowywanie informacji przy użyciu centralnego repozytorium dokumentów, takiego jak systemy oparte na chmurze. Ważne jest, aby chronić dane i zachować poufność.
- Śledzenie: Proces ten obejmuje rejestrowanie różnych wersji dokumentów i kontrolowanie, kto ma do nich dostęp.
- Indeksowanie i lokalizacja: DMS wykorzystuje znaczniki metadanych do lokalizowania i identyfikowania plików na serwerach, upraszczając proces wyszukiwania i pobierania.
- Współpraca: Proces ten umożliwia zespołom jednoczesną pracę nad dokumentami, zapewniając płynne przejście przepływu pracy.
- Integracja: Łączenie różnych aplikacji w celu efektywnej obsługi informacji i usprawnienia procesów tłumaczeniowych.
- Zgodność z przepisami: Dobry system DMS zapewnia, że wszystkie dokumenty dla określonych odbiorców są zgodne z przepisami obowiązującymi w ich regionach.
- Dystrybucja dokumentów i uprawnienia użytkowników: Ten komponent obejmuje systemy wysyłania danych online, autoryzacji użytkowników i kontroli dostępu.
Przed skorzystaniem z jakiegokolwiek systemu zarządzania dokumentami należy więc upewnić się, że funkcje te są dostępne.
Znaczenie tłumaczenia w procesie zarządzania dokumentami
Zarządzanie dokumentami jest bardzo ważne w biurze tłumaczeń. Z pozoru tłumaczenie to zamiana słów na języki. Jednak aby osiągnąć płynną komunikację, tłumacze muszą również zarządzać dokumentami.
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób zarządzanie dokumentami usprawnia tłumaczenie.
Odkrywanie roli zarządzania dokumentami w tłumaczeniach
Materiały do tłumaczenia obejmują dokumenty tekstowe, dokumenty cyfrowe, obrazy i symbole. Większość klientów przechwytuje dokumenty i wysyła je do tłumaczy w formacie cyfrowym. Korzystając z systemów integracyjnych, tłumacze kompilują te dokumenty i bezpiecznie przechowują je w repozytorium.
Dzięki temu tłumacze mogą łatwo pobierać dokumenty w celu tworzenia doskonałych wersji. Mogą również znaleźć różne historie wersji w przypadku edycji za pomocą metatagów. System zarządzania dokumentami pozwala przełożonemu nadzorować przepływ danych i kontrolować dostęp do nich.
System ten umożliwia również kierownikowi projektu tłumaczeniowego śledzenie obiegu informacji w zespołach, aż do momentu dotarcia do właściciela. Podczas gdy ręczne zarządzanie danymi minutowymi jest możliwe, nadążanie za rosnącą ich ilością może być trudne. W związku z tym można łatwo pomieszać papierkową robotę, powodując spadek patronatu.
System zarządzania dokumentami jest niezbędny, aby biuro tłumaczeń mogło utrzymać dobre standardy. Jednak oprócz koordynowania działań, biura tłumaczeń mogą również wykorzystywać DMS do kontrolowania treści cyfrowych dla klientów.
Na przykład firmy i organizacje transgraniczne, które wymagają usług lokalizacyjnych, muszą przechwytywać, przechowywać i śledzić dane. Jako rozszerzenie usług lokalizacyjnych i tłumaczeniowych, dostawcy usług mogą pomóc firmom w zarządzaniu ich danymi.
7 korzyści z systemu zarządzania tłumaczeniami
Ludzie korzystają z systemów zarządzania dokumentami ze względu na ich zalety. Oto siedem zalet systemów zarządzania dokumentami i tłumaczeniami:
- Usprawnia przepływ pracy dzięki systemom baz danych i glosariuszom, które przechowują przetłumaczone frazy, umożliwiając szybkie świadczenie usług tłumaczeniowych.
- Zarządzanie dokumentami zapewnia dokładną i płynną komunikację dzięki odpowiedniemu przechowywaniu informacji i łatwemu ich wyszukiwaniu.
- Zarządzanie dokumentami automatyzuje przepływ pracy, oszczędza czas, obniża koszty i poprawia wyniki.
- Systemy zarządzania dokumentami integrują narzędzia dystrybucji, ułatwiając tłumaczom, redaktorom i kierownikom projektów wymianę plików w dowolnym miejscu i czasie.
- Proces ten wspomaga kontrolę jakości, zapewniając zgodność tłumaczeń z przepisami prawnymi i regulacyjnymi w różnych krajach.
