अनुवाद एक विस्तृत प्रक्रिया है जो विभिन्न रूपों में आती है, जैसे स्थानीयकरण और प्रतिलेखन। हालांकि, सभी अनुवाद प्रक्रियाओं में एक सामान्य तत्व दस्तावेजों का आदान-प्रदान है। इसलिए, कंपनियों और व्यक्तियों के पास एक दस्तावेज़ प्रबंधन मार्गदर्शिका और अनुवाद रणनीतियाँ होनी चाहिए।
उचित दस्तावेज़ प्रबंधन अनुवाद परियोजनाओं के सुचारू प्रवाह को सक्षम बनाता है। इसलिए, अनुवाद एजेंसियों को अपनी गतिविधियों को व्यवस्थित करने के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन को लागू करना चाहिए। यह प्रक्रिया बल्क अनुवाद चाहने वाले व्यवसायों के लिए भी महत्वपूर्ण है।
सौभाग्य से, आप यहां अनुवाद प्रबंधन प्रणालियों के बारे में सब कुछ जान सकते हैं!
विषय-सूची
दस्तावेज़ प्रबंधन को समझना
बहुत से लोग दस्तावेज़ प्रबंधन शब्द को पूरी तरह से समझे बिना सुनते हैं, जिससे यह कैसे काम करता है, इसके बारे में विभिन्न प्रश्न उठते हैं। इसलिए, यह खंड अवधारणा पर गहराई से चर्चा करता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?
दस्तावेज़ प्रबंधन किसी संगठन के भीतर सूचना के प्रवाह को नियंत्रित करता है. ये अभ्यास सूचना भंडारण में भी मदद करते हैं, यह निर्धारित करते हुए कि कर्मचारियों को कौन से दस्तावेज़ रखने या त्यागने चाहिए।
दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया को भी सरल करता है, स्वचालन के माध्यम से कार्यों को सुव्यवस्थित करता है। इसलिए, यह दोहराए जाने वाले मैनुअल कार्यों को नियंत्रित करता है, जिससे काम तेज और अधिक कुशल हो जाता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन किसी भी बड़े संगठन में उपयोगी है जो प्रमाण पत्र और कागजी कार्रवाई को संभालता है। उदाहरण के लिए, अनुवाद कंपनियां लोगों, कंपनियों और कभी-कभी सरकारों के दस्तावेजों को भी संभालती हैं। इसलिए, उन्हें परियोजनाओं को मूल रूप से नेविगेट करने और प्रबंधित करने के लिए एक दस्तावेज़ प्रबंधन मार्गदर्शिका लागू करनी चाहिए।
इसके अलावा, वैश्विक व्यवसायों और कई अनुवादों का उपयोग करने वाले अंतरराष्ट्रीय या बहुराष्ट्रीय निगमों को दस्तावेज़ प्रबंधन की आवश्यकता होती है। उनके अनुवाद विशाल हैं और समय बीतने के साथ समीक्षा और संपादन की आवश्यकता हो सकती है।
8 एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के घटक
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस) में कई घटक होते हैं। इन सभी विशेषताओं का संयोजन दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं की कार्यक्षमता सुनिश्चित करता है।
कार्यात्मक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के आठ प्रमुख घटक यहां दिए गए हैं:
- कैप्चरिंग: यह डिजिटल और मैनुअल डेटा संग्रह के विभिन्न रूपों और सॉफ्टवेयर का उपयोग करके उनके संयोजन पर जोर देता है।
- भंडार: क्लाउड-आधारित सिस्टम जैसे केंद्रीय दस्तावेज़ भंडार का उपयोग करके जानकारी को सुरक्षित रूप से रखना। डेटा की सुरक्षा करना और गोपनीयता बनाए रखना महत्वपूर्ण है।
- नज़र रखना: इस प्रक्रिया में दस्तावेज़ों के विभिन्न संस्करणों को रिकॉर्ड करना और यह नियंत्रित करना शामिल है कि उन तक किसकी पहुँच है।
- अनुक्रमण और स्थान: DMS सर्वर पर फ़ाइलों का पता लगाने और पहचानने के लिए मेटाडेटा टैग का उपयोग करता है, खोज और पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया को सरल बनाता है।
- सहयोग: यह प्रक्रिया टीमों को दस्तावेज़ों पर एक साथ काम करने में सक्षम बनाती है, जिससे निर्बाध कार्यप्रवाह संक्रमण सुनिश्चित होता है।
