海外に渡航する際や、仕事、留学、その他の目的で申請書を送付する際には、文書の翻訳が非常に必要となります。標準翻訳、認証翻訳、公証翻訳など、さまざまなバージョンがあるため、どのバージョンが必要なのか疑問に思うかもしれません。文書の性質や用途によって異なります。
公式文書や行政文書には通常、公証翻訳が必要です。しかし、その他の機関では特に要求されることがあります。公証翻訳は、認証文書と混同されがちですが、両者は異なります。では、どのような違いがあり、どのようにして公証を得ることができるのでしょうか？この記事では、これらについてお答えします。
目次
文書の公証と認証の分析
公証翻訳とは、翻訳者の資格を確認する公証人の署名がある翻訳のことです。多くの人は、公証翻訳と認証翻訳は同じものだと誤解しています。しかし、そうではありません。
両者の違いの核心は、認証翻訳には、その品質と翻訳者の資格を保証する署名入りの声明があることです。認証の目的は、翻訳の正確性を証明することです。認定翻訳者も未認定の翻訳者も、認定書を発行することができます。
公証された翻訳には、公証人の署名が法的承認として付されます。したがって、公証された証明書や文書は、2つのプロセスを経なければなりません。1つ目は、プロの翻訳者による原文から訳文への翻訳です。
公認翻訳者が必要な仕事もありますが、必ずしも義務ではありません。翻訳者であれば誰でも、公証人のところに翻訳文を持って行き、署名してもらうことができます。しかし、その前に、翻訳者は宣誓し、宣誓供述書に署名しなければなりません。公証人が言語ペアを理解していない可能性があるため、このプロセスは翻訳の正しさを証明します。
つまり、公証は、不正防止の手段として、署名と署名者を確認する、より高いレベルの文書の有効性である。
公証人とは？
公証人とは、文書の合法性を精査し承認するために政府が任命する人のことである。米国では、国務長官が公証人の任命に責任を持つ。
公証人は、翻訳者の身元が本物であることを確認する公平な立会人であり、不正を抑制する。公証人の仕事は、翻訳された文書に署名を偽造する者を摘発することです。公証人は、署名者の真偽を確認するだけでなく、署名が強制によるものでないことを確認します。
公証人は、弁護士や法曹界の経験者である場合があります。行政官や公務員など、法律業界以外の人も公証人になることができます。
公証人になるには
公証人は、法律文書などの翻訳を監督し、署名者が文書の内容を理解しているかどうかを確認します。公証人になることは、あなたのキャリアを発展させたり、履歴書を充実させたりするための第一歩となります。
ですから、公証人になりたいのであれば、それなりの手続きが必要です。まず、アメリカ全土で異なるので、自分の州の必要条件を調べなければなりません。次に、申請書を入手し、必要事項を記入し、手数料を支払って提出します。
お住まいの州によっては、実地またはオンライン・トレーニングに参加し、試験を受けなければならない場合があります。また、生体指紋スキャンを行い、身元調査のために詳細を伝えなければならない場合もあります。上記のプロセスを通過すると、6週間以内に州から手数料証明書/公証人証明書が発行されます。
宣誓があなたの州の基準に沿っている場合、あなたは手続きを受け、証明書を提出し、署名を登録しなければなりません。これを怠ると、嘱託証明書の回転が起こる。しかし、規則を守れば、翻訳文書を公証するために必要なツールを購入することができます。
公正証書翻訳の6つの特徴
何をもって公証翻訳とするのか、疑問に思われるかもしれません。公証人の署名だけなのでしょうか。公証された文書には、それを際立たせる特徴があります。これらの特徴は、翻訳の合法性を保証するものです。
以下は、公証された翻訳の特徴です：
- 公証人の印鑑または公印。
- 公証人の署名
- 公証日
- 公証人の手数料証明書の詳細
- 署名者の身分証明書の詳細
- 陪審書または確認書
公証人の印鑑には、翻訳文に記載しなければならない他の詳細とともに、公証人の名前が記載されています。公証人の署名は通常、印鑑の近くにあります。しかし、公証人は署名する前に翻訳者の身元を確認しなければなりません。その後、公証人が翻訳文に日付を記入します。
公証された文書には、公証人の嘱託番号、管轄区域、証明書の有効期限が記載されていることがあります。公証された正確な翻訳におけるもう一つの重要な情報は、署名者の正式な身分証明書です。ですから、文書が本当に公証されたものであるかどうかを確認したい場合は、これらの特徴をチェックしてください。これらがあれば、問題ありません！
