La traduction est un processus étendu qui se présente sous différentes formes, telles que la localisation et la transcription. Cependant, un élément commun à tous les processus de traduction est l'échange de documents. C'est pourquoi les entreprises et les particuliers doivent disposer d'un guide de gestion des documents et de stratégies de traduction.
Une bonne gestion des documents permet d'assurer le bon déroulement des projets de traduction. Les agences de traduction doivent donc mettre en place une gestion documentaire pour organiser leurs activités. Ce processus est également important pour les entreprises qui souhaitent obtenir des traductions en masse.
Heureusement, vous pouvez tout savoir sur les systèmes de gestion des traductions ici !
Table des matières
Comprendre la gestion des documents
De nombreuses personnes entendent le terme de gestion documentaire sans le comprendre pleinement, ce qui les amène à se poser diverses questions sur son fonctionnement. C'est pourquoi ce segment aborde le concept en profondeur.
Qu'est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire permet de contrôler le flux d'informations au sein d'une organisation. Ces pratiques contribuent également au stockage de l'information, en déterminant les documents que le personnel doit conserver ou jeter.
La gestion documentaire simplifie également le processus de recherche de documents, en rationalisant les tâches grâce à l'automatisation. Elle élimine donc les actions manuelles répétitives, ce qui rend le travail plus rapide et plus efficace.
La gestion des documents est utile dans toute grande organisation qui gère des certificats et de la paperasserie. Les sociétés de traduction, par exemple, traitent des documents de personnes, d'entreprises et parfois même de gouvernements. Elles doivent donc appliquer un guide de gestion des documents pour naviguer et gérer les projets de manière transparente.
De même, les entreprises internationales et les sociétés transnationales ou multinationales qui utilisent des traductions multiples ont besoin d'une gestion des documents. Leurs traductions sont volumineuses et peuvent nécessiter des révisions et des modifications au fil du temps.
8 Composantes d'un système de gestion documentaire
Un système de gestion documentaire (SGD) se compose de plusieurs éléments. La combinaison de toutes ces caractéristiques garantit la fonctionnalité des procédures de gestion des documents.
Voici les huit principaux éléments d'un système de gestion documentaire fonctionnel :
- La capture : Elle comprend les différentes formes de collecte de données numériques et manuelles et leur combinaison à l'aide d'un logiciel.
- Stockage : Conserver les informations en toute sécurité à l'aide d'un dépôt central de documents, comme les systèmes basés sur l'informatique en nuage. Il est important de protéger les données et de maintenir la confidentialité.
- Le suivi : Ce processus consiste à enregistrer les différentes versions des documents et à contrôler qui y a accès.
- Indexation et localisation : DMS utilise des balises de métadonnées pour localiser et identifier les fichiers sur les serveurs, ce qui simplifie le processus de recherche et d'extraction.
- Collaboration : Ce processus permet aux équipes de travailler simultanément sur les documents, assurant ainsi une transition fluide du flux de travail.
- Intégration : Relier différentes applications pour traiter les informations et rationaliser les processus de traduction de manière efficace.
- Conformité réglementaire : Un bon SGD garantit que tous les documents destinés à des publics spécifiques sont conformes aux lois réglementaires de leur région.
- Distribution des documents et autorisations des utilisateurs : Cette composante comprend les systèmes d'envoi de données en ligne, d'autorisation des utilisateurs et de contrôle d'accès.
Il convient donc de s'assurer que ces fonctionnalités sont disponibles avant d'utiliser un système de gestion documentaire.
Importance de la traduction dans le processus de gestion documentaire
La gestion des documents est très importante pour les agences de traduction. À première vue, la traduction est la conversion de mots en langues. Toutefois, pour assurer une communication sans faille, les traducteurs doivent également gérer les documents.
Voyons comment la gestion documentaire fait progresser la traduction.
Explorer le rôle de la gestion documentaire dans la traduction
Les documents à traduire comprennent les textes, les documents numériques, les images et les symboles. La plupart des clients saisissent les documents et les envoient aux traducteurs sous forme numérique. À l'aide de systèmes d'intégration, les traducteurs compilent ces documents et les stockent en toute sécurité dans un référentiel.
Les traducteurs peuvent ainsi facilement récupérer des documents pour créer des rendus parfaits. Ils peuvent également trouver l'historique des différentes versions en cas de modifications à l'aide des balises méta. Le système de gestion des documents permet à un supérieur de superviser le flux de données et d'en contrôler l'accès.
Ce système permet également au gestionnaire du projet de traduction de suivre la circulation de l'information au sein des équipes jusqu'à ce qu'elle parvienne au propriétaire. S'il est possible de gérer manuellement des données infimes, il peut s'avérer difficile d'en suivre l'évolution. Il est donc facile de mélanger les tâches administratives, ce qui entraîne une baisse de la fréquentation.
