La traducción es un proceso amplio que adopta distintas formas, como la localización y la transcripción. Sin embargo, un elemento común a todos los procesos de traducción es el intercambio de documentos. De ahí que las empresas y los particulares deban contar con una guía de gestión de documentos y estrategias de traducción.
Una gestión documental adecuada permite que los proyectos de traducción fluyan sin problemas. Por ello, las agencias de traducción deben aplicar la gestión documental para organizar sus actividades. Este proceso también es importante para las empresas que buscan traducciones masivas.
Por suerte, aquí puede aprenderlo todo sobre los sistemas de gestión de la traducción.
Índice
Comprender la gestión de documentos
Mucha gente oye el término gestión documental sin entenderlo del todo, lo que lleva a plantearse varias preguntas sobre su funcionamiento. Por eso, en este segmento se analiza el concepto en profundidad.
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión de documentos controla el flujo de información dentro de una organización. Estas prácticas también ayudan a almacenar la información, determinando qué documentos debe conservar o descartar el personal.
La gestión de documentos también simplifica el proceso de recuperación de documentos, agilizando las tareas mediante la automatización. Por tanto, descarta las acciones manuales repetitivas, agilizando el trabajo y haciéndolo más eficiente.
La gestión de documentos es útil en cualquier gran organización que maneje certificados y papeleo. Las empresas de traducción, por ejemplo, manejan documentos de personas, empresas y, a veces, incluso gobiernos. Por eso, deben aplicar una guía de gestión de documentos para navegar y gestionar proyectos sin problemas.
Además, las empresas globales y las corporaciones transnacionales o multinacionales que utilizan múltiples traducciones necesitan una gestión documental. Sus traducciones son voluminosas y pueden requerir revisiones y ediciones a medida que pasa el tiempo.
8 componentes de un sistema de gestión de documentos
Un sistema de gestión de documentos (SGD) consta de varios componentes. La combinación de todos ellos garantiza la funcionalidad de los procedimientos de gestión documental.
He aquí ocho componentes principales de un sistema funcional de gestión de documentos:
- Captación: Implica las distintas formas de recogida de datos digitales y manuales y su combinación mediante programas informáticos.
- Almacenamiento: Conservar la información de forma segura utilizando un repositorio central de documentos, como los sistemas basados en la nube. Es importante proteger los datos y mantener la confidencialidad.
- Seguimiento: Este proceso consiste en registrar las distintas versiones de los documentos y controlar quién tiene acceso a ellos.
- Indexación y localización: DMS utiliza etiquetas de metadatos para localizar e identificar archivos en los servidores, lo que simplifica el proceso de búsqueda y recuperación.
- Colaboración: Este proceso permite a los equipos trabajar simultáneamente en los documentos, garantizando una transición fluida del flujo de trabajo.
- Integración: Vinculación de varias aplicaciones para manejar la información y agilizar los procesos de traducción de forma eficiente.
- Cumplimiento de la normativa: Un buen SGD garantiza que todos los documentos destinados a públicos específicos se ajustan a las leyes reguladoras de sus regiones.
- Distribución de documentos y permisos de usuario: Este componente comprende los sistemas de envío de datos en línea, autorización de usuarios y control de acceso.
Por tanto, asegúrese de que estas funciones están disponibles antes de utilizar cualquier sistema de gestión documental.
Importancia de la traducción en el proceso de gestión de documentos
La gestión de documentos es muy importante en la agencia de traducción. En un nivel superficial, la traducción es la conversión de palabras en idiomas. Sin embargo, para lograr una comunicación fluida, los traductores también deben gestionar los documentos.
Veamos cómo la gestión de documentos hace avanzar la traducción.
El papel de la gestión de documentos en la traducción
Los materiales de traducción incluyen documentos de texto, documentos digitales, imágenes y símbolos. La mayoría de los clientes capturan los documentos y los envían a los traductores en formato digital. Mediante sistemas de integración, los traductores compilan estos documentos y los almacenan de forma segura en un repositorio.
Así, los traductores pueden recuperar fácilmente los documentos para crear versiones perfectas. También pueden encontrar varios historiales de versiones en caso de ediciones mediante metaetiquetas. El sistema de gestión de documentos permite a un superior supervisar el flujo de datos y controlar el acceso.
Este sistema también permite al gestor de proyectos de traducción seguir la circulación de la información dentro de los equipos hasta que llega al propietario. Aunque es posible gestionar manualmente los datos por minutos, mantenerse al día con cantidades cada vez mayores puede resultar difícil. De ahí que uno pueda confundir fácilmente el papeleo, provocando una disminución del patrocinio.