- Systemy zarządzania dokumentami szyfrują dane, dzięki czemu wysyłanie i odbieranie poufnych dokumentów przez Internet jest bezpieczne.
- Możliwość utraty danych zmniejsza się, ponieważ system przechowuje wszystkie wersje tłumaczeń podczas ich edycji przez tłumaczy.
Dzięki temu tłumaczenia są szybkie, dokładne i wysoce standardowe. Oprócz tłumaczeń biznesowych, DMS można również zastosować do przewodników technicznych, raportów medycznych, dokumentów finansowych i tłumaczeń prawnych. Lista jest nieskończona, więc we wszystkich dziedzinach tłumaczeń zarządzanie dokumentami jest najważniejsze.
3 Najlepsze praktyki korzystania z przewodnika po zarządzaniu dokumentami i strategie tłumaczenia
Jeśli kierujesz organizacją, która wymaga usług lokalizacyjnych lub masowych tłumaczeń zagranicznych, skorzystanie z usług zarządzania dokumentami jest wskazane. Aby jednak w pełni je wykorzystać, musisz poznać najlepsze praktyki, które należy zastosować.
Poniżej znajdują się trzy praktyki, które można zastosować w systemie zarządzania dokumentami. Cóż, przekonajmy się.
1. Organizacja dokumentów źródłowych i docelowych
W przypadku samodzielnego tłumaczenia klienci konsultują się z dostawcami usług i wyjaśniają swoje potrzeby. Po otrzymaniu wyceny wysyłają dokument do tłumaczenia, uwierzytelnienia, lokalizacji lub notarialnie.
Jednak zarządzanie dokumentami skaluje regularne działania poprzez wdrażanie różnych technologii, takich jak kalendarze planowania treści. Tłumaczenie będzie niedokładne bez odpowiednio zorganizowanego dokumentu źródłowego.
Ponadto, gdy dostępnych jest kilka dokumentów źródłowych, tłumacz może je wymieszać lub przetłumaczyć w niewłaściwy sposób. Dlatego ważne jest posiadanie systemu, który porządkuje dane napływające od klientów. Dobrze uporządkowane dokumenty stwarzają niewielkie lub żadne ryzyko błędów i nieścisłości.
System porządkuje również przetłumaczone dokumenty przed ich wysłaniem przez agencję. Dlatego też właściwa organizacja ułatwia śledzenie, lokalizowanie, identyfikowanie, dystrybucję i zestawianie plików.
2. Utrzymanie spójności tłumaczenia
W procesie tłumaczenia system zarządzania dokumentami pomaga zachować ton, styl i słownictwo w tłumaczeniach. DMS pomaga tłumaczowi przestrzegać wytycznych dotyczących stylu, które obejmują formatowanie, projekt i układ, aby uzyskać jednolity wygląd.
Ponadto dostępność słowników ułatwia odtworzenie kontekstu dokumentów, ponieważ można się do nich szybko odwołać. Dlatego łatwo jest używać odpowiedniej terminologii w dokładnym kontekście.
3. Poufność danych i środki bezpieczeństwa
Systemy zarządzania dokumentami przestrzegają przepisów o ochronie danych w ramach zgodności z przepisami.
Na przykład biura tłumaczeń szyfrują dane i korzystają z bezpiecznych platform, aby ograniczyć naruszenia.
Podpisują również umowy o zachowaniu poufności i w razie potrzeby przestrzegają przepisów dotyczących zgodności. Na przykład tłumaczenia medyczne muszą być zgodne z ustawą o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA), która nakazuje bezpieczeństwo informacji.
Jak technologia wspomaga systemy zarządzania dokumentami tłumaczeniowymi
Różne technologie zasilają systemy tłumaczenia i zarządzania dokumentami. Wraz z postępem technologicznym tłumaczenie staje się płynne, a zarządzanie przetłumaczonymi dokumentami łatwiejsze i szybsze.
Na przykład, tłumaczenie maszynowe zyskuje na akceptacji dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji i systemów przetwarzania języka naturalnego. Technologie te udoskonalają tłumaczenia maszynowe, poprawiając dokładność i zapewniając naturalny, ludzki ton.
Tłumacze korzystają z tłumaczenia maszynowego, aby uzyskać wstępne wersje robocze dużych zleceń przed ich sprawdzeniem. Inną ważną technologią jest tłumaczenie wspomagane komputerowo (CAT). Technologia ta zapewnia pamięć tłumaczeniową, która przechowuje i udostępnia wcześniej przetłumaczone frazy, slogany i zdania.
