翻訳とは、ローカリゼーションやトランスクリプションなど、さまざまな形で行われる広範なプロセスです。しかし、すべての翻訳プロセスに共通するのは、文書のやり取りです。したがって、企業や個人は、文書管理ガイドと翻訳戦略を持たなければなりません。
適切な文書管理は、翻訳プロジェクトの円滑な流れを可能にします。したがって、翻訳会社は文書管理を実施し、活動を組織化する必要があります。このプロセスは、一括翻訳を求める企業にとっても重要です。
幸いなことに、翻訳管理システムについてはすべてここで学ぶことができます！
目次
文書管理を理解する
多くの人が文書管理という言葉をよく理解しないまま耳にし、その仕組みについてさまざまな疑問を抱く。そこでこのコーナーでは、その概念について詳しく解説する。
文書管理とは何か？
文書管理は、組織内の情報の流れを管理する。また、これらの実務は情報の保管にも役立ち、スタッフがどの文書を保管すべきか、あるいは廃棄すべきかを決定する。
文書管理はまた、文書検索プロセスを簡素化し、自動化によって作業を合理化する。そのため、反復的な手作業が排除され、作業がより迅速かつ効率的になります。
文書管理は、証明書や書類作成を扱う大きな組織であればどこでも役に立つ。例えば翻訳会社は、人々や企業、時には政府の文書を扱うこともある。そのため、シームレスにプロジェクトをナビゲートし、管理するために、文書管理ガイドを適用する必要があります。
また、複数の翻訳を使用するグローバル企業や多国籍企業では、文書管理が必要です。彼らの翻訳は量が多く、時間の経過とともにレビューや編集が必要になることもあります。
文書管理システムの8つの構成要素
文書管理システム（DMS）は、いくつかのコンポーネントから構成されている。これらすべての機能の組み合わせにより、文書管理手順の機能性が保証されます。
ここでは、機能的な文書管理システムの8つの主要コンポーネントを紹介する：
- キャプチャー：デジタルと手動のさまざまな形式のデータ収集と、ソフトウェアを使用したそれらの組み合わせが含まれる。
- 保管：クラウドベースのシステムのような中央文書リポジトリを使用して情報を安全に保管すること。データを保護し、機密性を維持することが重要。
- トラッキング：このプロセスでは、ドキュメントのさまざまなバージョンを記録し、誰がそれらにアクセスできるかを管理する。
- インデックスとロケーション：DMSは、メタデータタグを使用してサーバー上のファイルを検索・特定し、検索プロセスを簡素化します。
- コラボレーション：このプロセスにより、チームが同時に文書に取り組むことが可能になり、シームレスなワークフロー移行が実現する。
- 統合：さまざまなアプリケーションをリンクして情報を扱い、翻訳プロセスを効率的に合理化すること。
- 規制遵守：優れたDMSは、特定の対象者に向けたすべての文書が、その地域の規制法に適合していることを保証する。
- 文書配信とユーザー権限：このコンポーネントには、データをオンラインで送信するためのシステム、ユーザー承認、アクセス制御が含まれる。
したがって、文書管理システムを使用する前に、これらの機能が利用可能であることを確認する。
文書管理プロセスにおける翻訳の重要性
翻訳会社において、文書管理は非常に重要である。表面的には、翻訳とは言葉を言語化することです。しかし、シームレスなコミュニケーションを実現するためには、翻訳者は文書管理も行わなければなりません。
それでは、文書管理が翻訳をどのように前進させるかを紐解いてみよう。
翻訳における文書管理の役割を探る
翻訳素材には、テキスト文書、デジタル文書、画像、記号などがあります。ほとんどのクライアントは、文書をキャプチャし、デジタル形式で翻訳者に送信します。統合システムを使用して、翻訳者はこれらのドキュメントをコンパイルし、リポジトリに安全に保存します。
そのため、翻訳者は文書を簡単に検索し、完璧な翻訳を作成することができる。また、メタタグを使用して編集した場合、さまざまなバージョン履歴を見つけることができます。文書管理システムによって、上司はデータの流れを監視し、アクセスを制御することができます。
