الترجمة عملية واسعة النطاق تأتي في أشكال مختلفة، مثل الترجمة المحلية والنسخ. إلا أن العنصر المشترك في جميع عمليات الترجمة هو تبادل الوثائق. وبالتالي، يجب أن يكون لدى الشركات والأفراد دليل لإدارة الوثائق واستراتيجيات الترجمة.
تتيح الإدارة السليمة للوثائق التدفق السلس لمشاريع الترجمة. وبالتالي، يجب على وكالات الترجمة تنفيذ إدارة الوثائق لتنظيم أنشطتها. هذه العملية مهمة أيضًا للشركات التي تسعى إلى الترجمة الجماعية.
لحسن الحظ، يمكنك معرفة كل شيء عن أنظمة إدارة الترجمة هنا!
جدول المحتويات
فهم إدارة المستندات
يسمع الكثير من الناس بمصطلح إدارة المستندات دون أن يفهموه تمامًا، مما يؤدي إلى طرح العديد من الأسئلة حول كيفية عمله. لذا، يناقش هذا الجزء المفهوم بعمق.
ما هي إدارة المستندات؟
تتحكم إدارة المستندات في تدفق المعلومات داخل المؤسسة. تساعد هذه الممارسات أيضًا في تخزين المعلومات، وتحديد الوثائق التي يجب على الموظفين الاحتفاظ بها أو التخلص منها.
تعمل إدارة المستندات أيضًا على تبسيط عملية استرجاع المستندات، وتبسيط المهام من خلال الأتمتة. وبالتالي، فهي تستبعد الإجراءات اليدوية المتكررة، مما يجعل العمل أسرع وأكثر كفاءة.
إدارة المستندات مفيدة في أي مؤسسة كبيرة تتعامل مع الشهادات والأعمال الورقية. فشركات الترجمة، على سبيل المثال، تتعامل مع وثائق الأشخاص والشركات وحتى الحكومات في بعض الأحيان. لذا، يجب عليهم تطبيق دليل إدارة المستندات للتنقل وإدارة المشاريع بسلاسة.
أيضًا، تحتاج الشركات العالمية والشركات عبر الوطنية أو متعددة الجنسيات التي تستخدم ترجمات متعددة إلى إدارة المستندات. فترجماتها ضخمة وقد تتطلب مراجعة وتعديلات مع مرور الوقت.
8 مكونات نظام إدارة الوثائق
يتكون نظام إدارة المستندات (DMS) من عدة مكونات. ويضمن الجمع بين كل هذه الميزات وظائف إجراءات إدارة الوثائق.
فيما يلي ثمانية مكونات رئيسية لنظام إدارة المستندات الوظيفي:
- الالتقاط: يستلزم الأشكال المختلفة لجمع البيانات الرقمية واليدوية والجمع بينهما باستخدام البرمجيات.
- التخزين: حفظ المعلومات بشكل آمن باستخدام مستودع مركزي للمستندات مثل الأنظمة المستندة إلى السحابة. من المهم حماية البيانات والحفاظ على سريتها.
- التتبع: تتضمن هذه العملية تسجيل الإصدارات المختلفة من المستندات والتحكم في من يمكنه الوصول إليها.
- الفهرسة وتحديد الموقع: يستخدم نظام إدارة المحتوى علامات البيانات الوصفية لتحديد موقع الملفات على الخوادم وتعريفها، مما يسهل عملية البحث والاسترجاع.
- التعاون: تُمكّن هذه العملية الفرق من العمل على المستندات في وقت واحد، مما يضمن سلاسة انتقال سير العمل.
- التكامل: ربط التطبيقات المختلفة للتعامل مع المعلومات وتبسيط عمليات الترجمة بكفاءة.
- الامتثال التنظيمي: يضمن نظام إدارة المحتوى الجيد أن جميع المستندات الخاصة بجماهير محددة تتطابق مع القوانين التنظيمية لمناطقهم.
- توزيع الوثائق وأذونات المستخدم: يستلزم هذا المكون أنظمة إرسال البيانات عبر الإنترنت وتفويض المستخدم والتحكم في الوصول.
لذا، تأكد من توفر هذه الميزات قبل استخدام أي نظام لإدارة المستندات.
