Übersetzen ist ein umfassender Prozess, der verschiedene Formen annimmt, z. B. Lokalisierung und Transkription. Ein gemeinsames Element in allen Übersetzungsprozessen ist jedoch der Austausch von Dokumenten. Daher müssen Unternehmen und Einzelpersonen über einen Leitfaden für das Dokumentenmanagement und Übersetzungsstrategien verfügen.
Eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung ermöglicht einen reibungslosen Ablauf von Übersetzungsprojekten. Daher müssen Übersetzungsagenturen ein Dokumentenmanagement einführen, um ihre Aktivitäten zu organisieren. Dieser Prozess ist auch für Unternehmen wichtig, die Massenübersetzungen benötigen.
Zum Glück können Sie hier alles über Übersetzungsmanagementsysteme erfahren!
Inhaltsübersicht
Verständnis der Dokumentenverwaltung
Viele Menschen hören den Begriff Dokumentenmanagement, ohne ihn vollständig zu verstehen, was zu verschiedenen Fragen über seine Funktionsweise führt. In diesem Abschnitt wird das Konzept daher eingehend erörtert.
Was ist Dokumentenmanagement?
Die Dokumentenverwaltung steuert den Informationsfluss innerhalb einer Organisation. Diese Praktiken helfen auch bei der Speicherung von Informationen, indem sie festlegen, welche Dokumente die Mitarbeiter aufbewahren oder wegwerfen sollen.
Die Dokumentenverwaltung vereinfacht auch den Prozess der Dokumentensuche und rationalisiert die Aufgaben durch Automatisierung. Dadurch werden sich wiederholende manuelle Tätigkeiten vermieden, was die Arbeit schneller und effizienter macht.
Dokumentenmanagement ist in jeder großen Organisation, die mit Urkunden und Papierkram zu tun hat, nützlich. Übersetzungsunternehmen zum Beispiel bearbeiten Dokumente von Personen, Unternehmen und manchmal sogar von Regierungen. Daher müssen sie einen Leitfaden für die Dokumentenverwaltung anwenden, um Projekte reibungslos zu steuern und zu verwalten.
Auch globale Unternehmen und transnationale oder multinationale Konzerne, die mehrere Übersetzungen verwenden, benötigen ein Dokumentenmanagement. Ihre Übersetzungen sind umfangreich und müssen möglicherweise im Laufe der Zeit überprüft und bearbeitet werden.
8 Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) besteht aus mehreren Komponenten. Die Kombination all dieser Merkmale gewährleistet die Funktionalität von Dokumentenmanagementverfahren.
Hier sind die acht wichtigsten Komponenten eines funktionierenden Dokumentenmanagementsystems:
- Erfassen: Sie umfasst die verschiedenen Formen der digitalen und manuellen Datenerfassung und deren Kombination mit Hilfe von Software.
- Speicherung: Sichere Aufbewahrung von Informationen in einem zentralen Dokumentenspeicher, z. B. in cloudbasierten Systemen. Es ist wichtig, Daten zu schützen und die Vertraulichkeit zu wahren.
- Nachverfolgung: Bei diesem Prozess werden verschiedene Versionen von Dokumenten aufgezeichnet und es wird kontrolliert, wer Zugang zu ihnen hat.
- Indizierung und Lokalisierung: DMS verwendet Metadaten-Tags, um Dateien auf Servern zu lokalisieren und zu identifizieren, was den Such- und Abrufprozess vereinfacht.
- Kollaboration: Dieser Prozess ermöglicht es Teams, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, was einen nahtlosen Übergang des Arbeitsablaufs gewährleistet.
- Integration: Verknüpfung verschiedener Anwendungen, um Informationen zu verarbeiten und Übersetzungsprozesse effizient zu gestalten.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Ein gutes DMS stellt sicher, dass alle Dokumente für bestimmte Zielgruppen den gesetzlichen Bestimmungen der jeweiligen Region entsprechen.
- Dokumentenverteilung und Benutzerberechtigungen: Diese Komponente umfasst die Systeme für den Online-Versand von Daten, die Benutzerautorisierung und die Zugriffskontrolle.
Vergewissern Sie sich also, dass diese Funktionen vorhanden sind, bevor Sie ein Dokumentenmanagementsystem verwenden.
