La traduzione è un processo ampio che si presenta in forme diverse, come la localizzazione e la trascrizione. Tuttavia, un elemento comune a tutti i processi di traduzione è lo scambio di documenti. Per questo motivo, le aziende e i privati devono disporre di una guida alla gestione dei documenti e di strategie di traduzione.
Un'adeguata gestione dei documenti consente un flusso regolare dei progetti di traduzione. Le agenzie di traduzione devono quindi implementare la gestione dei documenti per organizzare le loro attività. Questo processo è importante anche per le aziende che desiderano effettuare traduzioni in blocco.
Per fortuna, qui potete imparare tutto sui sistemi di gestione delle traduzioni!
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Capire la gestione dei documenti
Molti sentono parlare di gestione documentale senza comprenderla appieno, il che porta a porsi diverse domande sul suo funzionamento. In questo segmento, quindi, si approfondisce il concetto.
Che cos'è la gestione dei documenti?
La gestione dei documenti controlla il flusso di informazioni all'interno di un'organizzazione. Queste pratiche aiutano anche ad archiviare le informazioni, determinando quali documenti il personale deve conservare o scartare.
La gestione documentale semplifica anche il processo di recupero dei documenti, snellendo le attività grazie all'automazione. Pertanto, esclude le azioni manuali ripetitive, rendendo il lavoro più rapido ed efficiente.
La gestione dei documenti è utile in qualsiasi grande organizzazione che gestisce certificati e documenti cartacei. Le società di traduzione, ad esempio, gestiscono documenti di persone, aziende e talvolta anche di governi. Pertanto, devono applicare una guida alla gestione dei documenti per navigare e gestire i progetti senza problemi.
Inoltre, le aziende globali e le società transnazionali o multinazionali che utilizzano traduzioni multiple hanno bisogno di una gestione dei documenti. Le loro traduzioni sono voluminose e possono richiedere revisioni e modifiche con il passare del tempo.
8 Componenti di un sistema di gestione dei documenti
Un sistema di gestione documentale (DMS) è costituito da diversi componenti. La combinazione di tutte queste caratteristiche garantisce la funzionalità delle procedure di gestione dei documenti.
Ecco gli otto componenti principali di un sistema di gestione documentale funzionale:
- Acquisizione: Comprende le varie forme di raccolta digitale e manuale dei dati e la loro combinazione tramite software.
- Archiviazione: Conservare le informazioni in modo sicuro utilizzando un archivio centrale di documenti come i sistemi basati su cloud. È importante proteggere i dati e mantenere la riservatezza.
- Tracciamento: Questo processo prevede la registrazione delle varie versioni dei documenti e il controllo di chi vi ha accesso.
- Indicizzazione e localizzazione: Il DMS utilizza tag di metadati per localizzare e identificare i file sui server, semplificando il processo di ricerca e recupero.
- Collaborazione: Questo processo consente ai team di lavorare sui documenti contemporaneamente, assicurando una transizione del flusso di lavoro senza soluzione di continuità.
- Integrazione: Collegamento di varie applicazioni per gestire le informazioni e snellire i processi di traduzione in modo efficiente.
- Conformità alle normative: Un buon DMS garantisce che tutti i documenti destinati a un pubblico specifico siano conformi alle leggi regolamentari delle rispettive regioni.
- Distribuzione dei documenti e autorizzazioni degli utenti: Questa componente comprende i sistemi di invio dei dati online, l'autorizzazione degli utenti e il controllo degli accessi.
Pertanto, prima di utilizzare un sistema di gestione documentale, accertatevi che queste funzioni siano disponibili.
Importanza della traduzione nel processo di gestione dei documenti
La gestione dei documenti è molto importante nell'agenzia di traduzione. A livello superficiale, la traduzione è la conversione di parole in lingue. Tuttavia, per ottenere una comunicazione senza interruzioni, i traduttori devono anche gestire i documenti.
Vediamo come la gestione dei documenti favorisce la traduzione.
Esplorare il ruolo della gestione dei documenti nella traduzione
I materiali di traduzione comprendono documenti di testo, documenti digitali, immagini e simboli. La maggior parte dei clienti acquisisce i documenti e li invia ai traduttori in formato digitale. Utilizzando sistemi di integrazione, i traduttori compilano questi documenti e li archiviano in modo sicuro in un repository.
I traduttori possono quindi recuperare facilmente i documenti per creare versioni perfette. Possono anche trovare le varie cronologie delle versioni in caso di modifiche utilizzando i meta tag. Il sistema di gestione dei documenti consente a un superiore di supervisionare il flusso dei dati e di controllarne l'accesso.
Questo sistema consente inoltre al responsabile del progetto di traduzione di tenere traccia della circolazione delle informazioni all'interno dei team fino a quando non raggiungono il proprietario. Sebbene sia possibile gestire manualmente i dati dei minuti, tenere il passo con quantità sempre maggiori può essere difficile. È quindi facile che si confondano le carte, causando un calo della clientela.
