公証は、政府機関や公的機関に翻訳文書を提出する際にしばしば重要になります。この追加的な検証は、法的・公的手続きにおいて真正性を確保するために極めて重要です。しかし、どのように文書を翻訳し、公証してもらうかについては疑問があります。
文書の翻訳と公証を受けるには、まずプロの翻訳者とともに公認翻訳を作成します。そこから、翻訳を公証してもらう必要がある。このプロセスのガイドが必要な場合は、この記事を読んで必要な情報を入手してください。
目次
書類の翻訳と公証はいつ必要ですか？
政府機関や公的機関に提出する文書には、翻訳と公証が必要です。法的文書や公的文書には、この種の翻訳が必要です。ここでは、このようなサービスが便利な場合をご紹介します：
- 移民局への申請時移民申請書類を提出する場合、翻訳を公証する必要があります。米国移民局（USCIS）やその他の関連機関は、この特別な認証を要求します。
- 法的手続きのために法的手続きに関わる場合、外国語の書類を翻訳し、公証しなければなりません。例えば、出生証明書、裁判所の判決、結婚許可証などは、その公証翻訳を取得する必要があります。
- 学業申請用ほとんどの教育機関では、出願時に関連書類の公証人による翻訳を要求します。例えば、海外の大学に出願する場合、このサービスが必要になることがあります。
- ビジネス翻訳の場合契約書、特許、合意書、その他のビジネス文書の翻訳を送る場合、公証が必要になることがあります。これにより、すべての当事者が条件を理解し、法的拘束力を持つことが保証されます。
- 雇用目的の場合、ほとんどの国際的な雇用主、特に政府によって規制されている業界の雇用主は、資格や経歴のチェックを含む潜在的な従業員の書類の公証翻訳を必要とします。
ほとんどの場合、公証は文書の不正を識別し、防止することを目的としています。したがって、多くの翻訳文書は、公証されない限り無効となる可能性があります。翻訳プロセスでは、必ず必要な問い合わせを行ってください。ただし、認証翻訳と公証翻訳を混同しないでください。
2024年に文書を翻訳・公証してもらう方法
書類の翻訳と公証を依頼する前に、公証が必要かどうかを判断する必要があります。これらの要件も、提出先の組織や機関によって異なることに注意してください。
公証翻訳を取得するための5つのステップをご紹介します。
1.要件を確認する
翻訳と公証の具体的な要件については、提出先の政府機関や機関に確認してください。申請書に認証翻訳、公証、またはその両方が必要かどうかを判断してください。
次に、公証が必要な書類を正確に特定します。申請書に公証サービスが必要な場合もありますが、公証サービスによる公印がなくても有効な書類もあります。
2.認定翻訳者を雇う
次に、あなたの文書の異なる言語バージョンを作成するために、評判の良い、認定された翻訳者を選択します。翻訳会社、個人翻訳者、フリーランサーに依頼することができます。あなたの文書の認定翻訳を作成するために、高レベルの経験と良いレビューを持つ専門家を雇うことを検討してください。
米国翻訳者協会（ATA）のディレクトリには、認定された専門家に連絡できる翻訳者リストがあります。Rapid Translateは、高品質の公証付き翻訳を得るための最善の方法です。
翻訳ができた後も、正確さを確認し、ダブルチェックをしましょう。正確さが重要なので、完全性、文法、文脈の正しさをチェックしましょう。法律関係の翻訳であれば、法律の専門家と協力して正確性を確認することも検討しましょう。
3.現地規制の遵守
翻訳した文書が相手国で有効であるためには、現地の法的規制に準拠していなければなりません。したがって、公証人に提出する前に、文書をダブルチェックし、確認してください。名前、日付、メートル単位、細かな点まで、現地の要件に合っていることを確認してください。
4.翻訳を公証してもらう
翻訳した文書が正確で、現地の規定を満たしていることを確認したら、次のステップは公証を受けることです。これは、免許を持った職員と公証人が署名者の身元を確認するものです。
公証手続きは、公印によって公認翻訳者の身元を確認する公的な認証手続きです。しかし、公証人は文書の正確性や真正性を確認することはありません。
