Les deux principales méthodes de vérification des documents publics et des registres d'état civil sont l'apostille et la notarisation. Bien que ces deux services aient des objectifs similaires, il existe des différences essentielles entre les processus de notarisation et d'apostille. Par conséquent, les gens posent des tonnes de questions sur les services d'apostille et de notarisation. Ces questions portent sur l'utilisation des deux services, leur importance, leurs similitudes, leurs différences et le moment où il convient de les utiliser. Lisez cet article de blog si vous êtes également curieux de découvrir les réponses. Nous vous apprendrons tout ce que vous devez savoir sur le notaire et l'apostille.
Table des matières
Qu'est-ce qu'une apostille ou un notaire ?
Apostille et notaire sont deux termes qui désignent des processus distincts d'authentification et de vérification de documents avant leur utilisation officielle. L'apostille et le notaire ont un objectif similaire : prouver la crédibilité d'un document. Par conséquent, la plupart des personnes ayant une connaissance superficielle de ces termes éprouvent des difficultés à identifier chaque processus.
Pour y parvenir, vous devez comprendre ces deux termes en profondeur. Une apostille est un certificat qui vérifie l'origine et l'originalité de documents destinés à être utilisés dans des pays étrangers. Vous n'avez pas besoin d'une apostille pour tous les pays étrangers, mais seulement pour ceux qui sont parties à la Convention de La Haye de 1961 sur l'apostille.
La Convention de La Haye est un traité international conclu entre 91 pays qui fixe les modalités de vérification des documents officiels. Ce processus influence la légalisation et l'acceptation des documents étrangers dans les pays membres.
Les délais de traitement des apostilles dépendent de l'organisme émetteur. Il peut s'agir de quelques heures, de quelques jours ouvrables ou de quelques semaines. De même, le délai de notarisation varie. Selon l'urgence de votre travail, vous pouvez opter pour un service de notariat rapide ou délibérer avec le notaire.
Un notaire est un officier public nommé par le gouvernement qui vérifie les identités, confirme l'authenticité des documents et prévient la fraude. La notarisation joue le même rôle que l'apostille dans les pays qui n'adhèrent pas au traité de La Haye. Toutefois, les notaires ne peuvent travailler que dans leur juridiction.
Ils peuvent interroger les signataires pour confirmer leur identité et les observer pendant qu'ils signent des contrats, des déclarations sous serment et des documents importants. Ils ajoutent ensuite un cachet, une signature et un sceau pour vérifier les documents. Les documents notariés sont souvent utilisés à l'intérieur d'un même pays.
Comprendre le format d'un document notarié et apostillé
La notarisation et l'apostille suivent des formats différents. Vous pouvez vous demander comment les fonctionnaires ou les autorités qui délivrent ces authentifiants aux États-Unis et dans les pays étrangers s'y prennent. Une notarisation standard contient un bloc notarial, une section qui indique les coordonnées du notaire.
Parfois, la date d'expiration de la commission du notaire figure également dans cette section. En outre, il y a un bref accusé de réception et une confirmation de la vérification. La date de l'acte notarié et la signature du notaire y figurent également. Il convient de noter que certaines notarisations sont une reconnaissance, un jurat ou un témoignage de signature.
Le format d'une apostille peut varier en fonction du pays d'émission. Toutefois, elle est généralement délivrée sous la forme d'un certificat sur une feuille de papier différente des documents officiels.
Le format standard d'une apostille commence par l'en-tête, qui est le mot "apostille". L'information suivante est le nom du pays émettant l'apostille. Chaque apostille possède une séquence unique de codes, appelée numéro de série, qui la différencie de toutes les autres.
Après les codes vient la date d'émission, qui est écrite dans le format de l'émetteur. Le document contient également le nom du signataire et sa fonction officielle.
Le certificat indique également le nom de l'autorité émettrice et décrit le document que l'apostille authentifie. Enfin, il comporte le sceau public, la signature et les coordonnées de l'autorité émettrice. Notez que si vous traduisez une apostille, le format restera inchangé.
Différences entre le notaire et l'apostille
Les services d'apostille et de notaire sont des solutions linguistiques pour les documents étrangers. Bien que les deux services soient des solutions linguistiques, ils diffèrent à plusieurs égards. L'une des principales différences réside dans la nature des solutions offertes par les deux services.
Une apostille vérifie l'origine d'un document et confirme sa légalité. En revanche, un notaire authentifie un document en confirmant que ses signatures sont correctes. Un notaire public empêche cela en servant de témoin impartial à la signature des documents.
Outre le fait d'être témoin de l'acte, le notaire confirme d'abord l'identité des signataires en analysant leur carte d'identité. Le notaire confirme que les signataires comprennent le contenu du document et qu'ils signent volontairement et non sous la contrainte.
Une autre différence entre les services d'apostille et de notarisation est leur champ d'application. Une apostille convient mieux à la validation internationale, car elle est généralement destinée aux pays membres de la Convention de La Haye sur l'apostille. Bien qu'un document notarié puisse également servir à des fins internationales, il est préférable de l'utiliser pour des procédures de vérification locales.