Niektóre narzędzia CAT segmentują również tłumaczenia, poprawiając w ten sposób ich czytelność. Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) jest również bardzo przydatnym systemem wprowadzania danych dla tłumaczy. Dzięki oprogramowaniu OCR osoby mogą konwertować obrazy lub dokumenty do czytelnej formy tekstowej.
Tak więc, jeśli klient pstryknie i wyśle dokument do modyfikacji, tłumacz nie musi pisać od zera. Zamiast tego tłumacz może szybko przekonwertować obraz na format tekstowy za pomocą narzędzia OCR. W ten sposób zapewnia łatwy sposób digitalizacji dokumentów w wielu językach.
Dzięki technologii, różne platformy mogą się integrować, prowadząc do płynnego przepływu pracy. Systemy zarządzania treścią pozwalają użytkownikom tworzyć, publikować i aktualizować zawartość witryny w kilku językach.
Dodatkowo, zarządzanie dokumentami w tłumaczeniach pozwala na integrację przydatnych narzędzi biurowych, takich jak Microsoft Suite, Dropbox i Google Workspace. Taka integracja promuje współpracę między członkami zespołu, ponieważ wszyscy mają łatwy dostęp do plików, niezależnie od lokalizacji.
Nawet proces przeglądania i edytowania dokumentów jest teraz uproszczony. Istnieją narzędzia internetowe, w których profesjonaliści mogą przesyłać swoje dokumenty do skanowania w poszukiwaniu błędów i nieścisłości gramatycznych.
Niektóre narzędzia mogą nawet zidentyfikować niewłaściwe użycie terminologii. Tak więc wdrożenie systemów technologicznych obniża koszty, prowadzi do wydajnych procesów i zwiększa szybkość, poprawiając tym samym czas realizacji.
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami i tłumaczeniami
System zarządzania tłumaczeniami nie jest statyczny. Możesz wybrać komponenty, które są dla Ciebie najważniejsze. Ponadto wybór platform lub aplikacji do integracji zależy od preferencji użytkownika.
Tak więc wybór i dostosowanie narzędzi do zarządzania dokumentami i tłumaczeniami składa się na strategię. Jednak przed sformułowaniem strategii należy ustalić cele. Na podstawie tych celów można rozszyfrować swoje cele i to, czego potrzebujesz, aby je osiągnąć.
Następnie należy wybrać odpowiednie narzędzia, które pomogą spełnić te potrzeby. Na przykład firma, która potrzebuje pomocy w publikowaniu i aktualizowaniu informacji, potrzebuje systemu zarządzania treścią.
Ponieważ istnieje kilka takich systemów, należy wybrać najlepszy. Po uzyskaniu odpowiedniej kombinacji systemów i narzędzi, zespoły projektowe muszą nauczyć się z nich korzystać. Tak więc szkolenia i sesje uwrażliwiające są koniecznością; w przeciwnym razie jakość wyników pozostanie niska.
Gdy pracownicy nauczą się wykorzystywać technologię, mogą przeprowadzić burzę mózgów w celu opracowania i ulepszenia istniejącej strategii. Z pewnością doprowadzi to do lepszych wyników w tłumaczeniach zwykłych i przysięgłych we wszystkich dziedzinach.
Tak więc, oprócz dostępu do odpowiedniej technologii, należy ją właściwie wykorzystać, aby usprawnić globalną komunikację poprzez tłumaczenie dokumentów. Dlatego przed zatrudnieniem firmy tłumaczeniowej należy rozważyć, w jaki sposób wykorzystuje ona przewodnik zarządzania dokumentami i strategie tłumaczeniowe.
Jest to w Twoim najlepszym interesie, ponieważ zapewni Ci jakość tłumaczenia, które otrzymasz. Możesz zastanawiać się, czy jedna agencja może zapewnić doskonałe tłumaczenie, poświadczenie, notarializację, lokalizację i zarządzanie treścią. Jest to możliwe, ponieważ tym właśnie zajmujemy się w Rapid Translate.
Nasz system zarządzania tłumaczeniami łączy w sobie najlepsze narzędzia do zarządzania dokumentami. Co więcej, nasi specjaliści ds. tłumaczeń posiadają umiejętności i doświadczenie w wykorzystywaniu zasobów technologicznych w celu zapewnienia najlepszych tłumaczeń.
Złóż zamówienie, aby uzyskać najlepszą jakość tłumaczeń zagranicznych dokumentów korporacyjnych już dziś!
