Los dos métodos principales de verificación de documentos públicos y registros vitales son la apostilla y la notarización. Aunque ambos servicios tienen propósitos similares, existen diferencias vitales en los procesos de notarización y apostillado. Como resultado, la gente se hace montones de preguntas sobre los servicios de apostilla frente a los de notaría. Estas preguntas van desde el uso de ambos servicios hasta su importancia, similitudes, diferencias y cuándo utilizarlos. Lea esta entrada del blog si siente la misma curiosidad por descubrir las respuestas. Le enseñaremos todo lo que necesita saber sobre notario y apostilla.
Índice
¿Qué es la apostilla y qué el notario?
Apostilla y notario son dos términos que se refieren a procesos distintos de autentificación y verificación de documentos antes de su uso formal. Apostillar o notarizar un documento tiene un objetivo similar: demostrar su credibilidad. De ahí que a la mayoría de las personas con un conocimiento superficial de los términos les resulte difícil identificar cada proceso.
Para hacerlo con éxito, debe comprender ambos términos en profundidad. Una apostilla es un certificado que verifica el origen y la originalidad de los documentos para su uso en países extranjeros. No necesita una apostilla para todos los países extranjeros, sólo para los que figuran en el Convenio de La Haya de 1961 sobre la Apostilla.
El Convenio de La Haya es un tratado internacional entre 91 países que establece las modalidades de verificación de documentos formales. Este proceso influye en la legalización y aceptación de documentos extranjeros en los países miembros.
Los plazos de tramitación de las apostillas dependen del organismo emisor. Pueden tardar unas horas, algunos días laborables o semanas. Del mismo modo, el tiempo de notarización varía. Dependiendo de la urgencia de su trabajo, puede optar por un servicio notarial urgente o deliberar con el notario.
Un notario es un funcionario público designado por el gobierno que verifica identidades, confirma que los documentos son auténticos y previene el fraude. La notarización desempeña la misma función que la apostilla en los países que no pertenecen al Tratado de La Haya. Sin embargo, los notarios sólo pueden trabajar dentro de su jurisdicción.
Pueden interrogar a los firmantes para confirmar su identidad y observar cómo firman contratos, declaraciones juradas y documentos importantes. A continuación, añaden un sello, una firma y un timbre para verificar los documentos. La gente suele utilizar documentos notariados dentro del mismo país.
Comprender el formato de un documento notarial y apostillado
La notarización y la apostilla siguen formatos diferentes. Quizá se pregunte cómo organizan estos autenticadores los funcionarios o autoridades que los expiden en EE.UU. y en otros países. Una notarización estándar contiene un bloque notarial, una sección en la que constan los datos del notario.
A veces, la fecha de vencimiento de la comisión del notario también se encuentra en esta sección. Además, hay un breve acuse de recibo y una confirmación de verificación. También contiene la fecha de la notarización y la firma del notario. Tenga en cuenta que algunas notarizaciones son un acuse de recibo, un juramento o un testimonio de firma.
El formato de una apostilla puede variar según el país emisor. No obstante, suele expedirse en forma de certificado en una hoja de papel distinta de los documentos oficiales.
El formato estándar de una apostilla comienza con el encabezamiento, que es la palabra "apostilla". La siguiente información es el nombre del país que emite la apostilla. Cada apostilla tiene una secuencia única de códigos conocida como número de serie, que la diferencia de todas las demás.
Después de los códigos viene la fecha de emisión, que está escrita en el formato del emisor. El documento también contiene el nombre del firmante y su cargo oficial.
El certificado también indica el nombre de la autoridad emisora y describe el documento que la apostilla autentifica. Por último, incluye el sello público, la firma y los datos de contacto de la autoridad emisora. Tenga en cuenta que si traduce una apostilla, el formato no cambiará.
Diferencias entre notario y apostilla
Los servicios de apostilla y notaría son soluciones lingüísticas para documentos extranjeros. Aunque ambos servicios son soluciones lingüísticas, difieren en varios aspectos. Una diferencia importante es la naturaleza de las soluciones que ofrecen ambos servicios.
Una apostilla verifica el origen de un documento y confirma su legalidad. Sin embargo, un notario autentifica un documento confirmando que sus firmas son correctas. Un notario público lo evita actuando como testigo imparcial de la firma de los documentos.
Además de dar fe del acto, el notario confirma primero la identidad de los firmantes analizando sus documentos de identidad. El notario confirma que los firmantes comprenden el contenido del documento y que firman voluntariamente y no bajo coacción.