أهمية الترجمة التحريرية في عملية إدارة الوثائق
إدارة الوثائق مهمة جدًا في وكالة الترجمة. على المستوى السطحي، الترجمة هي تحويل الكلمات في اللغات. ولكن، لتحقيق التواصل السلس، يجب على المترجمين أيضًا إدارة الوثائق.
دعونا نفكك كيفية تقدم إدارة المستندات في الترجمة.
استكشاف دور إدارة الوثائق في الترجمة التحريرية
تشمل مواد الترجمة المستندات النصية والوثائق الرقمية والصور والرموز. يقوم معظم العملاء بتصوير المستندات وإرسالها إلى المترجمين في شكل رقمي. باستخدام أنظمة التكامل، يقوم المترجمون بتجميع هذه الوثائق وتخزينها بشكل آمن في مستودع.
ومن ثم، يمكن للمترجمين استرجاع المستندات بسهولة لإنشاء إصدارات مثالية. يمكنهم أيضًا العثور على تواريخ الإصدارات المختلفة في حالة إجراء تعديلات باستخدام العلامات الوصفية. يسمح نظام إدارة المستندات للرئيس بالإشراف على تدفق البيانات والتحكم في الوصول إليها.
يمكّن هذا النظام أيضًا مدير مشروع الترجمة من تتبع تداول المعلومات داخل فرق العمل حتى وصولها إلى المالك. في حين أن إدارة البيانات الدقيقة يدويًا أمر ممكن، إلا أن مواكبة الكميات المتزايدة قد يكون أمرًا صعبًا. وبالتالي، يمكن للمرء بسهولة خلط الأعمال الورقية، مما يتسبب في انخفاض مستوى الرعاية.
يعد نظام إدارة الوثائق ضروريًا لوكالة الترجمة للحفاظ على معايير جيدة. ومع ذلك، بالإضافة إلى تنسيق الأنشطة، يمكن لوكالات الترجمة أيضًا استخدام نظام إدارة الوثائق للتحكم في المحتوى الرقمي للعملاء.
على سبيل المثال، يجب على الشركات والمؤسسات العابرة للحدود التي تحتاج إلى خدمات التوطين التقاط البيانات وتخزينها وتتبعها. كامتداد للتوطين والترجمة، يمكن لمقدمي الخدمات مساعدة الشركات على إدارة بياناتها.
7 فوائد لنظام إدارة الترجمة
يتبنى الناس استخدام أنظمة إدارة الوثائق لما لها من مزايا. لذا، إليك سبع فوائد لأنظمة إدارة الوثائق والترجمة:
- تعمل على تحسين سير العمل من خلال أنظمة قواعد البيانات ومسارد المصطلحات التي تخزن العبارات المترجمة، مما يتيح خدمات الترجمة السريعة.
- تضمن إدارة المستندات التواصل الدقيق والسلس من خلال تخزين المعلومات بشكل مناسب وسهولة استرجاعها.
- تعمل إدارة المستندات على أتمتة سير العمل وتوفير الوقت وخفض التكاليف وتحسين نتائج المخرجات.
- تدمج أنظمة إدارة المستندات أدوات التوزيع، مما يسهل على المترجمين والمحررين ومديري المشاريع تبادل الملفات من أي مكان وفي أي وقت.
- تساعد العملية في مراقبة الجودة من خلال ضمان توافق الترجمات مع القوانين القانونية والتنظيمية في مختلف البلدان.
- تقوم أنظمة إدارة المستندات بتشفير البيانات، مما يجعل إرسال المستندات السرية واستلامها عبر الإنترنت آمناً.
- تقل احتمالية فقدان البيانات حيث يقوم النظام بتخزين جميع إصدارات الترجمة أثناء قيام المترجمين بتحريرها.
مع كل ذلك، تكون الترجمات سريعة ودقيقة ومعيارية للغاية. بالإضافة إلى ترجمات الأعمال، يمكنك أيضًا تطبيق DMS على الأدلة التقنية والتقارير الطبية والوثائق المالية والترجمات القانونية. القائمة لا تنتهي، لذا في جميع مجالات الترجمة، فإن إدارة المستندات أمر بالغ الأهمية في جميع مجالات الترجمة.
3 أفضل الممارسات لاستخدام دليل إدارة المستندات واستراتيجيات الترجمة
إذا كنت تدير مؤسسة تتطلب خدمات الترجمة المحلية أو الترجمات الأجنبية الجماعية، فمن المستحسن الحصول على خدمات إدارة المستندات. ولكن لتحقيق أقصى استفادة منها، يجب أن تتعلم أفضل الممارسات التي يجب تطبيقها.