Un sistema di gestione dei documenti è necessario per un'agenzia di traduzione per mantenere buoni standard. Tuttavia, oltre a coordinare le attività, le agenzie di traduzione possono utilizzare i DMS per controllare i contenuti digitali per i clienti.
Ad esempio, le aziende e le organizzazioni transfrontaliere che richiedono servizi di localizzazione devono acquisire, archiviare e tenere traccia dei dati. Come estensione della localizzazione e della traduzione, i fornitori di servizi possono aiutare le aziende a gestire i loro dati.
7 vantaggi di un sistema di gestione delle traduzioni
Le persone stanno adottando l'uso dei sistemi di gestione documentale per i suoi vantaggi. Ecco quindi sette vantaggi dei sistemi di gestione dei documenti e delle traduzioni:
- Migliora il flusso di lavoro grazie a sistemi di database e glossari che memorizzano le frasi tradotte, consentendo servizi di traduzione rapidi.
- La gestione dei documenti garantisce una comunicazione accurata e senza interruzioni grazie a un'adeguata archiviazione delle informazioni e a un facile recupero.
- La gestione dei documenti automatizza il flusso di lavoro, fa risparmiare tempo, riduce i costi e migliora i risultati.
- I sistemi di gestione dei documenti integrano strumenti di distribuzione, facilitando lo scambio di file tra traduttori, redattori e project manager ovunque e in qualsiasi momento.
- Il processo favorisce il controllo della qualità, assicurando che le traduzioni siano conformi alle leggi e alle normative vigenti nei diversi Paesi.
- I sistemi di gestione dei documenti criptano i dati, rendendo sicuro l'invio e la ricezione di documenti riservati via Internet.
- La possibilità di perdita di dati si riduce poiché il sistema memorizza tutte le versioni della traduzione mentre i traduttori le modificano.
Grazie a queste caratteristiche, le traduzioni sono rapide, precise e altamente standard. Oltre alle traduzioni commerciali, è possibile applicare il DMS anche a guide tecniche, rapporti medici, documenti finanziari e traduzioni legali. L'elenco è infinito, quindi in tutti i campi di traduzione la gestione dei documenti è fondamentale.
3 migliori pratiche per l'utilizzo di una guida alla gestione dei documenti e di strategie di traduzione
Se siete a capo di un'organizzazione che richiede servizi di localizzazione o traduzioni massicce all'estero, è consigliabile acquisire servizi di gestione documentale. Ma per trarne il massimo vantaggio, è necessario imparare le migliori pratiche da applicare.
Di seguito sono riportate tre pratiche che potete applicare con un sistema di gestione documentale. Scopriamole.
1. Organizzazione dei documenti di origine e di destinazione
Quando si tratta di tradurre da soli, i clienti consultano i fornitori di servizi e spiegano le loro esigenze. Dopo aver ottenuto un preventivo, inviano il documento da tradurre, certificare, localizzare o autenticare.
Tuttavia, la gestione dei documenti bilancia le azioni regolari implementando varie tecnologie come i calendari di programmazione dei contenuti. Una traduzione non sarà accurata senza un documento di partenza correttamente organizzato.
Inoltre, quando sono disponibili diversi documenti di partenza, il traduttore può mescolarli o tradurli in modo improprio. Per questo è importante disporre di un sistema che organizzi i dati che arrivano dai clienti. Documenti ben organizzati riducono al minimo il rischio di errori e imprecisioni.
Il sistema organizza anche i documenti tradotti prima che l'agenzia li spedisca. Pertanto, un'organizzazione adeguata facilita il monitoraggio, la localizzazione, l'identificazione, la distribuzione e la fascicolazione dei file.
2. Mantenere la coerenza della traduzione
Nel processo di traduzione, il sistema di gestione dei documenti aiuta a mantenere il tono, lo stile e il vocabolario nelle versioni. Il DMS aiuta il traduttore a rispettare le guide di stile, che comprendono la formattazione, il design e il layout, per ottenere un aspetto uniforme.
Inoltre, la disponibilità di glossari facilita la riproduzione del contesto dei documenti, in quanto si può fare rapidamente riferimento ad essi. Pertanto, è facile utilizzare la terminologia appropriata in un contesto accurato.
3. Adottare misure di riservatezza e sicurezza dei dati
I sistemi di gestione dei documenti rispettano le leggi sulla protezione dei dati come parte della conformità normativa.
Ad esempio, le agenzie di traduzione criptano i dati e utilizzano piattaforme sicure per limitare le violazioni.
Inoltre, firmano accordi di riservatezza e seguono gli atti di conformità quando necessario. Ad esempio, le traduzioni mediche devono rispettare l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), che impone la sicurezza delle informazioni.
