La traducción de documentos es muy necesaria para quienes viajan al extranjero o envían solicitudes de trabajo, estudios u otros fines. Tal vez se pregunte qué versión necesita, ya que existen diferentes versiones, como la traducción de documentos estándar, certificada y notariada. Depende de la naturaleza del documento y de su uso.
Los documentos oficiales o administrativos suelen requerir una traducción notarial. Sin embargo, otros organismos pueden solicitarla específicamente. Suele confundirse con los documentos certificados, aunque ambos son diferentes. Entonces, ¿cuáles son las diferencias y cómo se puede obtener una certificación notarial? Este artículo responde a éstas y otras preguntas.
Índice
Análisis de la certificación notarial de documentos
Una traducción notarial es una traducción con la firma de un notario que confirma la cualificación del traductor. La mayoría de la gente asume erróneamente que las traducciones notariales y certificadas son lo mismo. Sin embargo, no lo son.
La diferencia fundamental entre ambas es que las traducciones juradas cuentan con declaraciones firmadas que garantizan su calidad y la cualificación del traductor. La finalidad de la certificación es demostrar la exactitud de una traducción. Tanto los traductores jurados como los no jurados pueden emitir certificaciones.
Las traducciones notariales llevan la firma de un notario como forma de aprobación legal. Por lo tanto, los certificados o documentos notariales tienen que pasar por dos procesos. El primero es la traducción escrita de un texto de la lengua de origen a la lengua de destino por un traductor profesional.
Algunos trabajos requieren un traductor jurado, pero no siempre es obligatorio. Cualquier traductor puede llevar sus traducciones a un notario para que las firme. Pero antes, el traductor debe prestar juramento y firmar una declaración jurada. Este proceso da fe de la corrección de la traducción, ya que el notario podría no entender el par de lenguas.
Así pues, la notarización es un nivel superior de validez de los documentos que confirma las firmas y los firmantes como medio de prevención del fraude.
¿Quién es un notario?
Un notario público es una persona nombrada por el gobierno para examinar y aprobar la legalidad de los documentos. En Estados Unidos, la oficina del Secretario de Estado se encarga de nombrar a los notarios.
El notario es un testigo imparcial que confirma que la identidad del traductor es auténtica para controlar el fraude. La función del notario es descubrir a quienes falsifican una firma en un documento traducido. Además de cerciorarse de la autenticidad de los firmantes, un notario se asegura de que la firma no es producto de la coacción.
Un notario público puede ser un abogado o alguien con experiencia en el sector jurídico. También pueden ser notarios personas ajenas al sector jurídico, como funcionarios administrativos o empleados públicos.
Cómo ser notario
Los notarios supervisan la traducción de documentos jurídicos, entre otros documentos, y se aseguran de que los firmantes entienden el contenido del documento. Convertirse en notario puede ser un paso previo para desarrollar su carrera o mejorar su currículum vitae.
Por lo tanto, si desea convertirse en notario, debe seguir una serie de procedimientos. En primer lugar, debe investigar los requisitos de su estado, ya que varían en los Estados Unidos. A continuación, debe obtener, rellenar y enviar un formulario de solicitud después de pagar una tasa.
Dependiendo de tu estado, puede que tengas que asistir a una formación física o en línea y presentarte a un examen. También es posible que tengas que hacer un escaneo biométrico de huellas dactilares y dar detalles para una verificación de antecedentes. Una vez superado el proceso anterior, el Estado le entregará su certificado de comisión/certificación notarial en un plazo de seis semanas.
Si la toma de posesión se ajusta a los criterios de su Estado, debe someterse al proceso, presentar su certificado y registrar su firma. Si no lo hace, le revocarán su certificado de comisión. Pero si se atiene a las normas, puede adquirir las herramientas necesarias para legalizar ante notario documentos traducidos.
6 Características de la traducción de documentos notariales
Quizá se pregunte qué califica a una traducción notarial. ¿Es sólo la firma del notario o hay algo más? Los documentos notariales presentan algunos rasgos distintivos que los diferencian. Estas características afirman concordantemente la legalidad de la traducción.
A continuación se indican las características de una traducción notarial:
- Un sello o timbre oficial del notario.
- La firma del notario.
- Fecha de notarización.
- Detalles del acta de comisión notarial.
- Datos de identificación del firmante.
- Un jurat o un reconocimiento
El sello de un notario contiene su nombre junto con otros datos que deben figurar en la traducción. La firma del notario suele estar cerca del sello. Sin embargo, el notario tiene que verificar la identidad del traductor antes de firmar. A continuación, el notario escribe la fecha del acto en la traducción.
A veces, un documento notarial puede incluir el número de comisión del notario, la jurisdicción y la fecha de caducidad del certificado. Otro dato importante en una traducción exacta ante notario es un detalle de la identidad oficial del firmante. Así que, si quiere confirmar que un documento está realmente notariado, compruebe estas características. Si están ahí, ¡estás listo!
Cuándo contratar una traducción jurada
No siempre es necesario un documento traducido ante notario. A veces es aceptable una traducción estándar, jurada o legal, dependiendo de la institución. Pero normalmente, los organismos gubernamentales, los tribunales y las instituciones financieras y educativas exigen transliteraciones notariales para los certificados y documentos oficiales.