La notarisation ne prouve pas directement la légalité. Néanmoins, les gens l'utilisent pour les documents juridiques, les déclarations sous serment et les contrats entre individus et entités. En revanche, l'apostille couvre les documents publics délivrés par des organisations gouvernementales. Les actes de décès, de mariage et de naissance en sont des exemples.
Une autre différence réside dans le format des deux solutions linguistiques. Une apostille est généralement un certificat séparé du document. Elle est similaire à une traduction certifiée qui comporte une déclaration de certification séparée.
En revanche, la notarisation ne nécessite pas de document séparé. Le notaire signe donc le document original pour le valider et y appose un sceau ou un cachet.
Quand utiliser une apostille ou un notaire public ?
Vous vous demandez peut-être quand utiliser une apostille et quand opter pour un notaire. Pour répondre à cette question, vous devez comprendre l'objectif de ces deux services. D'une part, l'apostille confirme l'origine, la légalité et la validité d'un document.
Elle atteste que l'autorité compétente délivre un acte public et indique la durée de validité de l'acte. Une apostille est utile dans les transactions internationales à l'étranger. Vous pouvez donc obtenir une apostille pour un acte public délivré par un gouvernement.
Vous trouverez ci-dessous quatre catégories de documents nécessitant une apostille pour un usage international :
- Les documents relatifs aux visas et à l'immigration, y compris les traductions des passeports, les certificats médicaux, les preuves de revenus et les déclarations sous serment de soutien.
- Les documents juridiques internationaux comprennent les décisions de justice, les divorces, les actes de mariage, les testaments et les successions, les documents d'adoption et les documents immobiliers.
- Documents relatifs aux transactions commerciales avec l'étranger, tels que les statuts, les licences d'exploitation, les brevets et les documents relatifs aux marques.
- Les documents relatifs aux programmes d'études à l'étranger comprennent les relevés de notes, les lettres d'acceptation, les résultats des compétences linguistiques, les diplômes originaux et les accords d'études.
D'autre part, la notarisation confirme les identités et vérifie les signatures pour contrer les actes frauduleux. Elle est donc nécessaire pour tout document impliquant des signataires.
La notarisation des documents crée la confiance et prouve la conformité industrielle et juridique. Par conséquent, les individus peuvent soumettre des copies notariées de documents à des agences et des institutions au niveau national et international.
Vous trouverez ci-dessous des exemples pratiques de documents que vous pouvez faire authentifier par un notaire :
- Déclaration de patrimoine, de revenus, de garde d'enfants, etc.
- Affidavit de résidence, de citoyenneté, etc.
- Documents de changement de nom.
- Certificats de mariage, de divorce, de naissance et de décès.
Notez que l'obtention d'une apostille ou d'une notarisation dépend de l'endroit où vous utiliserez le document. Si vous l'utilisez à l'étranger, il est préférable d'obtenir une apostille. En revanche, s'il est destiné à un usage local, vous pouvez opter pour la notarisation.
Utilisez Rapid Translate pour notariser vos documents et les préparer à l'apostille
Cet article traite de la définition d'une apostille et d'un notaire, de leur importance, de leurs différences et du moment où il convient de les utiliser. Toutefois, nous ne vous avons pas indiqué où obtenir ces services pour vos documents.
Si vous cherchez où obtenir des solutions linguistiques, le choix le plus fiable est de faire appel à une agence de traduction. Bien que vous puissiez faire appel à n'importe quelle agence, nous sommes sûrs que vous apprécierez Rapid Translate.
Nous proposons les meilleurs experts linguistiques, des services de qualité supérieure et des tarifs abordables. Notre personnel se compose de traducteurs ayant différentes spécialisations et de notaires de différentes juridictions.
En ce qui concerne la question de l'apostille par rapport au notaire, nous sommes une entité non gouvernementale et n'avons pas le droit d'apostiller des documents. Cependant, nous pouvons préparer votre document par le biais d'une traduction, d'une certification ou d'une notarisation.
Nous vous aiderons également à trouver les autorités compétentes pour apostiller vos documents. Essayez Rapid Translate et profitez des services linguistiques les plus fiables partout et à tout moment!
FAQ
Si vous n'arrivez toujours pas à choisir entre une apostille et un notaire, les réponses aux questions ci-dessous peuvent vous aider.
Qui peut délivrer une apostille aux États-Unis ?
Le département d'État ou le secrétaire d'État peut apostiller les documents d'état civil aux États-Unis. Dans certains cas, les ambassades américaines ou les consulats étrangers peuvent apostiller des documents pour que les personnes puissent les utiliser dans le pays d'accueil.
Quel est l'objectif de l'apostille ?
L'objectif premier d'une apostille est d'authentifier un document. Ce processus convainc les pays membres de la Convention de La Haye de 1961 de l'originalité d'un document. Par conséquent, une apostille confirme qu'un document est réel et qu'il n'a pas été fabriqué.
Un notaire peut-il apostiller un document ?
Les notaires publics ne peuvent pas apostiller un document car cela ne fait pas partie de leurs fonctions. Un notaire ne peut que procéder à l'authentification en apposant son cachet et sa signature sur un document. Il s'agit parfois d'une étape préliminaire à l'obtention d'une apostille, mais ce n'est pas toujours nécessaire.