公証翻訳を依頼するタイミング
公証された翻訳文書は必ずしも必要ではありません。機関によっては、標準翻訳、認証翻訳、法定翻訳でも構わない場合もあります。しかし通常、政府機関、裁判所、金融機関、教育機関では、公的な証明書や文書に公証された翻訳文を要求します。
教育成績証明書、学位証明書、卒業証明書、結婚 証明書、 出生証明書などの翻訳文書を公証する必要がある場合があります。その他の公証が必要な原本には、米国ビザやパスポートの翻訳、履歴書、雇用契約書、行政文書などがあります。
公証サービスは、外国人の求人応募書類も認証することができます。公証することで、書類の信頼性が増し、受理されやすくなります。ただし、応募書類に公証が必要かどうかは、応募先に確認する必要があります。
米国以外の国に申請書や証明書を提出する場合、公証が不十分な場合があります。具体的には、ハーグ条約に参加している国です。
そのため、公証人の嘱託を担当する役所からのアポスティーユが必要になります。アポスティーユの取得基準は難しいものではありません。アポスティーユがあれば、あなたの書類は国際的に認められることになります。
翻訳された文書を公証する方法
翻訳文書を公証するには、翻訳者は公証人に会わなければならない。翻訳者が公証人であっても、両方の役割を同時に果たすことは不可能だ。そのため、翻訳者はどちらかの役割を選択し、もう一方は見送ることになる。
そのため、プロの翻訳者がターゲット言語で文書を作成した後、公証人に連絡する必要があります。次のステップは、公証のために会う時間に合意することである。
翻訳者は、指定された日に原本と翻訳文書を提出しなければなりません。公証人が両方の言語を理解している場合、公証人は書類を比較して正確さをチェックします。問題がなければ、公証人は正式な身分証明書を用いて翻訳者の身元を確認します。
翻訳者と他の署名者（もしいれば）は、公証人の前で文書に署名することができます。必要であれば、公証人が署名者の宣誓や宣誓供述書への署名を指導する。
公証人は、署名に強迫性がなく、不正行為や詐欺がないことを確認した後、文書に正式に捺印することができます。捺印後、公証人は原本と翻訳文書に署名し、日付を記入し、必要な手数料証明書情報を追加します。
記録のために、公証人は重要な詳細とともに、物理的な公証プロセスの説明を書き留めることができる。
最後に、公証人が翻訳者に書類を返送します。その後、翻訳者は書類の受け渡し方法を精査し、書類を持ち主に送る最適な方法を選択します。以上が、翻訳文書を公証する方法です。
オンラインで文書の翻訳と公証ができますか？
はい、オンラインで文書の翻訳と公証ができます。しかし、これは管轄区域によって異なります。公証に関する法律は州によって異なるため、オンライン認証を許可する州もあれば、物理的なサービスを重視する州もあります。
ここでは、オンライン翻訳と公証を追求するための2つのヒントを紹介します。
1.州の法律を確認し、翻訳者と公証人を探す
まず、お住まいの地域の公証法を調べることから始めましょう。その州が公証を許可していれば、オンライン翻訳者と公証人を探すことができます。フリーランスのウェブサイトでコンタクトを取ることも可能ですが、オンライン翻訳会社の方が品質保証の面で優れています。
また、翻訳者と公証人を一度に手配できるアンブレラ・サービスもあります。いずれを選ぶにしても、評判、信頼性、サービスの質を確認しましょう。
翻訳が完了したら、翻訳者は個人情報や身分証明書を入力してアカウントを作成する必要があります。翻訳者は、文書をスキャン、アップロード、または電子メールで送信することによってフォローアップすることができます。しかしその前に、翻訳者は翻訳がすべての要件を満たしていることを確認するためにクロスチェックを行う必要があります。
2.翻訳者に公証人と会ってもらい、仕事を確定する。
次のステップは、公証人が翻訳者の身元を再度確認するビデオ会議を設定することです。公証人は質問をしたり、特定の証明書の提示を求めたりすることがあります。確認の後、翻訳者は署名に進むことができます。
最後に、公証人は印鑑、署名、その他すべての必要事項を電子的に押印します。公証人は公証済み文書を翻訳者に送り、デジタルまたは日誌に記録します。
オンラインで文書を翻訳し、公証する方法についてはご理解いただけたと思います。しかし、一般的には、記載されている手順が期待されるものです。
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