번역은 로컬라이제이션과 트랜스크립션 등 다양한 형태로 제공되는 광범위한 프로세스입니다. 그러나 모든 번역 프로세스의 공통 요소는 문서 교환입니다. 따라서 기업과 개인은 문서 관리 가이드와 번역 전략이 있어야 합니다.
적절한 문서 관리는 번역 프로젝트의 원활한 흐름을 가능하게 합니다. 따라서 번역 대행사는 문서 관리를 구현하여 활동을 체계적으로 관리해야 합니다. 이 프로세스는 대량 번역을 원하는 기업에게도 중요합니다.
다행히도 여기에서 번역 관리 시스템에 대한 모든 것을 배울 수 있습니다!
목차
문서 관리의 이해
많은 사람들이 문서 관리라는 용어를 완전히 이해하지 못한 채 듣게 되고, 그 작동 방식에 대해 다양한 의문을 품게 됩니다. 그래서 이번 시간에는 이 개념에 대해 자세히 설명합니다.
문서 관리란 무엇인가요?
문서 관리는 조직 내 정보의 흐름을 제어합니다. 이러한 관행은 정보 저장에도 도움이 되며, 직원이 보관하거나 폐기해야 할 문서를 결정합니다.
문서 관리는 또한 문서 검색 프로세스를 간소화하여 자동화를 통해 작업을 간소화합니다. 따라서 반복적인 수작업을 배제하여 더 빠르고 효율적으로 작업할 수 있습니다.
문서 관리는 인증서와 서류 작업을 처리하는 모든 대규모 조직에서 유용합니다. 예를 들어 번역 회사는 사람, 회사, 때로는 정부의 문서를 처리합니다. 따라서 프로젝트를 원활하게 탐색하고 관리하기 위해 문서 관리 가이드를 적용해야 합니다.
또한 여러 번역을 사용하는 글로벌 비즈니스와 다국적 또는 다국적 기업에서는 문서 관리가 필요합니다. 번역의 양이 방대하고 시간이 지남에 따라 검토와 수정이 필요할 수 있습니다.
문서 관리 시스템의 8가지 구성 요소
문서 관리 시스템(DMS)은 여러 가지 구성 요소로 이루어져 있습니다. 이러한 모든 기능을 조합하여 문서 관리 절차의 기능을 보장합니다.
다음은 기능적인 문서 관리 시스템의 8가지 주요 구성 요소입니다:
- 캡처: 캡처에는 다양한 형태의 디지털 및 수동 데이터 수집과 소프트웨어를 사용한 조합이 수반됩니다.
- 스토리지: 클라우드 기반 시스템과 같은 중앙 문서 저장소를 사용하여 정보를 안전하게 보관하세요. 데이터를 보호하고 기밀을 유지하는 것이 중요합니다.
- 추적: 이 프로세스에는 다양한 버전의 문서를 기록하고 문서에 액세스할 수 있는 사람을 제어하는 작업이 포함됩니다.
- 인덱싱 및 위치: DMS는 메타데이터 태그를 사용하여 서버에서 파일을 찾고 식별하여 검색 및 검색 프로세스를 간소화합니다.
- 협업: 이 프로세스를 통해 팀은 동시에 문서를 작업할 수 있으므로 워크플로우 전환이 원활하게 이루어집니다.
- 통합: 다양한 애플리케이션을 연결하여 정보를 처리하고 번역 프로세스를 효율적으로 간소화합니다.
- 규정 준수: 좋은 DMS는 특정 대상에 대한 모든 문서가 해당 지역의 규제 법규와 일치하도록 보장합니다.
- 문서 배포 및 사용자 권한: 이 구성 요소에는 온라인 데이터 전송, 사용자 권한 부여 및 액세스 제어를 위한 시스템이 포함됩니다.
따라서 문서 관리 시스템을 사용하기 전에 이러한 기능을 사용할 수 있는지 확인하세요.