また、このシステムにより、翻訳プロジェクトマネージャーは、チーム内の情報流通をオーナーに届くまで追跡することができます。分単位のデータを手作業で管理することは可能だが、分量が増え続けると大変だ。そのため、事務作業が煩雑になりやすく、利用者の減少を招きかねない。
翻訳会社が優れた水準を維持するためには、文書管理システムが必要です。しかし、翻訳会社は活動を調整するだけでなく、DMSを使用してクライアントのデジタルコンテンツを管理することもできます。
たとえば、ローカリゼーション・サービスを必要とする国境を越えたビジネスや組織は、データを取得、保存、追跡する必要があります。ローカリゼーションや翻訳の延長として、サービスプロバイダーは企業のデータ管理を支援することができます。
翻訳管理システムの7つのメリット
文書管理システムの導入が進んでいるのは、そのメリットが大きいからだ。そこで、文書・翻訳管理システムの7つのメリットをご紹介します：
- 翻訳されたフレーズを保存するデータベースシステムや用語集によってワークフローを改善し、急ぎの翻訳サービスを可能にする。
- 文書管理は、適切な情報の保管と容易な検索を通じて、正確でシームレスなコミュニケーションを実現します。
- 文書管理は、ワークフローを自動化し、時間を節約し、コストを削減し、出力結果を改善します。
- 文書管理システムには配布ツールが統合されているため、翻訳者、編集者、プロジェクトマネージャーは、いつでもどこでも簡単にファイルを交換することができます。
- このプロセスは、翻訳が各国の法律や規制法に準拠していることを保証することで、品質管理を支援します。
- 文書管理システムはデータを暗号化し、インターネット上で機密文書を安全に送受信できる。
- 翻訳者が編集している間、システムがすべての翻訳バージョンを保存するため、データ損失の可能性が低くなります。
これらにより、翻訳は迅速、正確、高水準になります。ビジネス翻訳だけでなく、テクニカルガイド、医療レポート、財務文書、法務翻訳にもDMSを適用できます。挙げればきりがないほど、あらゆる翻訳分野において、ドキュメントの管理は最重要課題です。
文書管理ガイドと翻訳戦略を活用するための3つのベストプラクティス
ローカライゼーション・サービスや大量の外国語翻訳を必要とする組織を率いるのであれば、文書管理サービスを利用することをお勧めする。しかし、それらを最大限に活用するには、適用すべきベストプラクティスを学ぶ必要があります。
以下は、文書管理システムで適用できる3つの実践方法である。では、見てみよう。
1.ソース文書とターゲット文書の構成
翻訳を単独で行う場合、顧客はサービス・プロバイダーに相談し、ニーズを説明する。見積もり後、翻訳、認証、ローカリゼーション、公証のために文書を送る。
しかし、文書管理は、コンテンツ・スケジュール・カレンダーのような様々な技術を導入することで、通常の作業をスケールアップする。原文が適切に整理されていなければ、翻訳は不正確になる。
また、複数の原文がある場合、翻訳者がそれらを混ぜて翻訳したり、不適切な翻訳をしたりすることもある。したがって、クライアントから送られてくるデータを整理するシステムが重要です。よく整理された文書であれば、エラーや不正確さのリスクはほとんどありません。
このシステムは、翻訳された文書を発送する前に整理することもできる。そのため、適切な整理により、ファイルの追跡、検索、識別、配布、照合が容易になります。
2.翻訳の一貫性を保つ
翻訳プロセスにおいて、文書管理システムは、トーン、スタイル、語彙の維持に役立ちます。DMSは、翻訳者が書式、デザイン、レイアウトを含むスタイルガイドを遵守し、統一された外観を実現するのに役立ちます。
また、用語集があれば、すぐに参照できるため、文書の文脈を簡単に再現できる。そのため、適切な用語を正確な文脈で使用することが容易になる。
3.データの機密性とセキュリティ対策
文書管理システムは、規制遵守の一環としてデータ保護法を遵守している。
例えば、翻訳会社はデータを暗号化し、安全なプラットフォームを使用することで、侵害を制限している。
また、機密保持契約書に署名し、必要に応じてコンプライアンス法にも従います。例えば、医療翻訳は、情報セキュリティを義務付けるHIPAA（Health Insurance Portability and Accountability Act）を遵守しなければなりません。