Die Bedeutung der Übersetzung im Dokumentenmanagementprozess
Die Verwaltung von Dokumenten ist in einem Übersetzungsbüro sehr wichtig. Oberflächlich betrachtet ist die Übersetzung die Umwandlung von Wörtern in Sprachen. Um eine nahtlose Kommunikation zu erreichen, müssen die Übersetzer jedoch auch Dokumente verwalten.
Lassen Sie uns herausfinden, wie das Dokumentenmanagement die Übersetzung voranbringt.
Erforschung der Rolle des Dokumentenmanagements in der Übersetzung
Zu den Übersetzungsmaterialien gehören Textdokumente, digitale Dokumente, Bilder und Symbole. Die meisten Kunden erfassen die Dokumente und übermitteln sie den Übersetzern in digitaler Form. Mithilfe von Integrationssystemen stellen die Übersetzer diese Dokumente zusammen und speichern sie sicher in einem Repository.
So können die Übersetzer die Dokumente leicht abrufen, um perfekte Wiedergaben zu erstellen. Außerdem können sie bei Bearbeitungen mit Hilfe von Metatags verschiedene Versionsverläufe finden. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es dem Vorgesetzten, den Datenfluss zu überwachen und den Zugriff zu kontrollieren.
Mit diesem System kann der Übersetzungsprojektmanager auch den Informationsfluss innerhalb der Teams verfolgen, bis die Informationen den Eigentümer erreichen. Es ist zwar möglich, winzige Daten manuell zu verwalten, aber es kann schwierig sein, mit der wachsenden Menge Schritt zu halten. So kann es leicht zu einem Durcheinander bei der Schreibarbeit kommen, was zu einem Rückgang der Kundenzufriedenheit führt.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist für ein Übersetzungsbüro notwendig, um gute Standards aufrechtzuerhalten. Neben der Koordinierung von Aktivitäten können Übersetzungsagenturen das DMS aber auch nutzen, um digitale Inhalte für Kunden zu kontrollieren.
Grenzüberschreitende Unternehmen und Organisationen, die Lokalisierungsdienste benötigen, müssen beispielsweise Daten erfassen, speichern und verfolgen. Als Erweiterung der Lokalisierung und Übersetzung können Dienstleister Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Daten unterstützen.
7 Vorteile eines Übersetzungsmanagementsystems
Der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen wird wegen ihrer Vorteile immer beliebter. Hier sind also sieben Vorteile von Dokumenten- und Übersetzungsmanagementsystemen:
- Es verbessert den Arbeitsablauf durch Datenbanksysteme und Glossare, in denen übersetzte Sätze gespeichert werden, und ermöglicht so Eilübersetzungsdienste.
- Die Dokumentenverwaltung gewährleistet eine genaue und nahtlose Kommunikation durch eine ordnungsgemäße Speicherung der Informationen und ein einfaches Abrufen.
- Die Dokumentenverwaltung automatisiert den Arbeitsablauf, spart Zeit, senkt die Kosten und verbessert die Ausgabeergebnisse.
- In Dokumentenmanagementsysteme sind Verteilungswerkzeuge integriert, die es Übersetzern, Redakteuren und Projektmanagern leicht machen, Dateien überall und jederzeit auszutauschen.
- Das Verfahren unterstützt die Qualitätskontrolle, indem es sicherstellt, dass die Übersetzungen den gesetzlichen und behördlichen Vorschriften der verschiedenen Länder entsprechen.
- Dokumentenmanagementsysteme verschlüsseln Daten und machen das Senden und Empfangen vertraulicher Dokumente über das Internet sicher.
- Da das System alle Übersetzungsversionen speichert, während die Übersetzer sie bearbeiten, ist die Gefahr eines Datenverlusts geringer.
Damit sind die Übersetzungen schnell, genau und in hohem Maße standardisiert. Neben geschäftlichen Übersetzungen können Sie DMS auch für technische Anleitungen, medizinische Berichte, Finanzdokumente und juristische Übersetzungen einsetzen. Die Liste ist endlos, daher ist in allen Übersetzungsbereichen die Verwaltung von Dokumenten von größter Bedeutung.