문서 관리 프로세스에서 번역의 중요성
번역 에이전시에서는 문서 관리가 매우 중요합니다. 표면적으로 번역은 언어를 단어로 변환하는 작업입니다. 하지만 원활한 커뮤니케이션을 위해서는 번역사도 문서 관리가 필요합니다.
문서 관리로 번역을 발전시키는 방법을 살펴보세요.
번역에서 문서 관리의 역할 살펴보기
번역 자료에는 텍스트 문서, 디지털 문서, 이미지 및 기호가 포함됩니다. 대부분의 고객은 문서를 캡처하여 번역사에게 디지털 형식으로 보냅니다. 번역사는 통합 시스템을 사용하여 이러한 문서를 컴파일하고 저장소에 안전하게 저장합니다.
따라서 번역가는 문서를 쉽게 검색하여 완벽한 번역을 만들 수 있습니다. 또한 메타 태그를 사용하여 편집한 경우 다양한 버전 히스토리를 찾을 수 있습니다. 문서 관리 시스템을 통해 상급자가 데이터 흐름을 감독하고 액세스를 제어할 수 있습니다.
또한 이 시스템을 통해 번역 프로젝트 관리자는 정보가 소유자에게 전달될 때까지 팀 내 정보 순환을 추적할 수 있습니다. 세세한 데이터는 수동으로 관리할 수 있지만, 증가하는 양을 따라잡는 것은 어려울 수 있습니다. 따라서 서류 작업이 혼동되기 쉽고, 이는 고객 만족도를 떨어뜨리는 원인이 될 수 있습니다.
번역 대행사가 좋은 표준을 유지하려면 문서 관리 시스템이 필요합니다. 그러나 번역 대행사는 활동을 조정하는 것 외에도 DMS를 사용하여 고객을 위한 디지털 콘텐츠를 제어할 수도 있습니다.
예를 들어 로컬라이제이션 서비스가 필요한 해외 비즈니스 및 조직은 데이터를 캡처, 저장 및 추적해야 합니다. 로컬라이제이션 및 번역의 연장선상에서 서비스 제공업체는 기업의 데이터 관리를 지원할 수 있습니다.
번역 관리 시스템의 7가지 이점
문서 관리 시스템의 장점으로 인해 사람들이 문서 관리 시스템의 사용을 채택하고 있습니다. 문서 및 번역 관리 시스템의 7가지 이점을 소개합니다:
- 번역된 문구를 저장하는 데이터베이스 시스템과 용어집을 통해 워크플로우를 개선하여 신속한 번역 서비스를 가능하게 합니다.
- 문서 관리는 적절한 정보 저장과 손쉬운 검색을 통해 정확하고 원활한 커뮤니케이션을 보장합니다.
- 문서 관리를 통해 워크플로우를 자동화하고 시간을 절약하며 비용을 절감하고 출력 결과를 개선할 수 있습니다.
- 문서 관리 시스템은 배포 도구를 통합하여 번역가, 편집자, 프로젝트 관리자가 언제 어디서나 파일을 쉽게 교환할 수 있도록 지원합니다.
- 이 프로세스는 번역이 여러 국가의 법률 및 규제법을 준수하는지 확인하여 품질 관리에 도움을 줍니다.
- 문서 관리 시스템은 데이터를 암호화하여 인터넷을 통해 기밀 문서를 안전하게 주고받을 수 있도록 합니다.
- 번역가가 번역을 편집하는 동안 시스템이 모든 번역 버전을 저장하므로 데이터 손실 가능성이 줄어듭니다.
이 모든 것을 통해 번역은 빠르고 정확하며 높은 표준을 준수합니다. 비즈니스 번역 외에도 기술 가이드, 의료 보고서, 재무 문서, 법률 번역에도 DMS를 적용할 수 있습니다. 목록은 끝이 없으므로 모든 번역 분야에서 문서 관리가 가장 중요합니다.