翻訳を公証してもらうには、お近くの公証人の予約をお取りください。その際、運転免許証やパスポートなどの本人確認書類を持参してください。確認後、公認翻訳者と公証人が署名します。
公証人を選ぶ際には、その資格と翻訳関連の案件を扱った経験を確認してください。経験豊富な公証人であれば、信頼できるサービスを提供し、高いレベルで受け入れてもらえる可能性が高くなります。
公証人はまた、不動産、医療、法律文書など特定の分野を専門としています。あなたの文書が特定のカテゴリーに含まれる場合は、その分野に精通した公証人と仕事をすることが望ましいでしょう。
5.翻訳され公証された書類の提出
最後のステップは、翻訳され公証された文書を関係当局または機関に提出することです。その際、原本、翻訳文書、公証人の証明書のコピーを保管してください。
公証翻訳を受ける際に避けるべき6つの一般的な間違い
公証翻訳を取得する際によくある間違いがあります。これらの間違いは、申請の遅れや却下につながる可能性があります。これらのミスには、未認証の専門家と仕事をすることや、あなたの情報に矛盾があることなどが含まれます。
以下は、最も一般的な6つの注意点である：
- 非認証翻訳者との作業：公証には認証翻訳が必要です。そのため、翻訳者が公証サービスを提供できるかどうか、常に翻訳者の資格を確認してください。
- 不完全または不正確な翻訳：不完全または不正確な翻訳は、当局や機関から拒絶されるリスクがあります。そのため、この分野で経験を積んだプロの翻訳者と協力して、標準的な翻訳を作成する必要があります。
- 公認されていない公証人を使うこと：その国や地域で公認されていない公証人を利用すると、拒絶される危険性があります。そのため、公証人が特定の管轄区域でどのような権限を持っているかを常に確認する必要があります。また、翻訳者から公証サービスを紹介してもらうことも検討しましょう。
- 一貫性のない情報の使用書類の原本と公証されたコピーの間に矛盾がある場合、問題が生じる可能性があります。必ず両方の文書を確認し、情報が一致していることを確認してください。
- 書式要件を見落とすこと：書類のレイアウトや書式を変更すると、申請が却下される可能性があります。従って、原本も公証書類も同じ書式を維持してください。
- 書類のコピーを取っておかない：原文、翻訳文、公証文のコピーを取っておくことを忘れがちです。紛失したり、再提出が必要な場合は、コピーを余分に取っておくことを忘れずに。
申請がスムーズに進むよう、よくある間違いを避けましょう。確実に承認されるとは限りませんが、細心の注意を払うことでチャンスは広がります。
FAQ
さて、ここまで書類の翻訳と公証について説明してきましたが、ここではよくある質問にお答えします！
文書の宣誓翻訳はどのように入手できますか？
文書の宣誓翻訳を受けるには、政府当局から認可を受けた宣誓翻訳者を探します。そして、その翻訳者に文書の翻訳と認証を依頼します。宣誓翻訳者とは、専門家団体、翻訳会社、現地の大使館を通じて連絡を取ることができます。
認証翻訳と公証翻訳の違いは何ですか？
認証翻訳には、その正確性と完全性を証明する翻訳者の認証文があります。
一方、公証された翻訳には、翻訳者の身元を確認する公証人による公証書が添付されます。公証することで、翻訳された文書の信憑性がさらに高まります。
翻訳された文書はどのように証明するのですか？
翻訳者または翻訳会社は、翻訳された文書が正確で完全であることを保証するために、署名入りの証明書を提出します。証明書には通常、翻訳者の連絡先、資格、署名が記載されています。
法的文書、公的文書、学術文書を翻訳する場合、証明書は重要です。
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オンラインで翻訳して返送しますが、物理的なコピーを郵送で受け取ることもできます。Rapid Translateは、他国への入国申請でも、ビジネス文書の送付でもご利用いただけます。
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