3 Bewährte Praktiken für die Verwendung eines Dokumentenmanagementhandbuchs und Übersetzungsstrategien
Wenn Sie ein Unternehmen leiten, das Lokalisierungsdienste oder Massenübersetzungen ins Ausland benötigt, ist es ratsam, Dokumentenmanagementdienste in Anspruch zu nehmen. Aber um das Beste daraus zu machen, müssen Sie die besten Praktiken kennen.
Im Folgenden finden Sie drei Verfahren, die Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem anwenden können. Nun, finden wir es heraus.
1. Organisation von Quell- und Zieldokumenten
Wenn es nur um die Übersetzung geht, wenden sich die Kunden an die Dienstleister und erläutern ihren Bedarf. Nachdem sie ein Angebot erhalten haben, schicken sie das Dokument zur Übersetzung, Beglaubigung, Lokalisierung oder notariellen Beglaubigung.
Das Dokumentenmanagement skaliert jedoch die regelmäßigen Aktionen durch die Implementierung verschiedener Technologien wie z. B. Kalender für die Planung von Inhalten. Eine Übersetzung wird ohne ein gut organisiertes Ausgangsdokument ungenau sein.
Außerdem kann es vorkommen, dass der Übersetzer mehrere Ausgangsdokumente vermischt oder falsch übersetzt. Daher ist es wichtig, ein System zu haben, das die Daten, die von den Kunden eingehen, organisiert. Bei gut geordneten Dokumenten ist die Gefahr von Fehlern und Ungenauigkeiten gering oder ausgeschlossen.
Das System ordnet auch die übersetzten Dokumente, bevor die Agentur sie verschickt. Die richtige Organisation erleichtert also das Verfolgen, Auffinden, Identifizieren, Verteilen und Zusammenstellen von Dateien.
2. Konsistenz der Übersetzung bewahren
Im Übersetzungsprozess hilft das Dokumentenmanagementsystem dabei, den Ton, den Stil und das Vokabular in den Übertragungen beizubehalten. Das DMS hilft dem Übersetzer bei der Einhaltung von Stilrichtlinien, die Formatierung, Design und Layout umfassen, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu erreichen.
Außerdem erleichtert die Verfügbarkeit von Glossaren die Reproduktion des Kontextes von Dokumenten, da man schnell auf sie zurückgreifen kann. Daher ist es einfach, die richtige Terminologie in einem korrekten Kontext zu verwenden.
3. Vertraulichkeit der Daten und Sicherheitsmaßnahmen einhalten
Dokumentenverwaltungssysteme entsprechen den Datenschutzgesetzen als Teil der Einhaltung von Vorschriften.
So verschlüsseln Übersetzungsbüros beispielsweise Daten und verwenden sichere Plattformen, um Verstöße zu vermeiden.
Außerdem unterzeichnen sie Vertraulichkeitsvereinbarungen und befolgen erforderlichenfalls Vorschriften. So müssen medizinische Übersetzungen beispielsweise dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) entsprechen, der die Informationssicherheit vorschreibt.
Wie Technologie die Verwaltung von Übersetzungsdokumenten unterstützt
Verschiedene Technologien unterstützen Übersetzungs- und Dokumentenmanagementsysteme. Mit dem technologischen Fortschritt wird die Übersetzung nahtlos, und die Verwaltung übersetzter Dokumente wird einfacher und schneller.
So setzt sich beispielsweise die maschinelle Übersetzung dank der Anwendung von Systemen für künstliche Intelligenz und natürliche Sprachverarbeitung immer mehr durch. Diese Technologien verfeinern maschinelle Übersetzungen, indem sie die Genauigkeit verbessern und einen natürlichen, menschenähnlichen Ton erzeugen.
Übersetzer nutzen die maschinelle Übersetzung, um ihre ersten Entwürfe für umfangreiche Aufträge zu erhalten, bevor sie diese überarbeiten. Eine weitere wichtige Technologie ist die computerunterstützte Übersetzung (CAT). Diese Technologie bietet einen Übersetzungsspeicher, der bereits übersetzte Phrasen, Slogans und Sätze speichert und bereitstellt.
Einige CAT-Tools segmentieren auch Übersetzungen und verbessern so die Lesbarkeit. Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist ebenfalls ein sehr nützliches Dateneingabesystem für Übersetzer. Mit OCR-Software können Einzelpersonen Bilder oder Dokumente in lesbare Textform umwandeln.
