I due principali metodi di verifica dei documenti pubblici e dei registri vitali sono l'apostilla e l'autenticazione notarile. Sebbene entrambi i servizi abbiano scopi simili, esistono differenze fondamentali nei processi di notarizzazione e apostilla. Di conseguenza, le persone pongono molte domande sui servizi di apostille e di notariato. Le domande spaziano dall'uso di entrambi i servizi alla loro importanza, alle somiglianze, alle differenze e a quando utilizzarli. Leggete questo blog post se siete altrettanto curiosi di scoprire le risposte. Vi insegneremo tutto quello che c'è da sapere su notaio e apostille.
Indice dei contenuti
Che cos'è l'apostilla rispetto al notaio?
Apostille e notai sono due termini che si riferiscono a processi distinti di autenticazione e verifica dei documenti prima del loro utilizzo formale. L'apostilla o l'autenticazione notarile di un documento hanno un obiettivo simile: dimostrarne la credibilità. Per questo motivo, la maggior parte delle persone con una conoscenza superficiale dei termini trova difficile identificare ciascun processo.
Per farlo con successo, è necessario comprendere a fondo entrambi i termini. L'apostilla è un certificato che verifica l'origine e l'originalità dei documenti da utilizzare nei Paesi stranieri. L'apostilla non è necessaria per tutti i Paesi stranieri, ma solo per quelli che aderiscono alla Convenzione dell'Aia del 1961.
La Convenzione dell'Aia è un trattato internazionale tra 91 Paesi che stabilisce le modalità di verifica dei documenti formali. Questo processo influenza la legalizzazione e l'accettazione dei documenti stranieri nei Paesi membri.
I tempi di elaborazione delle apostille dipendono dall'ente emittente. Possono essere necessarie poche ore, alcuni giorni lavorativi o settimane. Allo stesso modo, variano i tempi per l'autenticazione notarile. A seconda dell'urgenza del vostro lavoro, potete optare per un servizio notarile rapido o deliberare con il notaio.
Il notaio è un pubblico ufficiale nominato dal governo che verifica l'identità, conferma l'autenticità dei documenti e previene le frodi. Il notariato svolge lo stesso ruolo dell'apostilla nei Paesi che non aderiscono al Trattato dell'Aia. Tuttavia, i notai possono operare solo all'interno della loro giurisdizione.
Possono interrogare i firmatari per confermare la loro identità e assistere alla firma di contratti, dichiarazioni giurate e documenti importanti. Aggiungono poi un timbro, una firma e un sigillo per verificare i documenti. Spesso i documenti notarili vengono utilizzati all'interno dello stesso Paese.
Capire il formato di un documento autenticato e apostillato
L'autenticazione notarile e l'apostilla seguono formati diversi. Ci si potrebbe chiedere come i funzionari o le autorità emittenti organizzino questi autenticatori negli Stati Uniti e nei Paesi esteri. Un'autenticazione notarile standard contiene un blocco notarile, una sezione che riporta i dati del notaio.
A volte, in questa sezione si trova anche la data di scadenza della commissione del notaio. Inoltre, è presente un breve riconoscimento e una conferma della verifica. Contiene anche la data dell'atto notarile e la firma del notaio. Si noti che alcuni atti notarili sono un riconoscimento, un jurat o una testimonianza di firma.
Il formato dell'apostilla può variare a seconda del Paese di emissione. Tuttavia, in genere viene rilasciata sotto forma di certificato su un foglio di carta diverso dai documenti ufficiali.
Il formato standard di un'apostilla inizia con l'intestazione, che è la parola "apostille". L'informazione successiva è il nome del Paese che rilascia l'apostilla. Ogni apostilla ha una sequenza unica di codici, nota come numero di serie, che la differenzia da tutte le altre.
Dopo i codici viene riportata la data di emissione, scritta nel formato dell'emittente. Il documento contiene anche il nome e la qualifica ufficiale del firmatario.
Il certificato riporta anche il nome dell'autorità emittente e descrive il documento che l'apostilla autentica. Infine, riporta il sigillo pubblico, la firma e le informazioni di contatto dell'autorità emittente. Si noti che se si traduce un'apostilla, il formato rimane invariato.
Differenze tra notaio e apostille
I servizi di apostilla e di notariato sono soluzioni linguistiche per i documenti stranieri. Sebbene entrambi i servizi siano soluzioni linguistiche, si differenziano per vari aspetti. Una differenza importante è la natura delle soluzioni offerte da entrambi i servizi.
L'apostilla verifica l'origine di un documento e ne conferma la legalità. Il notaio, invece, autentica un documento confermando la correttezza delle firme. Il notaio impedisce che ciò avvenga, fungendo da testimone imparziale della firma dei documenti.