문서 관리 가이드 및 번역 전략 활용을 위한 3가지 모범 사례
로컬라이제이션 서비스나 대량 외국어 번역이 필요한 조직을 이끌고 있다면 문서 관리 서비스를 받는 것이 좋습니다. 하지만 이러한 서비스를 최대한 활용하려면 적용 모범 사례를 배워야 합니다.
다음은 문서 관리 시스템으로 적용할 수 있는 세 가지 사례입니다. 그럼 알아봅시다.
1. 소스 및 대상 문서 구성
번역을 단독으로 처리하는 경우 고객은 서비스 제공업체와 상담하고 요구 사항을 설명합니다. 견적을 받은 후 번역, 인증, 로컬라이제이션 또는 공증을 위해 문서를 보냅니다.
그러나 문서 관리는 콘텐츠 스케줄링 캘린더와 같은 다양한 기술을 구현하여 정기적인 작업을 확장합니다. 제대로 정리된 원본 문서가 없으면 번역은 부정확할 수밖에 없습니다.
또한 여러 원본 문서를 사용할 수 있는 경우 번역사가 이를 혼합하거나 부적절하게 번역할 수 있습니다. 따라서 고객으로부터 들어오는 데이터를 정리하는 시스템을 갖추는 것이 중요합니다. 잘 정리된 문서는 오류와 부정확성의 위험이 거의 또는 전혀 없습니다.
또한 이 시스템은 번역된 문서를 대행사가 발송하기 전에 정리합니다. 따라서 적절한 정리를 통해 파일을 쉽게 추적, 찾기, 식별, 배포 및 대조할 수 있습니다.
2. 번역 일관성 유지
번역 과정에서 문서 관리 시스템은 번역의 어조, 스타일, 어휘를 유지하는 데 도움을 줍니다. DMS는 번역가가 서식, 디자인 및 레이아웃을 포함한 스타일 가이드를 준수하여 일관된 외관을 얻을 수 있도록 도와줍니다.
또한 용어집을 사용하면 문서의 문맥을 빠르게 참조할 수 있어 문서에 대한 복제가 쉬워집니다. 따라서 정확한 맥락에서 적절한 용어를 쉽게 사용할 수 있습니다.
3. 데이터 기밀성 및 보안 조치 수용
문서 관리 시스템은 규정 준수의 일환으로 데이터 보호법을 준수합니다.
예를 들어 번역 대행사는 데이터를 암호화하고 보안 플랫폼을 사용하여 유출을 제한합니다.
또한 기밀 유지 계약에 서명하고 필요한 경우 규정 준수 행위를 따릅니다. 예를 들어 의료 번역은 정보 보안을 의무화하는 의료보험 이동성 및 책임에 관한 법률 (HIPAA)을 준수해야 합니다.
기술이 번역 문서 관리 시스템을 지원하는 방법
다양한 기술이 번역 및 문서 관리 시스템을 뒷받침합니다. 기술이 발전함에 따라 번역이 원활해지고 번역된 문서를 더 쉽고 빠르게 관리할 수 있습니다.
예를 들어 인공 지능과 자연어 처리 시스템의 적용으로 기계 번역이 각광받고 있습니다. 이러한 기술은 정확도를 개선하고 사람과 같은 자연스러운 어조를 제공함으로써 기계 번역을 개선합니다.
번역가는 기계 번역을 사용하여 부피가 큰 작업의 초안을 검토하기 전에 초안을 얻습니다. 또 다른 중요한 기술은 컴퓨터 지원 번역 (CAT)입니다. 이 기술은 이전에 번역된 구문, 슬로건, 문장을 저장하고 제공하는 번역 메모리를 제공합니다.
일부 CAT 도구는 번역을 세분화하여 가독성을 개선하기도 합니다. 광학 문자 인식(OCR)은 번역가에게 매우 유용한 데이터 입력 시스템이기도 합니다. OCR 소프트웨어를 사용하면 이미지나 문서를 읽을 수 있는 텍스트 형식으로 변환할 수 있습니다.