- एकीकरण: जानकारी को संभालने और अनुवाद प्रक्रियाओं को कुशलतापूर्वक सुव्यवस्थित करने के लिए विभिन्न अनुप्रयोगों को जोड़ना।
- नियामक अनुपालन: एक अच्छा डीएमएस यह सुनिश्चित करता है कि विशिष्ट दर्शकों के लिए सभी दस्तावेज उनके क्षेत्रों के नियामक कानूनों से मेल खाते हैं।
- दस्तावेज़ वितरण और उपयोगकर्ता अनुमतियाँ: यह घटक ऑनलाइन डेटा भेजने, उपयोगकर्ता प्राधिकरण और अभिगम नियंत्रण के लिए सिस्टम पर जोर देता है।
इसलिए, सुनिश्चित करें कि किसी भी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने से पहले ये सुविधाएँ उपलब्ध हैं।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया में अनुवाद का महत्व
अनुवाद एजेंसी में दस्तावेज़ प्रबंधन बहुत महत्वपूर्ण है। सतही स्तर पर, अनुवाद भाषाओं में शब्दों का रूपांतरण है। हालांकि, निर्बाध संचार प्राप्त करने के लिए, अनुवादकों को दस्तावेजों का प्रबंधन भी करना चाहिए।
आइए अनपैक करें कि दस्तावेज़ प्रबंधन अनुवाद को कैसे आगे बढ़ाता है।
अनुवाद में दस्तावेज़ प्रबंधन की भूमिका की खोज
अनुवाद सामग्री में पाठ दस्तावेज़, डिजिटल दस्तावेज़, चित्र और प्रतीक शामिल हैं। अधिकांश ग्राहक दस्तावेजों को कैप्चर करते हैं और उन्हें डिजिटल प्रारूप में अनुवादकों को भेजते हैं। एकीकरण प्रणालियों का उपयोग करते हुए, अनुवादक इन दस्तावेजों को संकलित करते हैं और उन्हें एक भंडार में सुरक्षित रूप से संग्रहीत करते हैं।
इसलिए, अनुवादक सही प्रतिपादन बनाने के लिए दस्तावेज़ों को आसानी से पुनर्प्राप्त कर सकते हैं। वे मेटा टैग का उपयोग करके संपादन के मामले में विभिन्न संस्करण इतिहास भी पा सकते हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक श्रेष्ठ को डेटा प्रवाह और नियंत्रण पहुंच की देखरेख करने की अनुमति देती है।
यह प्रणाली अनुवाद परियोजना प्रबंधक को टीमों के भीतर सूचना परिसंचरण को ट्रैक करने में सक्षम बनाती है जब तक कि यह मालिक तक नहीं पहुंच जाती। जबकि मैन्युअल रूप से मिनट डेटा का प्रबंधन संभव है, बढ़ती मात्रा के साथ रखना मुश्किल हो सकता है। इसलिए, कोई भी आसानी से कागजी कार्रवाई को मिला सकता है, जिससे संरक्षण में गिरावट आ सकती है।
अच्छे मानकों को बनाए रखने के लिए अनुवाद एजेंसी के लिए एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आवश्यक है। हालांकि, गतिविधियों के समन्वय के अलावा, अनुवाद एजेंसियां ग्राहकों के लिए डिजिटल सामग्री को नियंत्रित करने के लिए डीएमएस का भी उपयोग कर सकती हैं।
उदाहरण के लिए, सीमा पार व्यवसायों और संगठनों को स्थानीयकरण सेवाओं की आवश्यकता होती है, उन्हें डेटा कैप्चर करना, संग्रहीत करना और ट्रैक करना चाहिए। स्थानीयकरण और अनुवाद के विस्तार के रूप में, सेवा प्रदाता व्यवसायों को अपने डेटा का प्रबंधन करने में मदद कर सकते हैं।
अनुवाद प्रबंधन प्रणाली के 7 लाभ
लोग इसके फायदे के कारण दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के उपयोग को अपना रहे हैं। तो, यहाँ दस्तावेज़ और अनुवाद प्रबंधन प्रणालियों के सात लाभ हैं:
- यह डेटाबेस सिस्टम और शब्दावलियों के माध्यम से वर्कफ़्लो में सुधार करता है जो अनुवादित वाक्यांशों को संग्रहीत करता है, जिससे त्वरित अनुवाद सेवाएं सक्षम होती हैं।
- दस्तावेज़ प्रबंधन उचित सूचना भंडारण और आसान पुनर्प्राप्ति के माध्यम से सटीक और निर्बाध संचार सुनिश्चित करता है।
- दस्तावेज़ प्रबंधन वर्कफ़्लो को स्वचालित करता है, समय बचाता है, लागत में कटौती करता है और आउटपुट परिणामों को सुधारता है.
- दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ वितरण उपकरणों को एकीकृत करती हैं, जिससे अनुवादकों, संपादकों और परियोजना प्रबंधकों के लिए कहीं भी, कभी भी फ़ाइलों का आदान-प्रदान करना आसान हो जाता है।
- यह प्रक्रिया यह सुनिश्चित करके गुणवत्ता नियंत्रण में सहायता करती है कि अनुवाद विभिन्न देशों में कानूनी और नियामक कानूनों का अनुपालन करते हैं।
- दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली डेटा को एन्क्रिप्ट करती है, जिससे इंटरनेट पर गोपनीय दस्तावेज़ भेजना और प्राप्त करना सुरक्षित हो जाता है।
- डेटा हानि की संभावना कम हो जाती है क्योंकि सिस्टम सभी अनुवाद संस्करणों को संग्रहीत करता है जबकि अनुवादक उन्हें संपादित करते हैं।
इन सभी के साथ, अनुवाद तेज़, सटीक और उच्च मानक हैं। व्यावसायिक अनुवादों के अलावा, आप DMS को तकनीकी गाइड, चिकित्सा रिपोर्ट, वित्तीय दस्तावेज़ और कानूनी अनुवादों पर भी लागू कर सकते हैं। सूची अंतहीन है, इसलिए सभी अनुवाद क्षेत्रों में, दस्तावेजों का प्रबंधन सर्वोपरि है।
दस्तावेज़ प्रबंधन मार्गदर्शिका और अनुवाद रणनीतियाँ उपयोग करने के लिए 3 सर्वोत्तम अभ्यास
यदि आप किसी ऐसे संगठन का नेतृत्व कर रहे हैं जिसके लिए स्थानीयकरण सेवाओं या बड़े पैमाने पर विदेशी अनुवादों की आवश्यकता है, तो दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाओं को प्राप्त करना उचित है। लेकिन उनमें से अधिकांश बनाने के लिए, आपको लागू करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को सीखना चाहिए।
नीचे तीन अभ्यास दिए गए हैं जिन्हें आप दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के साथ लागू कर सकते हैं। खैर, चलो पता करते हैं।
1. स्रोत और लक्ष्य दस्तावेज़ संगठन
अकेले अनुवाद के साथ काम करते समय, ग्राहक सेवा प्रदाताओं से परामर्श करते हैं और उनकी आवश्यकताओं की व्याख्या करते हैं। उद्धरण प्राप्त करने के बाद, वे दस्तावेज़ को अनुवाद, प्रमाणन, स्थानीयकरण या नोटरीकरण के लिए भेजते हैं।
हालाँकि, दस्तावेज़ प्रबंधन सामग्री शेड्यूलिंग कैलेंडर जैसी विभिन्न तकनीकों को लागू करके नियमित कार्यों को मापता है। ठीक से व्यवस्थित स्रोत दस्तावेज़ के बिना अनुवाद गलत होगा।
साथ ही, जब कई स्रोत दस्तावेज़ उपलब्ध होते हैं, तो अनुवादक उन्हें अनुचित तरीके से मिला या अनुवाद कर सकता है। इसलिए, एक ऐसी प्रणाली होना महत्वपूर्ण है जो ग्राहकों से आने वाले डेटा को व्यवस्थित करे। अच्छी तरह से व्यवस्थित दस्तावेज़ त्रुटियों और अशुद्धियों का कोई जोखिम नहीं रखते हैं।
एजेंसी द्वारा उन्हें भेजने से पहले सिस्टम अनुवादित दस्तावेजों की व्यवस्था भी करता है। इसलिए, उचित संगठन फ़ाइलों को ट्रैक करना, पता लगाना, पहचानना, वितरित करना और मिलान करना आसान बनाता है।
2. अनुवाद की निरंतरता बनाए रखें
अनुवाद प्रक्रिया में, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली प्रस्तुतियों में स्वर, शैली और शब्दावली को बनाए रखने में मदद करती है। डीएमएस अनुवादक को स्टाइल गाइड का पालन करने में मदद करता है, जिसमें एक समान उपस्थिति प्राप्त करने के लिए स्वरूपण, डिजाइन और लेआउट शामिल हैं।