Oltre ad assistere all'atto, il notaio conferma innanzitutto l'identità dei firmatari analizzando i loro documenti d'identità. Il notaio conferma che i firmatari comprendono il contenuto del documento e firmano intenzionalmente e non sotto costrizione.
Un'altra differenza tra i servizi di apostilla e di notarizzazione è il loro ambito di utilizzo. L'apostilla è più adatta per la convalida internazionale, in quanto è tipicamente destinata ai Paesi membri della Convenzione dell'Aia sulle apostille. Sebbene un documento autenticato possa servire anche a livello internazionale, è più indicato per le procedure di verifica locali.
Il notariato non dimostra direttamente la legalità. Tuttavia, viene utilizzata per documenti legali, dichiarazioni giurate e contratti tra individui ed enti. L'apostilla, invece, riguarda i documenti pubblici emessi da organizzazioni governative. Esempi di tali documenti sono i certificati di morte, matrimonio e nascita.
Un'altra differenza è il formato di entrambe le soluzioni linguistiche. L'apostilla è di solito un certificato separato dal documento. È simile a una traduzione certificata che ha una dichiarazione di certificazione separata.
L'autenticazione notarile, invece, non richiede un documento separato. Il notaio firma il documento originale per convalidarlo e vi appone un sigillo o un timbro.
Quando usare un'apostilla o un notaio?
Potreste chiedervi quando utilizzare un'apostilla e quando optare per un notaio. Per decifrarlo, è necessario comprendere lo scopo di entrambi i servizi. Da un lato, l'apostilla conferma l'origine, la legalità e la validità di un documento.
Essa attesta che l'autorità competente ha rilasciato un documento pubblico insieme al periodo di validità del documento stesso. L'apostilla è utile nei rapporti internazionali con l'estero. Pertanto, è possibile ottenere un'apostilla per un documento pubblico rilasciato dal governo.
Di seguito sono elencate quattro categorie di documenti che richiedono l'apostilla per uso internazionale:
- Documenti per il visto e l'immigrazione, comprese le traduzioni dei passaporti, i certificati medici, le prove di reddito e le dichiarazioni di sostegno.
- I documenti legali internazionali comprendono sentenze, divorzi, certificati di matrimonio, testamenti e successioni, documenti di adozione e documenti immobiliari.
- Documenti relativi a transazioni commerciali estere come atti costitutivi, licenze commerciali, brevetti e marchi.
- I documenti dei programmi di studio all'estero includono trascrizioni, lettere di accettazione, risultati delle competenze linguistiche, diplomi originali e accordi di studio.
D'altra parte, l'autenticazione notarile conferma l'identità e verifica le firme per contrastare gli atti fraudolenti. È quindi necessaria per qualsiasi documento che coinvolga i firmatari.
L'autenticazione dei documenti crea fiducia e dimostra la conformità industriale e legale. Pertanto, le persone possono presentare copie autenticate di documenti ad agenzie e istituzioni in patria e all'estero.
Per esempi pratici su quando ricorrere a un notaio, di seguito sono riportati i documenti che è possibile autenticare:
- Dichiarazione di beni, reddito, custodia e simili.
- Dichiarazione di residenza, cittadinanza, ecc.
- Documenti per il cambio di nome.
- Certificati di matrimonio, divorzio, nascita e morte.
L'ottenimento di un'apostilla o di un'autenticazione notarile dipende dal luogo in cui si utilizzerà il documento. Se il documento viene utilizzato all'estero, è meglio ottenere un'apostilla. Se invece è destinato all'uso locale, si può optare per l'autenticazione notarile.
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Questo articolo tratta la definizione di apostille e di notaio, la loro importanza, le differenze e quando utilizzarli. Tuttavia, non vi abbiamo detto dove ottenere questi servizi per i vostri documenti.
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FAQ
Se avete ancora problemi a scegliere tra un'apostilla e un notaio, le risposte ad alcune domande che seguono possono aiutarvi.
Chi può rilasciare un'apostilla negli Stati Uniti?
Il Dipartimento di Stato o il Segretario di Stato possono apostillare i documenti vitali negli Stati Uniti. In alcuni casi, le ambasciate o i consolati stranieri possono apostillare i documenti da utilizzare nel Paese ospitante.
Qual è lo scopo dell'apostilla?
Lo scopo principale di un'apostilla è quello di autenticare un documento. Questo processo convince i Paesi membri della Convenzione dell'Aia del 1961 dell'originalità di un documento. Pertanto, l'apostilla conferma che un documento è reale e non è stato fabbricato.
Un notaio può apostillare un documento?
Il notaio non può apostillare un documento perché non rientra nelle sue funzioni. Un notaio può solo eseguire l'autenticazione timbrando e firmando un documento. A volte questo è un passo preliminare per ottenere un'apostilla, ma non è sempre necessario.