Un système de gestion des documents est nécessaire pour qu'une agence de traduction puisse maintenir de bonnes normes. Toutefois, outre la coordination des activités, les agences de traduction peuvent également utiliser les SGD pour contrôler le contenu numérique destiné aux clients.
Par exemple, les entreprises et organisations transfrontalières qui ont besoin de services de localisation doivent saisir, stocker et suivre les données. Dans le prolongement de la localisation et de la traduction, les prestataires de services peuvent aider les entreprises à gérer leurs données.
7 avantages d'un système de gestion de la traduction
Les systèmes de gestion documentaire sont de plus en plus utilisés en raison des avantages qu'ils offrent. Voici donc sept avantages des systèmes de gestion des documents et des traductions :
- Il améliore le flux de travail grâce à des systèmes de base de données et à des glossaires qui stockent les phrases traduites, ce qui permet d'offrir des services de traduction rapide.
- La gestion des documents garantit une communication précise et transparente grâce à un stockage adéquat des informations et à leur récupération aisée.
- La gestion des documents automatise le flux de travail, permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d'améliorer les résultats.
- Les systèmes de gestion de documents intègrent des outils de distribution, ce qui permet aux traducteurs, aux éditeurs et aux chefs de projet d'échanger facilement des fichiers, où qu'ils soient et à tout moment.
- Ce processus facilite le contrôle de la qualité en garantissant que les traductions sont conformes aux lois et réglementations en vigueur dans les différents pays.
- Les systèmes de gestion des documents cryptent les données, ce qui sécurise l'envoi et la réception de documents confidentiels sur l'internet.
- Le risque de perte de données est réduit car le système stocke toutes les versions de la traduction pendant que les traducteurs les éditent.
Grâce à tous ces éléments, les traductions sont rapides, précises et hautement standardisées. Outre les traductions commerciales, vous pouvez également appliquer la GED aux guides techniques, aux rapports médicaux, aux documents financiers et aux traductions juridiques. La liste est infinie. Dans tous les domaines de la traduction, la gestion des documents est donc primordiale.
3 bonnes pratiques pour l'utilisation d'un guide de gestion documentaire et de stratégies de traduction
Si vous êtes à la tête d'une organisation qui a besoin de services de localisation ou de traductions étrangères en masse, il est conseillé d'acquérir des services de gestion de documents. Mais pour en tirer le meilleur parti, vous devez connaître les meilleures pratiques à appliquer.
Voici trois pratiques que vous pouvez appliquer avec un système de gestion documentaire. Voyons ce qu'il en est.
1. Organisation des documents source et cible
Lorsqu'il s'agit uniquement de traduction, les clients consultent les prestataires de services et expliquent leurs besoins. Après avoir obtenu un devis, il envoie le document à traduire, à certifier, à localiser ou à notarier.
Cependant, la gestion documentaire permet d'échelonner les actions régulières en mettant en œuvre diverses technologies telles que les calendriers de planification du contenu. Une traduction sera imprécise si le document source n'est pas correctement organisé.
De plus, lorsque plusieurs documents sources sont disponibles, le traducteur peut les mélanger ou les traduire de manière incorrecte. Il est donc important de disposer d'un système qui organise les données provenant des clients. Des documents bien organisés présentent peu ou pas de risques d'erreurs et d'imprécisions.
Le système organise également les documents traduits avant que l'agence ne les envoie. Une bonne organisation facilite donc le suivi, la localisation, l'identification, la distribution et le regroupement des dossiers.
2. Maintenir la cohérence de la traduction
Dans le processus de traduction, le système de gestion des documents aide à maintenir le ton, le style et le vocabulaire dans les traductions. Le SGD aide le traducteur à respecter les guides de style, qui comprennent le formatage, la conception et la mise en page, afin d'obtenir une apparence uniforme.
De plus, la disponibilité de glossaires facilite la reproduction du contexte des documents, car on peut s'y référer rapidement. Il est donc facile d'utiliser la terminologie appropriée dans un contexte précis.
3. Adopter des mesures de confidentialité et de sécurité des données
Les systèmes de gestion des documents respectent les lois sur la protection des données dans le cadre de la conformité réglementaire.
Par exemple, les agences de traduction cryptent les données et utilisent des plateformes sécurisées pour limiter les violations.
Ils signent également des accords de confidentialité et respectent les lois de conformité si nécessaire. Par exemple, les traductions médicales doivent se conformer à la loi HIPAA ( Health Insurance Portability and Accountability Act ), qui impose la sécurité des informations.