साथ ही, शब्दावलियों की उपलब्धता दस्तावेजों के संदर्भ को दोहराना आसान बनाती है, क्योंकि कोई भी उन्हें जल्दी से संदर्भित कर सकता है। इसलिए, सटीक संदर्भ में उपयुक्त शब्दावली का उपयोग करना आसान है।
3. डेटा गोपनीयता और सुरक्षा उपायों को अपनाएं
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली नियामक अनुपालन के एक भाग के रूप में डेटा संरक्षण कानूनों का पालन करती है।
उदाहरण के लिए, अनुवाद एजेंसियां डेटा एन्क्रिप्ट करती हैं और उल्लंघनों को सीमित करने के लिए सुरक्षित प्लेटफार्मों का उपयोग करती हैं।
वे गोपनीयता समझौतों पर भी हस्ताक्षर करते हैं और आवश्यक होने पर अनुपालन कृत्यों का पालन करते हैं। उदाहरण के लिए, चिकित्सा अनुवादों को स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम (HIPAA) का पालन करना चाहिए, जो सूचना सुरक्षा को अनिवार्य करता है।
कैसे प्रौद्योगिकी अनुवाद दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में सहायता करती है
विभिन्न प्रौद्योगिकियां, शक्ति अनुवाद और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। जैसे-जैसे तकनीक आगे बढ़ती है, अनुवाद सहज होता जाता है, और अनुवादित दस्तावेज़ों को प्रबंधित करना आसान और तेज़ होता जाता है।
उदाहरण के लिए, मशीन अनुवाद आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस और प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण प्रणालियों के अनुप्रयोग के लिए स्वीकृति प्राप्त कर रहा है। ये प्रौद्योगिकियां सटीकता में सुधार करके और प्राकृतिक मानव जैसा स्वर प्रदान करके मशीन अनुवाद को परिष्कृत करती हैं।
अनुवादक उनकी समीक्षा करने से पहले भारी नौकरियों के लिए अपने प्रारंभिक ड्राफ्ट प्राप्त करने के लिए मशीन अनुवाद का उपयोग करते हैं। एक अन्य महत्वपूर्ण तकनीक कंप्यूटर-असिस्टेड ट्रांसलेशन (CAT) है। यह तकनीक अनुवाद मेमोरी प्रदान करती है, जो पहले अनुवादित वाक्यांशों, नारों और वाक्यों को संग्रहीत और प्रदान करती है।
कुछ कैट उपकरण भी अनुवाद को खंडित करते हैं, जिससे पठनीयता में सुधार होता है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (ओसीआर) भी अनुवादकों के लिए एक बहुत ही उपयोगी डेटा एंट्री सिस्टम है। ओसीआर सॉफ्टवेयर के साथ, व्यक्ति छवियों या दस्तावेजों को पठनीय पाठ रूप में परिवर्तित कर सकते हैं।
इसलिए, यदि कोई क्लाइंट स्नैप करता है और संशोधन के लिए दस्तावेज़ भेजता है, तो अनुवादक को स्क्रैच से टाइप करने की आवश्यकता नहीं होती है। इसके बजाय, अनुवादक ओसीआर टूल का उपयोग करके छवि को जल्दी से टेक्स्ट प्रारूप में बदल सकता है। इस प्रकार, यह कई भाषाओं में दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है।
प्रौद्योगिकी के लिए धन्यवाद, विभिन्न प्लेटफ़ॉर्म एकीकृत हो सकते हैं, जिससे निर्बाध कार्यप्रवाह हो सकता है। सामग्री प्रबंधन प्रणाली उपयोगकर्ताओं को कई भाषाओं में वेबसाइट सामग्री बनाने, प्रकाशित करने और अपडेट करने की अनुमति देती है।