Un sistema de gestión de documentos es necesario para que una agencia de traducción mantenga unos buenos estándares. Sin embargo, además de coordinar actividades, las agencias de traducción también pueden utilizar DMS para controlar el contenido digital para los clientes.
Por ejemplo, las empresas y organizaciones transfronterizas que requieren servicios de localización deben capturar, almacenar y hacer un seguimiento de los datos. Como extensión de la localización y la traducción, los proveedores de servicios pueden ayudar a las empresas a gestionar sus datos.
7 ventajas de un sistema de gestión de la traducción
La gente está adoptando el uso de sistemas de gestión de documentos debido a sus ventajas. He aquí siete ventajas de los sistemas de gestión de documentos y traducciones:
- Mejora el flujo de trabajo mediante sistemas de bases de datos y glosarios que almacenan las frases traducidas, lo que permite acelerar los servicios de traducción.
- La gestión de documentos garantiza una comunicación precisa y fluida mediante el almacenamiento adecuado de la información y su fácil recuperación.
- La gestión de documentos automatiza el flujo de trabajo, ahorra tiempo, reduce costes y mejora los resultados.
- Los sistemas de gestión de documentos integran herramientas de distribución que facilitan a traductores, editores y gestores de proyectos el intercambio de archivos en cualquier momento y lugar.
- El proceso facilita el control de calidad al garantizar que las traducciones cumplen las leyes y normativas de los distintos países.
- Los sistemas de gestión de documentos encriptan los datos, por lo que el envío y la recepción de documentos confidenciales por Internet son seguros.
- La posibilidad de pérdida de datos disminuye, ya que el sistema almacena todas las versiones de la traducción mientras los traductores las editan.
Con todo ello, las traducciones son rápidas, precisas y altamente estándar. Además de las traducciones empresariales, también puede aplicar DMS a guías técnicas, informes médicos, documentos financieros y traducciones jurídicas. La lista es interminable, así que en todos los campos de la traducción, la gestión de documentos es primordial.
3 Buenas prácticas para utilizar una guía de gestión de documentos y estrategias de traducción
Si está al frente de una organización que requiere servicios de localización o traducciones masivas al extranjero, es aconsejable adquirir servicios de gestión de documentos. Pero para sacarles el máximo partido, debes conocer las mejores prácticas a aplicar.
A continuación se indican tres prácticas que puede aplicar con un sistema de gestión de documentos. Vamos a descubrirlas.
1. Organización de los documentos de origen y destino
Cuando se trata sólo de traducción, los clientes consultan a los proveedores de servicios y les explican sus necesidades. Tras obtener un presupuesto, envían el documento para su traducción, certificación, localización o certificación notarial.
Sin embargo, la gestión de documentos escala las acciones regulares mediante la aplicación de diversas tecnologías, como los calendarios de programación de contenidos. Una traducción será imprecisa sin un documento de origen bien organizado.
Además, cuando se dispone de varios documentos de origen, el traductor puede mezclarlos o traducirlos incorrectamente. De ahí la importancia de contar con un sistema que organice los datos que llegan de los clientes. Los documentos bien organizados presentan poco o ningún riesgo de errores e imprecisiones.
El sistema también ordena los documentos traducidos antes de que la agencia los envíe. Por tanto, una organización adecuada facilita el seguimiento, la localización, la identificación, la distribución y el cotejo de los archivos.
2. Mantener la coherencia de la traducción
En el proceso de traducción, el sistema de gestión de documentos ayuda a mantener el tono, el estilo y el vocabulario en las versiones. El DMS ayuda al traductor a respetar las guías de estilo, que incluyen el formato, el diseño y la maquetación, para lograr un aspecto uniforme.
Además, la disponibilidad de glosarios facilita la reproducción del contexto de los documentos, ya que se puede recurrir a ellos rápidamente. Por tanto, es fácil utilizar la terminología adecuada en un contexto preciso.
3. Adoptar medidas de confidencialidad y seguridad de los datos
Los sistemas de gestión de documentos se adhieren a las leyes de protección de datos como parte del cumplimiento normativo.
Por ejemplo, las agencias de traducción cifran los datos y utilizan plataformas seguras para limitar las filtraciones.
También firman acuerdos de confidencialidad y siguen las leyes de cumplimiento cuando es necesario. Por ejemplo, las traducciones médicas deben cumplir la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), que obliga a garantizar la seguridad de la información.