Come la tecnologia aiuta i sistemi di gestione dei documenti di traduzione
Diverse tecnologie alimentano i sistemi di traduzione e di gestione dei documenti. Con il progredire della tecnologia, la traduzione diventa più fluida e la gestione dei documenti tradotti più semplice e veloce.
Ad esempio, la traduzione automatica sta guadagnando consensi grazie all'applicazione di sistemi di intelligenza artificiale e di elaborazione del linguaggio naturale. Queste tecnologie perfezionano le traduzioni automatiche migliorando l'accuratezza e fornendo un tono naturale simile a quello umano.
I traduttori utilizzano la traduzione automatica per ottenere le bozze iniziali di lavori voluminosi prima di rivederle. Un'altra tecnologia importante è la traduzione assistita dal computer (CAT). Questa tecnologia fornisce una memoria di traduzione che memorizza e fornisce frasi, slogan e frasi tradotte in precedenza.
Alcuni strumenti CAT segmentano anche le traduzioni, migliorandone la leggibilità. Anche il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è un sistema di inserimento dati molto utile per i traduttori. Con il software OCR è possibile convertire immagini o documenti in testi leggibili.
Così, se un cliente scatta e invia un documento da modificare, il traduttore non deve scrivere da zero. Al contrario, il traduttore può convertire rapidamente l'immagine in formato testo utilizzando uno strumento OCR. In questo modo è possibile digitalizzare facilmente i documenti in più lingue.
Grazie alla tecnologia, le diverse piattaforme possono integrarsi e creare flussi di lavoro continui. I sistemi di gestione dei contenuti consentono agli utenti di creare, pubblicare e aggiornare i contenuti del sito web in diverse lingue.
Inoltre, la gestione dei documenti in traduzione consente l'integrazione di utili strumenti d'ufficio come Microsoft Suite, Dropbox e Google Workspace. Questa integrazione favorisce la collaborazione tra i membri del team, che possono accedere facilmente ai file, indipendentemente dalla loro ubicazione.
Anche il processo di revisione e modifica dei documenti è ora semplificato. Esistono strumenti web in cui i professionisti possono caricare i loro documenti per scansionarli alla ricerca di errori e imprecisioni grammaticali.
Alcuni strumenti possono persino identificare l'uso errato di terminologie. L'implementazione di sistemi tecnologici riduce quindi i costi, porta a processi efficienti e aumenta la velocità, migliorando i tempi di consegna.
Implementazione di un sistema di gestione dei documenti e delle traduzioni
Un sistema di gestione delle traduzioni non è statico. Potete selezionare i componenti più importanti per voi. Inoltre, la scelta delle piattaforme o delle applicazioni da integrare dipende dalle vostre preferenze.
Quindi, la scelta e la personalizzazione degli strumenti di gestione dei documenti e delle traduzioni costituiscono la vostra strategia. Ma prima di formulare una strategia, è necessario fissare degli obiettivi. Da questi si possono decifrare i propri obiettivi e ciò di cui si ha bisogno per raggiungerli.
Poi bisogna scegliere gli strumenti giusti per soddisfare queste esigenze. Ad esempio, un'azienda che ha bisogno di aiuto per la pubblicazione e l'aggiornamento delle informazioni ha bisogno di un sistema di gestione dei contenuti.
Poiché esistono diversi sistemi di questo tipo, è necessario selezionare il migliore. Dopo aver ottenuto il giusto mix di sistemi e strumenti, i team di progetto devono imparare a usarli. Per questo motivo, le sessioni di formazione e sensibilizzazione sono indispensabili; altrimenti, la qualità dei risultati rimarrà bassa.
Quando il personale impara a sfruttare la tecnologia, può pensare a come sviluppare e migliorare la strategia esistente. Questo porterà sicuramente a risultati migliori nelle traduzioni regolari e certificate in tutti i campi.
Quindi, oltre ad accedere alla tecnologia giusta, è necessario utilizzarla correttamente per elevare la comunicazione globale attraverso la traduzione di documenti. Pertanto, prima di ingaggiare un'agenzia di traduzione, è necessario valutare come utilizzare la guida alla gestione dei documenti e le strategie di traduzione.
Questo è nel vostro interesse, perché vi assicurerà la qualità della traduzione che otterrete. Potreste chiedervi se un'unica agenzia sia in grado di fornire una traduzione, una certificazione, un'autenticazione notarile, una localizzazione e una gestione dei contenuti perfette. È possibile, perché questo è ciò che facciamo noi di Rapid Translate.
Il nostro sistema di gestione delle traduzioni combina i migliori strumenti di gestione dei documenti. Inoltre, i nostri professionisti della traduzione hanno competenze ed esperienza nello sfruttare le risorse tecnologiche per fornire le migliori traduzioni.