Otra diferencia entre los servicios de apostilla y notarización es su ámbito de uso. Una apostilla es más adecuada para la validación internacional, ya que suele ser para los países miembros del Convenio de La Haya sobre la Apostilla. Aunque un documento notarial también puede servir para fines internacionales, es mejor para procedimientos de verificación locales.
La notarización no prueba directamente la legalidad. Sin embargo, la gente la utiliza para documentos legales, declaraciones juradas y contratos entre particulares y entidades. Por otro lado, una apostilla cubre los registros públicos emitidos por organizaciones gubernamentales. Ejemplos de este tipo de documentos son los certificados de defunción, matrimonio y nacimiento.
Otra diferencia es el formato de ambas soluciones lingüísticas. Una apostilla suele ser un certificado separado del documento. Es similar a una traducción jurada que tiene una declaración de certificación separada.
En cambio, la notarización no requiere un documento aparte. Por tanto, el notario firma el documento original para validarlo y le pone un sello o estampilla.
Cuándo utilizar una apostilla o un notario público
Puede que se pregunte cuándo utilizar una apostilla y cuándo optar por un notario. Para descifrarlo, debe comprender la finalidad de ambos servicios. Por un lado, una apostilla confirma el origen, la legalidad y la validez de un documento.
Da fe de que la autoridad competente expide un documento público junto con el periodo de validez del documento. La apostilla es útil en las relaciones internacionales. Por tanto, puede apostillar un documento público expedido por el gobierno.
A continuación figuran cuatro categorías de documentos que requieren una apostilla para su uso internacional:
- Documentos de visado e inmigración, incluidas traducciones de pasaportes, certificados médicos, justificantes de ingresos y declaraciones juradas de apoyo.
- Los documentos jurídicos internacionales incluyen sentencias judiciales, divorcios, certificados de matrimonio, testamentos y sucesiones, documentos de adopción y documentos inmobiliarios.
- Documentos de transacciones comerciales en el extranjero, como escrituras de constitución, licencias comerciales, patentes y trámites de marcas.
- Los documentos del programa de estudios en el extranjero incluyen los expedientes académicos, las cartas de aceptación, los resultados de los exámenes de idiomas, los diplomas originales y los acuerdos de estudios.
Por otra parte, la notarización confirma las identidades y verifica las firmas para contrarrestar los actos fraudulentos. Por lo tanto, es necesaria para cualquier documento en el que intervengan firmantes.
La certificación notarial de documentos genera confianza y demuestra el cumplimiento de las normas legales y del sector. Por tanto, los particulares pueden presentar copias notariadas de documentos a organismos e instituciones nacionales e internacionales.
A continuación encontrará ejemplos prácticos de cuándo recurrir a un notario:
- Declaración de bienes, ingresos, custodia y similares.
- Declaración jurada de residencia, ciudadanía, etc.
- Documentos de cambio de nombre.
- Certificados de matrimonio, divorcio, nacimiento y defunción.
Tenga en cuenta que apostillar o legalizar depende de dónde vaya a utilizar el documento. Si lo va a utilizar en el extranjero, lo mejor es apostillarlo. Pero si es para uso local, puedes optar por la notarización.
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Este artículo cubre la definición de una apostilla y un notario, su importancia, diferencias y cuándo utilizarlos. Sin embargo, no le hemos dicho dónde obtener estos servicios para sus documentos.
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En vista del tema apostilla vs notario, somos una entidad no gubernamental y carecemos del derecho de apostillar documentos. Sin embargo, podemos preparar su documento mediante traducción, certificación o notarización.
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Preguntas frecuentes
Si sigue teniendo problemas para elegir entre una apostilla y un notario, las respuestas a algunas preguntas que figuran a continuación pueden ayudarle.
¿Quién puede apostillar en Estados Unidos?
El Departamento de Estado o la Secretaría de Estado pueden apostillar documentos vitales en EE.UU. En algunos casos, las embajadas o consulados extranjeros de EE.UU. pueden apostillar documentos para que las personas los utilicen en el país de acogida.
¿Para qué sirve la apostilla?
El objetivo principal de una apostilla es autentificar un documento. Este proceso convence a los países miembros del Convenio de La Haya de 1961 de la originalidad de un documento. Por tanto, una apostilla confirma que un documento es auténtico y no falsificado.
¿Puede un notario apostillar un documento?
Los notarios públicos no pueden apostillar un documento, ya que no forma parte de sus funciones. Un notario sólo puede realizar la notarización sellando y firmando un documento. A veces, este es un paso previo para obtener una apostilla, pero no siempre es necesario.
