A tradução é um processo amplo que se apresenta em diferentes formas, como localização e transcrição. Entretanto, um elemento comum em todos os processos de tradução é a troca de documentos. Por isso, empresas e indivíduos devem ter um guia de gerenciamento de documentos e estratégias de tradução.
O gerenciamento adequado de documentos permite o fluxo suave de projetos de tradução. Portanto, as agências de tradução devem implementar o gerenciamento de documentos para organizar suas atividades. Esse processo também é importante para empresas que buscam traduções em massa.
Felizmente, você pode aprender tudo sobre sistemas de gerenciamento de tradução aqui!
Índice
Entendendo o gerenciamento de documentos
Muitas pessoas ouvem o termo gerenciamento de documentos sem entendê-lo completamente, o que leva a várias perguntas sobre como ele funciona. Portanto, este segmento discute o conceito em profundidade.
O que é gerenciamento de documentos?
O gerenciamento de documentos controla o fluxo de informações em uma organização. Essas práticas também ajudam no armazenamento de informações, determinando quais documentos a equipe deve manter ou descartar.
O gerenciamento de documentos também simplifica o processo de recuperação de documentos, agilizando as tarefas por meio da automação. Portanto, ele elimina as ações manuais repetitivas, tornando o trabalho mais rápido e eficiente.
O gerenciamento de documentos é útil em qualquer organização de grande porte que lide com certificados e papelada. As empresas de tradução, por exemplo, lidam com documentos de pessoas, empresas e, às vezes, até de governos. Portanto, elas precisam aplicar um guia de gerenciamento de documentos para navegar e gerenciar projetos sem problemas.
Além disso, as empresas globais e as corporações transnacionais ou multinacionais que usam várias traduções precisam de gerenciamento de documentos. Suas traduções são volumosas e podem exigir revisões e edições com o passar do tempo.
8 Componentes de um sistema de gerenciamento de documentos
Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) consiste em vários componentes. A combinação de todos esses recursos garante a funcionalidade dos procedimentos de gerenciamento de documentos.
Aqui estão os oito principais componentes de um sistema funcional de gerenciamento de documentos:
- Captura: Implica as várias formas de coleta de dados digitais e manuais e sua combinação usando software.
- Armazenamento: Manter as informações em segurança usando um repositório central de documentos, como sistemas baseados em nuvem. É importante proteger os dados e manter a confidencialidade.
- Rastreamento: Esse processo envolve o registro de várias versões de documentos e o controle de quem tem acesso a eles.
- Indexação e localização: O DMS usa tags de metadados para localizar e identificar arquivos nos servidores, simplificando o processo de pesquisa e recuperação.
- Colaboração: Esse processo permite que as equipes trabalhem em documentos simultaneamente, garantindo uma transição perfeita do fluxo de trabalho.
- Integração: Vinculação de vários aplicativos para lidar com informações e otimizar os processos de tradução de forma eficiente.
- Conformidade regulatória: Um bom DMS garante que todos os documentos para públicos específicos estejam de acordo com as leis regulatórias de suas regiões.
- Distribuição de documentos e permissões de usuários: Esse componente envolve os sistemas de envio de dados on-line, autorização de usuários e controle de acesso.
Portanto, verifique se esses recursos estão disponíveis antes de usar qualquer sistema de gerenciamento de documentos.
Importância da tradução no processo de gerenciamento de documentos
O gerenciamento de documentos é muito importante na agência de tradução. Em um nível superficial, a tradução é a conversão de palavras em idiomas. Entretanto, para obter uma comunicação perfeita, os tradutores também precisam gerenciar documentos.
Vamos analisar como o gerenciamento de documentos promove a tradução.
Explorando o papel do gerenciamento de documentos na tradução
Os materiais de tradução incluem documentos de texto, documentos digitais, imagens e símbolos. A maioria dos clientes captura documentos e os envia aos tradutores em formato digital. Usando sistemas de integração, os tradutores compilam esses documentos e os armazenam de forma segura em um repositório.
Assim, os tradutores podem recuperar facilmente os documentos para criar interpretações perfeitas. Eles também podem encontrar vários históricos de versões em caso de edições usando meta tags. O sistema de gerenciamento de documentos permite que um superior supervisione o fluxo de dados e controle o acesso.
Esse sistema também permite que o gerente de projetos de tradução acompanhe a circulação de informações dentro das equipes até chegar ao proprietário. Embora seja possível gerenciar manualmente dados minuciosos, pode ser difícil manter o controle de quantidades crescentes. Portanto, pode-se facilmente misturar a papelada, causando um declínio no patrocínio.