따라서 고객이 수정을 위해 문서를 캡처하여 보내면 번역사는 처음부터 다시 입력할 필요가 없습니다. 대신 번역사는 OCR 도구를 사용하여 이미지를 텍스트 형식으로 빠르게 변환할 수 있습니다. 따라서 여러 언어로 된 문서를 쉽게 디지털화할 수 있는 방법을 제공합니다.
기술 덕분에 다양한 플랫폼이 통합되어 원활한 워크플로가 가능합니다. 콘텐츠 관리 시스템을 통해 사용자는 여러 언어로 웹사이트 콘텐츠를 생성, 게시 및 업데이트할 수 있습니다.
또한 번역 문서 관리를 통해 Microsoft Suite, Dropbox, Google Workspace와 같은 유용한 오피스 도구를 통합할 수 있습니다. 이러한 통합은 팀원 모두가 위치에 관계없이 파일에 쉽게 액세스할 수 있으므로 팀원 간의 협업을 촉진합니다.
이제 문서를 검토하고 편집하는 과정도 간소화되었습니다. 전문가가 문서를 업로드하여 오류와 문법적 오류를 검사할 수 있는 웹 도구가 있습니다.
일부 도구는 잘못된 용어 사용까지 식별할 수 있습니다. 따라서 기술 시스템을 구현하면 비용을 절감하고 효율적인 프로세스로 이어지며 속도가 향상되어 처리 시간을 개선할 수 있습니다.
문서 및 번역 관리 시스템 구현하기
번역 관리 시스템은 고정되어 있지 않습니다. 가장 중요한 구성 요소를 선택할 수 있습니다. 또한 통합할 플랫폼이나 애플리케이션을 선택하는 것도 사용자의 선호도에 따라 달라집니다.
따라서 문서 및 번역 관리 도구를 선택하고 사용자 지정하는 것이 전략을 구성합니다. 하지만 전략을 수립하기 전에 목표를 설정해야 합니다. 이러한 목표를 통해 목표와 목표 달성에 필요한 사항을 파악할 수 있습니다.
그런 다음 이러한 요구 사항을 충족하는 데 도움이 되는 올바른 도구를 선택해야 합니다. 예를 들어, 정보를 게시하고 업데이트하는 데 도움이 필요한 회사에는 콘텐츠 관리 시스템이 필요합니다.
이러한 시스템이 여러 개 존재하므로 가장 적합한 시스템을 선택해야 합니다. 시스템과 도구를 적절히 조합한 후 프로젝트 팀은 사용법을 배워야 합니다. 따라서 교육과 민감화 세션은 필수이며, 그렇지 않으면 결과물의 품질이 낮게 유지됩니다.
직원들이 기술을 활용하는 방법을 배우면 기존 전략을 개발하고 개선할 수 있는 방법을 브레인스토밍할 수 있습니다. 이는 모든 분야에서 정기적이고 인증된 번역에서 더 나은 결과로 이어질 것입니다.
따라서 문서 번역을 통해 글로벌 커뮤니케이션 수준을 높이려면 올바른 기술에 접근하는 것 이상으로 이를 적절히 활용해야 합니다. 따라서 번역 회사를 고용하기 전에 문서 관리 가이드와 번역 전략을 어떻게 활용할지 고려해야 합니다.
이렇게 하면 번역 품질을 보장할 수 있으므로 최선의 이익을 얻을 수 있습니다. 한 대행사가 완벽한 번역, 인증, 공증, 로컬라이제이션 및 콘텐츠 관리를 제공할 수 있는지 궁금할 수 있습니다. Rapid Translate가 바로 그런 일을 하기 때문에 가능합니다.
당사의 번역 관리 시스템은 최고의 문서 관리 도구를 결합합니다. 또한 당사의 번역 전문가들은 최고의 번역을 제공하기 위해 기술 리소스를 활용하는 기술과 경험을 보유하고 있습니다.
