La traduction de documents est indispensable pour les personnes qui voyagent à l'étranger ou qui envoient des demandes d'emploi, d'études ou autres. Vous vous demandez peut-être de quelle version vous avez besoin, car il en existe plusieurs, notamment la traduction standard, la traduction certifiée et la traduction notariée. Tout dépend de la nature du document et de son utilisation.
Les documents officiels ou administratifs nécessitent généralement une traduction notariée. Toutefois, d'autres organismes peuvent l'exiger expressément. La traduction notariée est souvent confondue avec les documents certifiés, bien qu'il s'agisse de deux choses différentes. Quelles sont donc les différences et comment obtenir une traduction notariée ? Cet article répond à ces questions et à bien d'autres encore.
Table des matières
Analyse de la notarisation et de la certification des documents
Une traduction notariée est une traduction portant la signature d'un notaire qui confirme les qualifications du traducteur. La plupart des gens pensent à tort que les traductions notariées et certifiées sont identiques. Or, ce n'est pas le cas.
La différence essentielle entre les deux est que les traductions certifiées comportent des déclarations signées qui garantissent leur qualité et les qualifications du traducteur. L'objectif de la certification est de prouver l'exactitude d'une traduction. Les traducteurs certifiés et non certifiés peuvent tous deux délivrer des certifications.
Les traductions notariées portent la signature d'un notaire en guise d'approbation légale. Par conséquent, les certificats ou documents notariés doivent passer par deux processus. Le premier consiste en une restitution écrite du texte d'une langue source vers une langue cible par un traducteur professionnel.
Certains emplois exigent un traducteur assermenté, mais ce n'est pas toujours obligatoire. Tout traducteur peut présenter ses traductions à un notaire pour signature. Mais avant, le traducteur doit prêter serment et signer une déclaration sous serment. Cette procédure atteste de l'exactitude de la traduction, car le notaire peut ne pas comprendre la paire de langues.
La notarisation est donc un niveau supérieur de validité des documents qui confirme les signatures et les signataires dans le cadre de la prévention de la fraude.
Qui est un notaire public ?
Un notaire public est une personne désignée par le gouvernement pour examiner et approuver la légalité des documents. Aux États-Unis, c'est le bureau du secrétaire d'État qui est chargé de nommer les notaires.
Le notaire est un témoin impartial qui confirme l'authenticité de l'identité du traducteur afin de lutter contre la fraude. Le notaire a pour mission de débusquer toute personne qui appose une fausse signature sur un document traduit. Outre la vérification de l'authenticité des signataires, le notaire s'assure que la signature n'est pas le fruit d'une contrainte.
Un notaire public peut être un avocat ou une personne ayant de l'expérience dans le secteur juridique. Des personnes extérieures au secteur juridique, telles que des agents administratifs ou des fonctionnaires, peuvent être notaires.
Comment devenir notaire
Les notaires veillent à la traduction des documents juridiques, entre autres, et s'assurent que les signataires comprennent le contenu du document. Devenir notaire peut être une étape préliminaire pour développer votre carrière ou enrichir votre curriculum vitae.
Par conséquent, si vous souhaitez devenir notaire, vous devez suivre une procédure en bonne et due forme. Tout d'abord, vous devez vous renseigner sur les exigences de votre État, qui varient d'un bout à l'autre des États-Unis. Ensuite, vous devez obtenir, remplir et soumettre un formulaire de demande après avoir payé des frais.
En fonction de votre État, vous devrez peut-être suivre une formation physique ou en ligne et passer un examen. Il se peut également que vous deviez procéder à une lecture biométrique de vos empreintes digitales et fournir des informations en vue d'une vérification de vos antécédents. Une fois que vous aurez réussi la procédure ci-dessus, l'État vous remettra votre certificat de commission/certificat de notaire dans un délai de six semaines.
Si une prestation de serment correspond aux critères de votre État, vous devez suivre la procédure, déposer votre certificat et enregistrer votre signature. Si vous ne le faites pas, vous vous exposez à une révolution de votre certificat de commission. Mais si vous respectez les règles, vous pouvez acheter les outils nécessaires pour notarier des documents traduits.
6 Caractéristiques d'une traduction de document notarié
Vous vous demandez peut-être ce qui caractérise une traduction notariée. S'agit-il simplement de la signature du notaire ou y a-t-il plus que cela ? Les documents notariés présentent certaines caractéristiques qui les distinguent des autres. Ces caractéristiques affirment de manière concordante la légalité de la traduction.
Vous trouverez ci-dessous les caractéristiques d'une traduction notariée :
- Un cachet ou un sceau officiel du notaire.
- La signature du notaire.
- Date de l'acte notarié.
- Les détails du certificat de commission du notaire.
- Données d'identification du signataire.
- Un jurat ou une reconnaissance
Le cachet du notaire contient son nom ainsi que d'autres informations qui doivent figurer dans la traduction. La signature du notaire se trouve généralement à proximité du sceau. Toutefois, le notaire doit vérifier l'identité du traducteur avant de signer. Le notaire inscrit ensuite la date de l'événement sur la traduction.
Parfois, un document notarié peut inclure le numéro de commission du notaire, la juridiction et la date d'expiration du certificat. Un autre élément d'information important dans une traduction notariée précise est l'identité officielle du signataire. Par conséquent, si vous souhaitez confirmer qu'un document est réellement notarié, vérifiez ces caractéristiques. Si c'est le cas, c'est qu'il s'agit bien d'un document notarié !