Cómo ayuda la tecnología a los sistemas de gestión de documentos de traducción
Diversas tecnologías impulsan los sistemas de traducción y gestión de documentos. A medida que avanza la tecnología, la traducción se hace más fluida y la gestión de los documentos traducidos más fácil y rápida.
Por ejemplo, la traducción automática está ganando aceptación gracias a la aplicación de sistemas de Inteligencia Artificial y Procesamiento del Lenguaje Natural. Estas tecnologías perfeccionan las traducciones automáticas mejorando la precisión y aportando un tono natural similar al humano.
Los traductores utilizan la traducción automática para obtener sus borradores iniciales de trabajos voluminosos antes de revisarlos. Otra tecnología importante es la traducción asistida por ordenador (TAO). Esta tecnología proporciona una memoria de traducción, que almacena y proporciona frases, eslóganes y oraciones previamente traducidas.
Algunas herramientas TAO también segmentan las traducciones, mejorando así su legibilidad. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) también es un sistema de entrada de datos muy útil para los traductores. Con un programa de OCR, las personas pueden convertir imágenes o documentos en texto legible.
Así, si un cliente envía un documento para modificarlo, el traductor no tiene que escribir desde cero. En su lugar, el traductor puede convertir rápidamente la imagen en formato de texto utilizando una herramienta de OCR. De este modo, se facilita la digitalización de documentos en varios idiomas.
Gracias a la tecnología, las distintas plataformas pueden integrarse, lo que permite flujos de trabajo fluidos. Los sistemas de gestión de contenidos permiten a los usuarios crear, publicar y actualizar contenidos de sitios web en varios idiomas.
Además, la gestión de documentos en traducción permite la integración de útiles herramientas ofimáticas como Microsoft Suite, Dropbox y Google Workspace. Esta integración fomenta la colaboración entre los miembros del equipo, ya que todos pueden acceder fácilmente a los archivos, independientemente de su ubicación.
Incluso el proceso de revisión y edición de documentos se ha simplificado. Existen herramientas web en las que los profesionales pueden subir sus documentos para escanearlos en busca de errores e imprecisiones gramaticales.
Algunas herramientas pueden incluso identificar el uso incorrecto de terminologías. Así pues, la implantación de sistemas tecnológicos reduce costes, da lugar a procesos eficientes y aumenta la rapidez, con lo que mejoran los plazos de entrega.
Implantación de un sistema de gestión de documentos y traducciones
Un sistema de gestión de la traducción no es estático. Puede seleccionar los componentes que sean más importantes para usted. Además, la elección de las plataformas o aplicaciones a integrar depende de tus preferencias.
Así pues, la selección y personalización de sus herramientas de gestión de documentos y traducciones conforman su estrategia. Pero antes de formular una estrategia, debe haber fijado unos objetivos. A partir de estos objetivos puedes descifrar tus metas y lo que necesitas para alcanzarlas.
A continuación, hay que elegir las herramientas adecuadas para satisfacer esas necesidades. Por ejemplo, una empresa que necesita ayuda para publicar y actualizar información necesita un sistema de gestión de contenidos.
Dado que existen varios sistemas de este tipo, hay que seleccionar el mejor. Tras conseguir la combinación adecuada de sistemas y herramientas, los equipos del proyecto deben aprender a utilizarlos. Por tanto, las sesiones de formación y sensibilización son imprescindibles; de lo contrario, la calidad de los resultados seguirá siendo baja.
Cuando el personal aprende a aprovechar la tecnología, puede aportar ideas para desarrollar y mejorar la estrategia existente. Seguramente se obtendrán mejores resultados en traducciones regulares y juradas en todos los campos.
Por tanto, más allá de acceder a la tecnología adecuada, hay que utilizarla correctamente para elevar la comunicación global a través de la traducción de documentos. Por lo tanto, considere cómo utiliza la guía de gestión de documentos y las estrategias de traducción antes de contratar a una empresa de traducción.
Hacer esto le beneficiará, ya que le garantizará la calidad de la traducción que obtendrá. Tal vez se pregunte si una sola agencia puede ofrecer una traducción, certificación, notarización, localización y gestión de contenidos perfectas. Es posible porque eso es lo que hacemos en Rapid Translate.
Nuestro sistema de gestión de traducciones combina las mejores herramientas de gestión de documentos. Además, nuestros profesionales de la traducción tienen conocimientos y experiencia en aprovechar los recursos tecnológicos para ofrecer las mejores traducciones.