Wenn also ein Kunde ein Dokument abfotografiert und zur Änderung schickt, muss der Übersetzer nicht von Grund auf neu tippen. Stattdessen kann der Übersetzer das Bild mithilfe eines OCR-Tools schnell in ein Textformat umwandeln. Auf diese Weise lassen sich Dokumente in mehreren Sprachen einfach digitalisieren.
Dank der Technologie können verschiedene Plattformen integriert werden, was zu nahtlosen Arbeitsabläufen führt. Content-Management-Systeme ermöglichen es den Nutzern, Website-Inhalte in mehreren Sprachen zu erstellen, zu veröffentlichen und zu aktualisieren.
Darüber hinaus ermöglicht das Dokumentenmanagement in der Übersetzung die Integration nützlicher Office-Tools wie Microsoft Suite, Dropbox und Google Workspace. Eine solche Integration fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, da sie alle unabhängig vom Standort problemlos auf Dateien zugreifen können.
Sogar das Überprüfen und Bearbeiten von Dokumenten wird jetzt vereinfacht. Es gibt Web-Tools, mit denen Fachleute ihre Dokumente hochladen können, um sie auf Fehler und grammatikalische Ungenauigkeiten zu überprüfen.
Einige Tools können sogar die falsche Verwendung von Terminologien erkennen. Die Einführung technologischer Systeme senkt also die Kosten, führt zu effizienten Prozessen und erhöht die Geschwindigkeit, wodurch die Durchlaufzeiten verbessert werden.
Einführung eines Dokumenten- und Übersetzungsmanagementsystems
Ein Übersetzungsmanagementsystem ist nicht statisch. Sie können die Komponenten auswählen, die für Sie am wichtigsten sind. Auch die Wahl der zu integrierenden Plattformen oder Anwendungen hängt von Ihren Vorlieben ab.
Die Auswahl und Anpassung Ihrer Tools für das Dokumenten- und Übersetzungsmanagement ist also Teil Ihrer Strategie. Doch bevor Sie eine Strategie formulieren, müssen Sie sich Ziele setzen. Anhand dieser Ziele können Sie ablesen, welche Ziele Sie verfolgen und was Sie brauchen, um sie zu erreichen.
Dann müssen Sie die richtigen Tools auswählen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Ein Unternehmen, das Hilfe bei der Veröffentlichung und Aktualisierung von Informationen benötigt, braucht zum Beispiel ein Content-Management-System.
Da es mehrere solcher Systeme gibt, muss man das beste auswählen. Nachdem man die richtige Mischung aus Systemen und Werkzeugen gefunden hat, müssen die Projektteams lernen, sie zu nutzen. Schulungen und Sensibilisierungsveranstaltungen sind also ein Muss, sonst bleibt die Qualität der Ergebnisse gering.
Wenn die Mitarbeiter lernen, die Technologie zu nutzen, können sie Wege finden, um die bestehende Strategie weiterzuentwickeln und zu verbessern. Dies wird sicherlich zu besseren Ergebnissen bei regulären und beglaubigten Übersetzungen in allen Bereichen führen.
Man muss also nicht nur auf die richtige Technologie zugreifen, sondern sie auch richtig einsetzen, um die globale Kommunikation durch die Übersetzung von Dokumenten zu verbessern. Überlegen Sie daher, wie der Leitfaden für das Dokumentenmanagement und die Übersetzungsstrategien eingesetzt werden, bevor Sie ein Übersetzungsunternehmen beauftragen.
Dies ist in Ihrem besten Interesse, denn so können Sie sicher sein, dass Sie eine qualitativ hochwertige Übersetzung erhalten. Sie fragen sich vielleicht, ob ein einziges Übersetzungsbüro perfekte Übersetzungen, Beglaubigungen, notarielle Beglaubigungen, Lokalisierungen und Content Management liefern kann. Das ist möglich, denn das ist es, was wir bei Rapid Translate tun.
Unser Übersetzungsmanagementsystem kombiniert die besten Tools für das Dokumentenmanagement. Darüber hinaus verfügen unsere Übersetzungsprofis über Fähigkeiten und Erfahrungen bei der Nutzung technologischer Ressourcen, um die besten Übersetzungen zu liefern.