Es posible que tenga que autenticar ante notario documentos traducidos, como expedientes académicos, títulos o diplomas y certificados de matrimonio y nacimiento. Otros documentos originales que requieren certificación notarial son las traducciones de visados y pasaportes estadounidenses, currículos, contratos de trabajo y documentos administrativos.
Los servicios notariales también pueden autentificar solicitudes de empleo extranjeras. La notarización da a los documentos una credibilidad adicional y facilita su aceptación, añadiendo un bonito toque a su documento. Sin embargo, debe confirmar con el destinatario si la notarización es necesaria para su solicitud.
La certificación notarial puede ser insuficiente cuando presente sus solicitudes o certificados en un país distinto de EE.UU.. Concretamente, países que participaron en el Tratado de la Convención de La Haya.
Por lo tanto, necesitará una apostilla de la oficina responsable de comisionar al notario. No se preocupe; los criterios para obtener una ap ostilla no son difíciles. Así, con una apostilla, sus documentos tendrán reconocimiento internacional.
Cómo legalizar ante notario un documento traducido
Para legalizar documentos traducidos, el traductor debe reunirse con un notario. Aunque el traductor sea notario, es imposible desempeñar ambas funciones simultáneamente. Por tanto, tendrá que elegir un papel y no desempeñar el otro.
Así pues, después de que un traductor profesional redacte un documento en la lengua de destino, la persona debe ponerse en contacto con un notario público. El siguiente paso es acordar la hora de la notarización.
El traductor debe presentar los documentos originales y traducidos el día señalado. Si el notario entiende ambos idiomas, comparará los documentos para comprobar si son correctos. Si no hay irregularidades, el notario puede verificar la identidad del traductor utilizando un medio formal de identificación.
El traductor y los demás firmantes (si los hay) pueden firmar el documento ante el notario. A continuación, el notario puede guiar a los firmantes para que presten juramento o firmen una declaración jurada, si es necesario.
El notario puede sellar oficialmente el documento después de asegurarse de que la firma se ha realizado sin coacción, sin juego sucio ni fraude. Tras el sellado, el notario firma los documentos originales y traducidos, indica la fecha y añade toda la información necesaria del certificado de comisión.
Para mantener un registro, el notario puede anotar una descripción del proceso físico de certificación notarial junto con los detalles importantes.
Por último, el notario devolverá los documentos al traductor. A continuación, el traductor examina los métodos de entrega y elige la mejor forma de enviar los documentos a su propietario. Así es como se legaliza ante notario un documento traducido.
¿Puedo traducir y notarizar un documento por Internet?
Sí, puede traducir y notarizar documentos por internet. Pero esto depende de su jurisdicción. Las leyes de notarización varían dentro de los estados, así que mientras algunos permiten la autenticación online, otros hacen hincapié en los servicios físicos.
He aquí dos consejos para realizar una traducción y legalización notarial en línea.
1. Confirme las leyes de su Estado y busque un traductor y notario
Empiece por investigar las leyes de notarización de su jurisdicción. Si el estado lo permite, puedes proceder a buscar un traductor y un notario online. Es posible contactar con ellos en páginas web de autónomos, pero las agencias de traducción online son mejores para garantizar la calidad.
Las agencias también ofrecen servicios paraguas, para que pueda conseguir un traductor y un notario de una sola vez. Elijas la que elijas, comprueba su reputación, credibilidad y la calidad de sus servicios.
Una vez finalizada la traducción, el traductor puede tener que crear una cuenta con sus datos personales o documentos de identidad. Puede hacer el seguimiento escaneando, cargando o enviando por correo electrónico el documento. Pero antes, el traductor debe cotejar la traducción para asegurarse de que cumple todos los requisitos.
2. Consiga que su traductor se reúna con el notario y finalice el trabajo
El siguiente paso es concertar una videoconferencia en la que el notario volverá a verificar la identidad del traductor. El notario puede hacer preguntas o pedir ver determinados certificados. Tras la fase de verificación, el traductor puede proceder a firmar.
Por último, el notario estampará su sello, firma y todos los demás requisitos electrónicamente. A continuación, el notario envía el documento notarial al traductor y registra la reunión digitalmente o en un diario.
Ahora que ya sabe cómo traducir y notarizar un documento en línea, debe tener en cuenta que los procedimientos de las agencias difieren. Pero, en general, el procedimiento descrito es el que debe esperar.
Por lo tanto, si desea una notarización en línea, puede probar RapidTranslate, una de las mejores agencias en línea. RapidTranslate contrata a traductores cualificados de todas las jurisdicciones y puede ponerle en contacto con notarios de confianza.
Con esta agencia, no tendrá que esperar periodos extremadamente largos para obtener la traducción de un documento notarial. Este servicio en línea gestiona con confianza traducciones y notarizaciones para quienes aspiran a estudiar o hacer negocios en el extranjero. Así que, ¡haga su pedido ahora y obtenga sus traducciones notariadas y listas para enviar!