翻訳文書管理システムを支援するテクノロジー
翻訳や文書管理システムには、さまざまなテクノロジーが活用されています。技術が進歩するにつれ、翻訳はシームレスになり、翻訳された文書の管理はより簡単かつ迅速になります。
例えば、人工知能や自然言語処理システムの応用により、機械翻訳が受け入れられつつある。これらの技術は、精度を向上させ、人間のような自然な口調を提供することにより、機械翻訳を洗練させる。
翻訳者は機械翻訳を使い、膨大な量の仕事の初稿を入手し、それを見直す。もう一つの重要な技術は、コンピュータ支援翻訳（CAT）である。この技術は翻訳メモリを提供し、過去に翻訳されたフレーズ、スローガン、文章を保存して提供します。
CATツールの中には、翻訳をセグメンテーションし、読みやすさを向上させるものもある。光学式文字認識（OCR）も、翻訳者にとって非常に便利なデータ入力システムです。OCRソフトウェアを使えば、画像や文書を読みやすいテキストに変換することができます。
そのため、クライアントが文書を修正するためにスナップして送信した場合、翻訳者はゼロから入力する必要はありません。その代わり、翻訳者はOCRツールを使って画像をテキスト形式に素早く変換することができる。このように、多言語の文書をデジタル化する簡単な方法を提供します。
テクノロジーのおかげで、異なるプラットフォームを統合し、シームレスなワークフローを実現することができます。コンテンツ管理システムにより、ユーザーはウェブサイトのコンテンツを複数の言語で作成、公開、更新することができます。
さらに、翻訳における文書管理では、Microsoft Suite、Dropbox、Google Workspaceなどの便利なオフィスツールを統合することができます。このような統合により、場所に関係なく全員が簡単にファイルにアクセスできるため、チームメンバー間のコラボレーションが促進されます。
文書を見直し、編集するプロセスでさえ、今では簡素化されている。専門家が文書をアップロードし、エラーや文法的な不正確さをスキャンできるウェブツールがある。
ツールによっては、用語の間違った使い方を特定することもできる。そのため、技術システムを導入することで、コストを削減し、効率的なプロセスを実現し、スピードを向上させることで、納期を改善することができる。
文書・翻訳管理システムの導入
翻訳管理システムは固定されたものではありません。あなたにとって最も重要なコンポーネントを選択することができます。また、統合するプラットフォームやアプリケーションの選択は、お好みによります。
つまり、文書・翻訳管理ツールの選択とカスタマイズが戦略を構成するのです。しかし、戦略を立てる前に、目標を設定する必要があります。その目標から、目的とその達成に必要なものを読み解くことができます。
そして、そのニーズを満たすための適切なツールを選択する必要がある。例えば、情報の公開や更新を必要とする企業には、コンテンツ管理システムが必要です。
このようなシステムはいくつも存在するため、最適なものを選択しなければならない。システムとツールの適切な組み合わせを手に入れたら、プロジェクト・チームはその使い方を学ばなければならない。そうでなければ、アウトプットの質は低いままである。
スタッフがテクノロジーを活用することを学べば、既存の戦略を発展させ、改善する方法をブレインストーミングすることができる。そうすることで、あらゆる分野の正規翻訳や公認翻訳において、より良い結果が得られるに違いない。
そのため、適切なテクノロジーにアクセスするだけでなく、それを適切に利用して、文書翻訳を通じてグローバルなコミュニケーションを向上させなければなりません。したがって、翻訳会社に依頼する前に、文書管理ガイドと翻訳戦略をどのように活用するかを検討する必要があります。
そうすることで、翻訳の質が保証されるからです。1つの会社で完璧な翻訳、認証、公証、ローカリゼーション、コンテンツ管理ができるのだろうかと思われるかもしれません。Rapid Translateなら可能です。
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