इसके अतिरिक्त, अनुवाद में दस्तावेज़ प्रबंधन Microsoft Suite, Dropbox और Google कार्यक्षेत्र जैसे उपयोगी कार्यालय टूल के एकीकरण की अनुमति देता है। इस तरह का एकीकरण टीम के सदस्यों के बीच सहयोग को बढ़ावा देता है क्योंकि वे सभी स्थान की परवाह किए बिना आसानी से फाइलों तक पहुंच सकते हैं।
यहां तक कि दस्तावेजों की समीक्षा और संपादन की प्रक्रिया भी अब सरल हो गई है। ऐसे वेब उपकरण हैं जहां पेशेवर त्रुटियों और व्याकरणिक अशुद्धियों के लिए स्कैन करने के लिए अपने दस्तावेज़ अपलोड कर सकते हैं।
कुछ उपकरण शब्दावली के गलत उपयोग की पहचान भी कर सकते हैं। इसलिए, तकनीकी प्रणालियों को लागू करने से लागत में कटौती होती है, कुशल प्रक्रियाओं की ओर जाता है, और गति को बढ़ाता है, जिससे टर्नअराउंड समय में सुधार होता है।
एक दस्तावेज़ और अनुवाद प्रबंधन प्रणाली को लागू करना
एक अनुवाद प्रबंधन प्रणाली स्थिर नहीं है। आप उन घटकों का चयन कर सकते हैं जो आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं। साथ ही, एकीकृत करने के लिए प्लेटफ़ॉर्म या एप्लिकेशन का चुनाव आपकी पसंद पर निर्भर करता है।
इसलिए, अपने दस्तावेज़ और अनुवाद प्रबंधन उपकरणों का चयन और अनुकूलन करना आपकी रणनीति बनाता है। लेकिन रणनीति बनाने से पहले आपको लक्ष्य निर्धारित करने होंगे। आप अपने उद्देश्यों को समझ सकते हैं और इन लक्ष्यों से उन्हें प्राप्त करने के लिए आपको क्या चाहिए।
फिर, आपको उन जरूरतों को पूरा करने में मदद करने के लिए सही उपकरण चुनना होगा। उदाहरण के लिए, एक कंपनी जिसे जानकारी प्रकाशित करने और अद्यतन करने में मदद की आवश्यकता होती है, उसे सामग्री प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता होती है।
चूंकि ऐसी कई प्रणालियाँ मौजूद हैं, इसलिए किसी को सर्वश्रेष्ठ का चयन करना चाहिए। सिस्टम और उपकरणों का सही मिश्रण प्राप्त करने के बाद, परियोजना टीमों को उनका उपयोग करना सीखना चाहिए। इसलिए, प्रशिक्षण और संवेदीकरण सत्र जरूरी हैं; अन्यथा, आउटपुट गुणवत्ता कम रहेगी।
जब कर्मचारी प्रौद्योगिकी का लाभ उठाना सीखते हैं, तो वे मौजूदा रणनीति को विकसित करने और सुधारने के तरीकों पर मंथन कर सकते हैं। यह निश्चित रूप से सभी क्षेत्रों में नियमित और प्रमाणित अनुवादों में बेहतर परिणाम देगा।
इसलिए, सही तकनीक तक पहुँचने से परे, दस्तावेज़ अनुवाद के माध्यम से वैश्विक संचार को बढ़ाने के लिए इसका ठीक से उपयोग करना चाहिए। इसलिए, विचार करें कि यह अनुवाद कंपनी को काम पर रखने से पहले दस्तावेज़ प्रबंधन मार्गदर्शिका और अनुवाद रणनीतियों का उपयोग कैसे करता है।
ऐसा करना आपके सर्वोत्तम हित में है क्योंकि यह आपको मिलने वाले अनुवाद की गुणवत्ता का आश्वासन देगा। आपको आश्चर्य हो सकता है कि क्या एक एजेंसी सही अनुवाद, प्रमाणन, नोटरीकरण, स्थानीयकरण और सामग्री प्रबंधन प्रदान कर सकती है। यह संभव है क्योंकि रैपिड ट्रांसलेट में हम यही करते हैं।
हमारी अनुवाद प्रबंधन प्रणाली बेहतरीन दस्तावेज़ प्रबंधन टूल को जोड़ती है। इसके अलावा, हमारे अनुवाद पेशेवरों के पास सर्वोत्तम अनुवाद प्रदान करने के लिए तकनीकी संसाधनों का लाभ उठाने का कौशल और अनुभव है।