La technologie au service des systèmes de gestion des documents de traduction
Diverses technologies alimentent les systèmes de traduction et de gestion des documents. Au fur et à mesure que la technologie progresse, la traduction devient transparente et la gestion des documents traduits devient plus facile et plus rapide.
Par exemple, la traduction automatique est de plus en plus acceptée grâce à l'application de systèmes d'intelligence artificielle et de traitement du langage naturel. Ces technologies affinent les traductions automatiques en améliorant leur précision et en leur donnant un ton naturel et humain.
Les traducteurs utilisent la traduction automatique pour obtenir leurs premières ébauches de travaux volumineux avant de les réviser. La traduction assistée par ordinateur (TAO) est une autre technologie importante. Cette technologie fournit une mémoire de traduction, qui stocke et fournit des expressions, des slogans et des phrases déjà traduits.
Certains outils de TAO segmentent également les traductions, améliorant ainsi leur lisibilité. La reconnaissance optique de caractères (OCR) est également un système de saisie de données très utile pour les traducteurs. Les logiciels de ROC permettent de convertir des images ou des documents en texte lisible.
Ainsi, si un client prend une photo et envoie un document à modifier, le traducteur n'a pas besoin de taper à partir de zéro. Au lieu de cela, il peut rapidement convertir l'image en format texte à l'aide d'un outil de reconnaissance optique de caractères (OCR). Il s'agit donc d'un moyen simple de numériser des documents dans plusieurs langues.
Grâce à la technologie, différentes plateformes peuvent s'intégrer, ce qui permet des flux de travail continus. Les systèmes de gestion de contenu permettent aux utilisateurs de créer, de publier et de mettre à jour le contenu d'un site web dans plusieurs langues.
En outre, la gestion des documents en traduction permet l'intégration d'outils bureautiques utiles tels que Microsoft Suite, Dropbox et Google Workspace. Cette intégration favorise la collaboration entre les membres de l'équipe, qui peuvent tous accéder facilement aux fichiers, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
Même le processus de révision et d'édition des documents est désormais simplifié. Il existe des outils web qui permettent aux professionnels de télécharger leurs documents afin de les analyser pour y déceler des erreurs et des imprécisions grammaticales.
Certains outils peuvent même identifier l'utilisation erronée de terminologies. Ainsi, la mise en œuvre de systèmes technologiques permet de réduire les coûts, d'améliorer l'efficacité des processus et d'accroître la rapidité, améliorant ainsi les délais d'exécution.
Mise en œuvre d'un système de gestion des documents et des traductions
Un système de gestion des traductions n'est pas statique. Vous pouvez sélectionner les composants les plus importants pour vous. Le choix des plates-formes ou des applications à intégrer dépend également de vos préférences.
La sélection et la personnalisation de vos outils de gestion des documents et des traductions constituent donc votre stratégie. Mais avant de formuler une stratégie, vous devez vous fixer des objectifs. C'est à partir de ces objectifs que vous pouvez déchiffrer vos objectifs et ce dont vous avez besoin pour les atteindre.
Ensuite, vous devez choisir les bons outils pour répondre à ces besoins. Par exemple, une entreprise qui a besoin d'aide pour publier et mettre à jour des informations a besoin d'un système de gestion de contenu.
Comme il existe plusieurs systèmes de ce type, il faut choisir le meilleur. Après avoir obtenu la bonne combinaison de systèmes et d'outils, les équipes de projet doivent apprendre à les utiliser. Les sessions de formation et de sensibilisation sont donc indispensables, faute de quoi la qualité des résultats restera médiocre.
Lorsque le personnel apprend à tirer parti de la technologie, il peut réfléchir à des moyens de développer et d'améliorer la stratégie existante. Il en résultera certainement de meilleurs résultats pour les traductions régulières et certifiées dans tous les domaines.
Ainsi, au-delà de l'accès à la bonne technologie, il faut l'utiliser correctement pour améliorer la communication mondiale par le biais de la traduction de documents. Avant de faire appel à une société de traduction, il convient donc d'examiner la manière dont elle utilise le guide de gestion des documents et les stratégies de traduction.
C'est dans votre intérêt, car cela vous garantira la qualité de la traduction que vous obtiendrez. Vous vous demandez peut-être si une seule agence peut fournir une traduction parfaite, une certification, une notarisation, une localisation et une gestion de contenu. C'est possible car c'est ce que nous faisons à Rapid Translate.
Notre système de gestion des traductions combine les meilleurs outils de gestion des documents. En outre, nos professionnels de la traduction possèdent les compétences et l'expérience nécessaires pour tirer parti des ressources technologiques afin de fournir les meilleures traductions.