Quand obtenir une traduction notariée ?
Une traduction notariée n'est pas toujours nécessaire. Parfois, une traduction standard, certifiée ou légale est acceptable, selon l'institution. Mais en général, les organismes gouvernementaux, les tribunaux et les institutions financières et éducatives exigent des traductions notariées pour les certificats et documents officiels.
Vous devrez peut-être authentifier des documents traduits tels que des relevés de notes, des diplômes, des actes de mariage et de naissance. D'autres documents originaux doivent être notariés, notamment les traductions de visas et de passeports américains, les curriculum vitae, les contrats de travail et les documents administratifs.
Les services notariaux peuvent également authentifier les demandes d'emploi à l'étranger. La notarisation confère une crédibilité supplémentaire aux documents et facilite leur acceptation, tout en leur conférant une touche d'élégance. Toutefois, vous devez vérifier auprès du destinataire si la notarisation est nécessaire pour votre candidature.
La notarisation peut s'avérer insuffisante lorsque vous soumettez vos demandes ou certificats à un pays autre que les États-Unis. En particulier, les pays qui ont participé au traité de la Convention de La Haye.
Vous aurez donc besoin d'une apostille de l'office chargé de mandater le notaire. Ne vous inquiétez pas, les critères d'obtention d'une apostille ne sont pas difficiles à remplir. Ainsi, avec une apostille, vos documents bénéficieront d'une reconnaissance internationale.
Comment notariser un document traduit
Pour authentifier des documents traduits, le traducteur doit rencontrer un notaire. Même si le traducteur est un notaire, il est impossible d'exercer les deux fonctions en même temps. Il devra donc choisir un rôle et laisser l'autre de côté.
Ainsi, après qu'un traducteur professionnel a rendu un document dans la langue cible, la personne doit contacter un notaire. L'étape suivante consiste à convenir d'un rendez-vous pour la notarisation.
Le traducteur doit présenter les documents originaux et traduits le jour prévu. Si le notaire comprend les deux langues, il comparera les documents pour en vérifier l'exactitude. S'il ne trouve rien à redire, le notaire peut vérifier l'identité du traducteur à l'aide d'un moyen d'identification formel.
Le traducteur et les autres signataires (le cas échéant) peuvent signer le document devant le notaire public. Le notaire public peut alors guider les signataires en leur faisant prêter serment ou en signant le jurat d'un affidavit si nécessaire.
Le notaire peut apposer un cachet officiel sur le document après s'être assuré que la signature n'a pas été effectuée sous la contrainte, sans fraude ni escroquerie. Après avoir apposé son cachet, le notaire signe les documents originaux et traduits, indique la date et ajoute toutes les informations nécessaires au certificat de commission.
Pour la tenue des dossiers, le notaire peut rédiger une description du processus physique d'authentification ainsi que des détails importants.
Enfin, le notaire renvoie les documents au traducteur. Ce dernier examine alors les méthodes de livraison et choisit le meilleur moyen d'envoyer les documents à leur propriétaire. Voilà comment notariser un document traduit.
Puis-je traduire et notarier un document en ligne ?
Oui, vous pouvez traduire et notarier des documents en ligne. Mais cela dépend de votre juridiction. Les lois sur la notarisation varient d'un État à l'autre. Ainsi, si certains États autorisent l'authentification en ligne, d'autres privilégient les services physiques.
Voici deux conseils pour réaliser une traduction et une notarisation en ligne.
1. Confirmez la législation de votre État et trouvez un traducteur et un notaire
Commencez par vous renseigner sur les lois relatives à la notarisation dans votre juridiction. Si l'État autorise cet acte, vous pouvez rechercher un traducteur et un notaire en ligne. Il est possible de les contacter par l'intermédiaire de sites web indépendants, mais les agences de traduction en ligne sont plus performantes en termes d'assurance qualité.
Les agences proposent également des services parapluie, ce qui vous permet de faire appel à la fois à un traducteur et à un notaire. Quel que soit votre choix, vérifiez leur réputation, leur crédibilité et la qualité de leurs services.
Une fois la traduction terminée, le traducteur peut être amené à créer un compte avec ses informations personnelles ou ses documents d'identité. Il peut ensuite scanner, télécharger ou envoyer le document par courrier électronique. Mais d'abord, le traducteur doit vérifier la traduction pour s'assurer qu'elle répond à toutes les exigences.
2. Demandez à votre traducteur de rencontrer le notaire et de finaliser le travail
L'étape suivante consiste à organiser un entretien vidéo au cours duquel le notaire vérifiera à nouveau l'identité du traducteur. Le notaire peut poser des questions ou demander à voir certains certificats. Après la phase de vérification, le traducteur peut procéder à la signature.
Enfin, le notaire appose son cachet, sa signature et toutes les autres exigences par voie électronique. Le notaire public envoie alors le document notarié au traducteur et enregistre la réunion sous forme numérique ou dans un journal.
Maintenant que vous avez appris comment traduire et notarier un document en ligne, vous devez savoir que les procédures des agences diffèrent. Mais en général, la procédure décrite est celle à laquelle vous devez vous attendre.
Ainsi, si vous souhaitez une notarisation en ligne, vous pouvez essayer RapidTranslate, l'une des meilleures agences en ligne. RapidTranslate engage des traducteurs qualifiés de toutes les juridictions et peut vous mettre en contact avec des notaires dignes de confiance.
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