فيما يلي ثلاث ممارسات يمكنك تطبيقها مع نظام إدارة المستندات. لنكتشف ذلك
1. تنظيم الوثيقة المصدر والوثيقة المستهدفة
عند التعامل مع الترجمة وحدها، يقوم العملاء باستشارة مقدمي الخدمات وشرح احتياجاتهم. وبعد الحصول على عرض أسعار، يرسلون المستند للترجمة أو التصديق أو التعريب أو التوثيق.
ومع ذلك، تعمل إدارة الوثائق على توسيع نطاق الإجراءات العادية من خلال تطبيق تقنيات مختلفة مثل تقويمات جدولة المحتوى. لن تكون الترجمة غير دقيقة بدون مستند مصدر منظم بشكل صحيح.
أيضًا، عند توفر العديد من المستندات المصدرية، قد يقوم المترجم بخلطها أو ترجمتها بشكل غير صحيح. وبالتالي، من المهم وجود نظام ينظم البيانات التي ترد من العملاء. لا تشكل المستندات المرتبة بشكل جيد خطر حدوث أخطاء أو عدم دقة.
يقوم النظام أيضًا بترتيب الوثائق المترجمة قبل أن تقوم الوكالة بإرسالها. ولذلك، فإن التنظيم السليم يجعل من السهل تتبع الملفات وتحديد مكانها وتحديدها وتوزيعها وترتيبها.
2. الحفاظ على اتساق الترجمة
في عملية الترجمة، يساعد نظام إدارة المستندات في الحفاظ على الأسلوب والأسلوب والمفردات في عمليات الترجمة. يساعد نظام إدارة الوثائق المترجم على الالتزام بأدلة الأسلوب، والتي تشمل التنسيق والتصميم والتخطيط، لتحقيق مظهر موحد.
كما أن توافر مسارد المصطلحات يجعل تكرار سياق المستندات سهلاً، حيث يمكن الرجوع إليها بسرعة. وبالتالي، من السهل استخدام المصطلحات المناسبة في سياق دقيق.
3. تبني تدابير سرية البيانات وأمنها
تلتزم أنظمة إدارة المستندات بقوانين حماية البيانات كجزء من الامتثال التنظيمي.
على سبيل المثال، تقوم وكالات الترجمة بتشفير البيانات واستخدام منصات آمنة للحد من الاختراقات.
كما أنها توقع على اتفاقيات السرية وتتبع قوانين الامتثال عند الضرورة. على سبيل المثال، يجب أن تمتثل الترجمات الطبية لقانون قابلية التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA)، الذي يفرض أمن المعلومات.
كيف تساعد التكنولوجيا في أنظمة إدارة وثائق الترجمة
تعمل التقنيات المختلفة على تشغيل أنظمة الترجمة وإدارة الوثائق. مع تقدم التكنولوجيا، تصبح الترجمة سلسة، وتصبح إدارة الوثائق المترجمة أسهل وأسرع.
على سبيل المثال، تكتسب الترجمة الآلية قبولاً بفضل تطبيق أنظمة الذكاء الاصطناعي ومعالجة اللغات الطبيعية. تعمل هذه التقنيات على تحسين الترجمات الآلية من خلال تحسين الدقة وتوفير نبرة طبيعية شبيهة بنبرة الإنسان.
يستخدم المترجمون الترجمة الآلية للحصول على المسودات الأولية للمهام الضخمة قبل مراجعتها. ومن التقنيات المهمة الأخرى هي الترجمة بمساعدة الحاسوب (CAT). توفر هذه التقنية ذاكرة الترجمة التي تقوم بتخزين وتوفير العبارات والشعارات والجمل المترجمة سابقاً.
كما أن بعض أدوات الترجمة بمساعدة الحاسوب تقوم أيضًا بتجزئة الترجمات، وبالتالي تحسين سهولة القراءة. يعد التعرف الضوئي على الحروف (OCR) أيضًا نظامًا مفيدًا جدًا لإدخال البيانات للمترجمين. باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، يمكن للأفراد تحويل الصور أو المستندات إلى نص مقروء.
