アポスティーユと公証人：最適なオプションの選択

公文書や重要な記録を検証する2つの主要な方法は、アポスティーユと公証です。どちらのサービスも同じような目的を持っていますが、公証とアポスティーユのプロセスには重要な違いがあります。そのため、アポスティーユと公証のサービスに関して多くの質問が寄せられます。このような質問は、両サービスの利用方法から、その重要性、類似点、相違点、利用するタイミングまで多岐にわたります。その答えを知りたい方は、このブログ記事をお読みください。公証人とアポスティーユについて知っておくべきことをすべてお教えします。

アポスティーユと公証人の違い 

アポスティーユ（Apostille）と公証（Notary）という2つの用語は、正式な使用前に文書を認証・検証するための異なるプロセスを指します。アポスティーユと公証は、文書の信頼性を証明するという同じような目的をもっています。そのため、この2つの用語の表面的な知識しかない人の多くは、それぞれのプロセスを識別することが難しいことに気づきます。

これを成功させるには、両方の用語を深く理解する必要があります。アポスティーユとは、外国で使用する文書の出所と原本性を証明する証明書のことです。すべての外国でアポスティーユが必要なわけではなく、1961年のハーグ・アポスティーユ条約に加盟している国でのみ必要です。

ハーグ条約は91カ国が加盟する国際条約で、正式な文書を検証するための様式を定めている。このプロセスは、加盟国における外国文書の合法化と受理に影響を与える。

アポスティーユの処理時間は発行機関によって異なります。数時間、数営業日、数週間かかることもあります。同様に、公証にかかる時間も様々です。お急ぎの場合は、お急ぎ公証サービスをご利用いただくか、公証人とご相談ください。

公証人とは、身元を確認し、文書が真正なものであることを確認し、不正行為を防止する、政府が任命した公務員です。ハーグ条約に加盟していない国では、公証はアポスティーユと同じ役割を果たします。ただし、公証人が業務を行えるのは、その管轄区域内に限られます。

署名者を尋問して身元を確認したり、契約書、宣誓供述書、重要書類への署名を見守ったりすることができる。その後、印鑑、署名、捺印を加えて文書を確認する。公証された文書は、同じ国の中で使用されることが多い。 

公証・アポスティーユされた文書の形式を理解する

公証とアポスティーユは、それぞれ異なる書式に従います。米国や諸外国では、これらの認証をどのように行っているのか、不思議に思われるかもしれません。標準的な公証には、公証人のブロック（公証人の詳細を記載する部分）があります。

公証人の手数料の有効期限もこの欄に記載されることがある。さらに、簡単な承認と確認の確認があります。また、公証日と公証人の署名も記載されます。なお、公証の中には、確認書、ジュラート（jurat）、署名の証人というものもあります。 

アポスティーユの形式は発行国によって異なります。しかし、一般的には、公文書とは異なる1枚の紙に書かれた証明書として発行されます。 

アポスティーユの標準的な書式は、"apostille "というヘッダーから始まります。次の情報は、アポスティーユを発行する国の名前です。各アポスティーユにはシリアルナンバーと呼ばれる固有のコード列があり、他のものと区別されています。 

記号の後には、発行者の書式で記載された発行日が続く。また、署名者の氏名と公的な役職も記載される。 

証明書には、発行機関の名称と、アポスティーユが認証する文書についても記載されています。最後に、発行機関の公印、署名、連絡先が記載されています。アポスティーユを翻訳しても、書式は変わりません。

公証人とアポスティーユの違い

アポスティーユサービスと公証サービスは、外国文書の言語ソリューションです。両サービスは言語ソリューションですが、さまざまな点で異なります。大きな違いの一つは、両サービスが提供するソリューションの性質です。 

アポスティーユは文書の出所を確認し、その合法性を確認するものです。しかし、公証人は文書の署名が正しいことを確認することで文書を認証します。公証人は、文書に署名する際の公平な立会人となることで、このような事態を防ぎます。 

行為に立ち会うだけでなく、公証人はまず、署名者の身分証明書を分析することにより、署名者の身元を確認する。公証人は、署名者が文書の内容を理解し、故意に署名していること、強要されていないことを確認する。 

アポスティーユと公証サービスのもう一つの違いは、その使用範囲です。アポスティーユは、一般的にハーグ・アポスティーユ条約加盟国を対象としているため、国際的な検証に適しています。公証された文書も国際的な目的を果たすことができますが、現地での検証手続きに最適です。 

公証は直接的に合法性を証明するものではありません。しかし、法的文書、宣誓供述書、個人と法人間の契約書などに利用されています。一方、アポスティーユは政府機関が発行する公文書を対象とします。例えば、死亡証明書、結婚証明書、出生証明書などです。 

もう一つの違いは、両方の言語ソリューションの形式です。アポスティーユは通常、文書とは別の証明書です。これは、認証された翻訳が別の認証文を持つのと似ています。 

一方、公証は別の文書を必要としません。そのため、公証人は原本に署名し、印鑑を押します。 

アポスティーユと公証人の使い分け

どのような場合にアポスティーユを使用し、どのような場合に公証人を選択するのか疑問に思うかもしれません。これを理解するためには、両方のサービスの目的を理解する必要があります。一方、アポスティーユは文書の出所、合法性、有効性を確認するものです。 

アポスティーユは、文書の有効期間とともに、適切な機関が公文書を発行したことを証明するものです。アポスティーユは外国との国際取引に役立ちます。したがって、政府発行の公文書に対してアポスティーユを取得することができます。 

以下は、国際的な使用においてアポスティーユが必要な文書の4つのカテゴリーです：

1. パスポートの翻訳、健康診断書、収入証明書、扶養宣誓供述書などのビザおよび出入国書類。
2. 国際的な法的文書には、裁判所の判決、離婚、婚姻証明書、遺言書、検認書、養子縁組届、不動産文書などがある。
3. 定款、営業許可証、特許、商標などの外国企業取引書類。 
4. 海外留学プログラムに関する書類には、成績証明書、入学許可書、語学能力証明書、卒業証書原本、留学協定書などが含まれます。

一方、公証は身元を確認し、不正行為に対抗するために署名を検証する。したがって、署名者が関与する文書には必ず必要です。 

文書の公証は信頼を生み、業界と法律の遵守を証明します。そのため、個人は公証された書類のコピーを国内外の機関や団体に提出することができます。

公証人を利用する実際の例として、以下のような書類を公証することができます：

1. 資産、収入、親権などの申告。
2. 居住地、市民権などの宣誓供述書
3. 氏名変更の書類
4. 結婚証明書、離婚証明書、出生証明書、死亡証明書。

アポスティーユを取得するか公証を取得するかは、その文書をどこで使用するかによって異なります。海外で使用する場合は、アポスティーユを取得するのがベストです。しかし、現地で使用するのであれば、公証を選ぶことができます。

Rapid Translateを使用して文書を公証し、アポスティーユの準備をします。 

この記事では、アポスティーユと公証人の定義、その重要性、違い、そしていつ使うべきかを説明します。しかし、これらのサービスをどこで受けることができるのかについてはまだ説明していません。 

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アポスティーユ対公証人というトピックを鑑みると、私たちは非政府組織であり、文書にアポスティーユを施す権利はありません。しかし、翻訳、認証、公証を通じてお客様の文書を作成することは可能です。

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FAQ

アポスティーユと公証人のどちらを選ぶか迷っている場合は、以下の質問に対する答えが役に立つかもしれません。