Um sistema de gerenciamento de documentos é necessário para que uma agência de tradução mantenha bons padrões. Entretanto, além de coordenar as atividades, as agências de tradução também podem usar o DMS para controlar o conteúdo digital dos clientes.
Por exemplo, empresas e organizações internacionais que precisam de serviços de localização devem capturar, armazenar e rastrear dados. Como uma extensão da localização e da tradução, os provedores de serviços podem ajudar as empresas a gerenciar seus dados.
7 benefícios de um sistema de gerenciamento de tradução
As pessoas estão adotando o uso de sistemas de gerenciamento de documentos devido às suas vantagens. Portanto, aqui estão sete benefícios dos sistemas de gerenciamento de documentos e traduções:
- Ele melhora o fluxo de trabalho por meio de sistemas de banco de dados e glossários que armazenam frases traduzidas, permitindo serviços de tradução urgentes.
- O gerenciamento de documentos garante uma comunicação precisa e contínua por meio do armazenamento adequado das informações e de sua fácil recuperação.
- O gerenciamento de documentos automatiza o fluxo de trabalho, economiza tempo, reduz custos e melhora os resultados de produção.
- Os sistemas de gerenciamento de documentos integram ferramentas de distribuição, facilitando a troca de arquivos entre tradutores, editores e gerentes de projeto em qualquer lugar e a qualquer momento.
- O processo ajuda no controle de qualidade, garantindo que as traduções estejam em conformidade com as leis legais e regulamentares de diferentes países.
- Os sistemas de gerenciamento de documentos criptografam os dados, tornando seguro o envio e o recebimento de documentos confidenciais pela Internet.
- A possibilidade de perda de dados é menor, pois o sistema armazena todas as versões de tradução enquanto os tradutores as editam.
Com tudo isso, as traduções são rápidas, precisas e altamente padronizadas. Além das traduções comerciais, você também pode aplicar o DMS a guias técnicos, relatórios médicos, documentos financeiros e traduções jurídicas. A lista é interminável, portanto, em todos os campos de tradução, o gerenciamento de documentos é fundamental.
3 Práticas recomendadas para usar um guia de gerenciamento de documentos e estratégias de tradução
Se você dirige uma organização que requer serviços de localização ou traduções em massa para o exterior, é recomendável adquirir serviços de gerenciamento de documentos. Mas para aproveitá-los ao máximo, você deve conhecer as melhores práticas a serem aplicadas.
Abaixo estão três práticas que você pode aplicar com um sistema de gerenciamento de documentos. Bem, vamos descobrir.
1. Organização de documentos de origem e de destino
Quando se trata apenas de tradução, os clientes consultam os prestadores de serviços e explicam suas necessidades. Depois de receber um orçamento, ele envia o documento para tradução, certificação, localização ou reconhecimento de firma.
No entanto, o gerenciamento de documentos dimensiona as ações regulares por meio da implementação de várias tecnologias, como calendários de agendamento de conteúdo. Uma tradução será imprecisa sem um documento de origem organizado adequadamente.
Além disso, quando há vários documentos originais disponíveis, o tradutor pode misturá-los ou traduzi-los de forma inadequada. Por isso, é importante ter um sistema que organize os dados que chegam dos clientes. Documentos bem organizados apresentam pouco ou nenhum risco de erros e imprecisões.
O sistema também organiza os documentos traduzidos antes que a agência os envie. Portanto, a organização adequada facilita o rastreamento, a localização, a identificação, a distribuição e o agrupamento de arquivos.
2. Manter a consistência da tradução
No processo de tradução, o sistema de gerenciamento de documentos ajuda a manter o tom, o estilo e o vocabulário nas interpretações. O DMS ajuda o tradutor a aderir aos guias de estilo, que incluem formatação, design e layout, para obter uma aparência uniforme.
Além disso, a disponibilidade de glossários facilita a replicação do contexto dos documentos, pois é possível consultá-los rapidamente. Portanto, é fácil usar a terminologia apropriada em um contexto preciso.
3. Adotar medidas de confidencialidade e segurança dos dados
Os sistemas de gerenciamento de documentos aderem às leis de proteção de dados como parte da conformidade regulamentar.
Por exemplo, as agências de tradução criptografam os dados e usam plataformas seguras para limitar as violações.
Eles também assinam contratos de confidencialidade e seguem atos de conformidade quando necessário. Por exemplo, as traduções médicas devem estar em conformidade com a HIPAA ( Health Insurance Portability and Accountability Act ), que exige a segurança das informações.