لذا، إذا التقط العميل صورة مستند وأرسله للتعديل، لن يضطر المترجم إلى الكتابة من الصفر. بدلاً من ذلك، يمكن للمترجم تحويل الصورة بسرعة إلى تنسيق نصي باستخدام أداة التعرف الضوئي على الحروف. وبالتالي، فهي توفر طريقة سهلة لرقمنة المستندات بلغات متعددة.
وبفضل التكنولوجيا، يمكن أن تتكامل المنصات المختلفة، مما يؤدي إلى سير عمل سلس. تتيح أنظمة إدارة المحتوى للمستخدمين إنشاء محتوى الموقع الإلكتروني ونشره وتحديثه بعدة لغات.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح إدارة المستندات في الترجمة تكامل الأدوات المكتبية المفيدة مثل Microsoft Suite وDropbox وGoogle Workspace. يعزز هذا التكامل التعاون بين أعضاء الفريق حيث يمكنهم جميعًا الوصول إلى الملفات بسهولة، بغض النظر عن الموقع.
حتى عملية مراجعة المستندات وتحريرها أصبحت الآن مبسطة. فهناك أدوات على شبكة الإنترنت حيث يمكن للمهنيين تحميل مستنداتهم للبحث عن الأخطاء والأخطاء النحوية.
كما يمكن لبعض الأدوات تحديد الاستخدام الخاطئ للمصطلحات. لذا، فإن تطبيق النظم التكنولوجية يخفض التكاليف، ويؤدي إلى كفاءة العمليات، ويعزز السرعة، وبالتالي يحسن من أوقات إنجاز العمل.
تنفيذ نظام إدارة الوثائق والترجمة التحريرية
نظام إدارة الترجمة ليس ثابتًا. يمكنك تحديد المكونات الأكثر أهمية بالنسبة لك. كما أن اختيار المنصات أو التطبيقات المراد دمجها يعتمد على تفضيلاتك.
لذا، فإن اختيار وتخصيص أدوات إدارة المستندات والترجمة الخاصة بك وتخصيصها يشكلان استراتيجيتك. لكن قبل صياغة الاستراتيجية، يجب أن يكون لديك أهداف محددة. يمكنك تحديد أهدافك وما تحتاج إليه لتحقيقها من هذه الأهداف.
بعد ذلك، يجب عليك اختيار الأدوات المناسبة للمساعدة في تلبية تلك الاحتياجات. على سبيل المثال، تحتاج الشركة التي تحتاج إلى المساعدة في نشر المعلومات وتحديثها إلى نظام إدارة المحتوى.
نظرًا لوجود العديد من هذه الأنظمة، يجب اختيار الأفضل منها. وبعد الحصول على المزيج الصحيح من الأنظمة والأدوات، يجب أن تتعلم فرق المشروع كيفية استخدامها. لذا، فإن التدريب وجلسات التوعية أمر لا بد منه؛ وإلا ستظل جودة المخرجات منخفضة.
عندما يتعلم الموظفون الاستفادة من التكنولوجيا، يمكنهم طرح أفكار لتطوير وتحسين الاستراتيجية الحالية. سيؤدي ذلك بالتأكيد إلى نتائج أفضل في الترجمات المنتظمة والمعتمدة في جميع المجالات.
لذا، بالإضافة إلى الوصول إلى التكنولوجيا المناسبة، يجب على المرء أن يستخدمها بشكل صحيح للارتقاء بالتواصل العالمي من خلال ترجمة المستندات. لذلك، فكر في كيفية استخدام دليل إدارة الوثائق واستراتيجيات الترجمة قبل التعاقد مع شركة ترجمة.
القيام بذلك يصب في مصلحتك لأنه سيضمن لك جودة الترجمة التي ستحصل عليها. قد تتساءل عما إذا كانت هناك وكالة واحدة يمكنها تقديم ترجمة مثالية وتصديق وتوثيق وتوثيق وتوطين وإدارة المحتوى. هذا ممكن لأن هذا ما نقوم به في Rapid Translate.
يجمع نظام إدارة الترجمة لدينا بين أفضل أدوات إدارة الوثائق. علاوة على ذلك، يتمتع متخصصو الترجمة لدينا بالمهارات والخبرة في الاستفادة من الموارد التكنولوجية لتقديم أفضل الترجمات.
لذا، قدم طلبك للحصول على أفضل جودة لترجمة مستندات الشركات الأجنبية اليوم!