Como a tecnologia ajuda os sistemas de gerenciamento de documentos de tradução
Várias tecnologias potencializam os sistemas de tradução e gerenciamento de documentos. Com o avanço da tecnologia, a tradução se torna perfeita, e o gerenciamento de documentos traduzidos se torna mais fácil e rápido.
Por exemplo, a tradução automática está ganhando aceitação graças à aplicação de sistemas de Inteligência Artificial e Processamento de Linguagem Natural. Essas tecnologias refinam as traduções automáticas, melhorando a precisão e proporcionando um tom natural semelhante ao humano.
Os tradutores usam a tradução automática para obter seus rascunhos iniciais para trabalhos volumosos antes de revisá-los. Outra tecnologia importante é a tradução assistida por computador (CAT). Essa tecnologia oferece memória de tradução, que armazena e fornece frases, slogans e sentenças traduzidas anteriormente.
Algumas ferramentas CAT também segmentam as traduções, melhorando assim a legibilidade. O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) também é um sistema de entrada de dados muito útil para tradutores. Com o software de OCR, as pessoas podem converter imagens ou documentos em um formato de texto legível.
Portanto, se um cliente tirar uma foto e enviar um documento para modificação, o tradutor não precisará digitar do zero. Em vez disso, o tradutor pode converter rapidamente a imagem em formato de texto usando uma ferramenta de OCR. Assim, ele oferece uma maneira fácil de digitalizar documentos em vários idiomas.
Graças à tecnologia, diferentes plataformas podem se integrar, resultando em fluxos de trabalho contínuos. Os sistemas de gerenciamento de conteúdo permitem que os usuários criem, publiquem e atualizem o conteúdo do site em vários idiomas.
Além disso, o gerenciamento de documentos na tradução permite a integração de ferramentas úteis de escritório, como o Microsoft Suite, o Dropbox e o Google Workspace. Essa integração promove a colaboração entre os membros da equipe, pois todos podem acessar os arquivos facilmente, independentemente do local.
Até mesmo o processo de revisão e edição de documentos agora é simplificado. Existem ferramentas da Web em que os profissionais podem carregar seus documentos para verificar se há erros e imprecisões gramaticais.
Algumas ferramentas podem até identificar o uso incorreto de terminologias. Portanto, a implementação de sistemas tecnológicos reduz os custos, leva a processos eficientes e aumenta a velocidade, melhorando assim os tempos de resposta.
Implementação de um sistema de gerenciamento de documentos e traduções
Um sistema de gerenciamento de tradução não é estático. Você pode selecionar os componentes que são mais importantes para você. Além disso, a escolha das plataformas ou aplicativos a serem integrados depende de sua preferência.
Portanto, a seleção e a personalização de suas ferramentas de gerenciamento de documentos e traduções compõem sua estratégia. Mas antes de formular uma estratégia, você deve ter metas definidas. Você pode decifrar seus objetivos e o que precisa para alcançá-los a partir dessas metas.
Em seguida, você deve escolher as ferramentas certas para ajudar a atender a essas necessidades. Por exemplo, uma empresa que precisa de ajuda para publicar e atualizar informações precisa de um sistema de gerenciamento de conteúdo.
Como existem vários sistemas desse tipo, é preciso selecionar o melhor. Depois de obter a combinação certa de sistemas e ferramentas, as equipes de projeto devem aprender a usá-los. Portanto, sessões de treinamento e sensibilização são imprescindíveis; caso contrário, a qualidade do resultado permanecerá baixa.
Quando os funcionários aprendem a aproveitar a tecnologia, eles podem pensar em maneiras de desenvolver e aprimorar a estratégia existente. Isso certamente levará a melhores resultados em traduções regulares e certificadas em todos os campos.
Portanto, além de acessar a tecnologia certa, é preciso usá-la adequadamente para elevar a comunicação global por meio da tradução de documentos. Portanto, considere como ele utiliza o guia de gerenciamento de documentos e as estratégias de tradução antes de contratar uma empresa de tradução.
Fazer isso é do seu interesse, pois garantirá a qualidade da tradução que você receberá. Talvez você se pergunte se uma agência pode oferecer tradução, certificação, reconhecimento de firma, localização e gerenciamento de conteúdo perfeitos. É possível, pois é isso que fazemos na Rapid Translate.
Nosso sistema de gerenciamento de tradução combina as melhores ferramentas de gerenciamento de documentos. Além disso, nossos profissionais de tradução têm habilidades e experiência no uso de recursos tecnológicos para oferecer as melhores traduções.
